Quản lý tài liệu trực tuyến mang lại lợi ích gì cho Công ty của bạn?

Loại hình lưu trữ đám mây là một giải pháp tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Với lưu trữ đám mây, bạn chỉ trả tiền cho dung lượng lưu trữ mà bạn cần. Kho dung lượng này có thể dễ dàng tăng hoặc giảm tùy thuộc vào yêu cầu kinh doanh của bạn.

Điều này đồng nghĩa với việc bạn không phải đầu tư vào phần cứng hoặc cơ sở hạ tầng đắt tiền. Nhờ đó, nó thể giúp tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây thường cung cấp các gói giải pháp linh hoạt. Bạn chỉ cần thanh toán cho các dịch vụ bạn sử dụng. Điều này có nghĩa là bạn có thể quản lý chi phí CNTT của mình hiệu quả hơn và chỉ thanh toán cho những gì bạn cần.

   

Lưu trữ đám mây cho phép bạn và nhân viên của bạn truy cập dữ liệu từ mọi nơi có kết nối internet. Điều này có thể đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa hoặc nhiều văn phòng, chi nhánh. Nhân viên có thể truy cập các tệp và dữ liệu trong thời gian thực. Mọi người có thể cộng tác trong các dự án và chia sẻ thông tin một cách liền mạch. Kết quả là giup tăng năng suất và hiệu quả, cũng như cải thiện giao tiếp và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm.

Lưu trữ đám mây cũng có thể được truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau, bao gồm cả điện thoại thông minh và máy tính bảng. Việc tiếp cập tài liệu linh hoạt cho phép nhân viên làm việc ở mọi nơi và mọi lúc.

Các dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp dung lượng lưu trữ gần như vô hạn. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tăng hoặc giảm quy mô lưu trữ tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. Điều này có nghĩa là bạn không phải lo lắng về việc hết dung lượng lưu trữ. Đây có thể là một vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp xử lý lượng lớn dữ liệu.

Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây có thể nhanh chóng và dễ dàng mở rộng kho dung lượng lưu trữ ngay khi doanh nghiệp yêu cầu. Điều đảm bảo rằng bạn luôn có đủ dung lượng lưu trữ trong mọi tình huống.

Khả năng mở rộng này cũng có nghĩa là bạn có thể dễ dàng điều chỉnh nhu cầu lưu trữ của mình dựa trên biến động theo mùa, ra mắt sản phẩm hoặc bất kỳ sự kiện kinh doanh nào khác ảnh hưởng đến yêu cầu lưu trữ của bạn.

Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu của công ty bạn khỏi các mối đe dọa trên mạng. Mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập và sao lưu thường xuyên là những tính năng bảo mật phổ biến có thể giúp giữ cho dữ liệu của bạn an toàn và bảo mật.

Ngoài ra, các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây thường có các nhóm chuyên gia bảo mật chuyên giám sát hệ thống của họ 24/7, đảm bảo rằng dữ liệu của bạn luôn được bảo vệ.

Lưu trữ đám mây cũng đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được an toàn trước các hư hỏng vật lý, chẳng hạn như hỏa hoạn, lũ lụt hoặc trộm cắp, những điều có thể tàn phá các doanh nghiệp dựa vào lưu trữ vật lý.

Khả năng bảo mật còn phát huy tác dụng khi một nhân viên nghỉ việc, luân chuyển phòng ban. Làm thế nào để có thể kiểm soát được các tài liệu mà nhân viên đó nắm giữ. Đó là dùng phần mềm lưu trữ dữ liệu. Phân quyền chặt chẽ sẽ giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ tài liệu cần bàn giao nào.

Lưu trữ đám mây có thể giúp doanh nghiệp của bạn nhanh chóng phục hồi sau sự cố hoặc mất dữ liệu. Vì dữ liệu của bạn được lưu trữ trên một server cloud nên sẽ ít bị tổn thương hoặc mất mát về mặt vật lý hơn. Bạn sẽ không đau đầu khi máy tính bị hỏng win, hỏng RAM,… không truy cập được. Hãy tìm một điện thoại, máy tính khác; và bạn có thể truy cập dữ liệu của mình ngay với mạng Internet kết nối.

Ngoài ra, các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây thường có nhiều bản sao dữ liệu của bạn được lưu trữ ở các vị trí khác nhau, đảm bảo rằng dữ liệu của bạn luôn sẵn có và có thể khôi phục được trong trường hợp xảy ra sự cố. Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây cũng cung cấp các gói và dịch vụ khắc phục thảm họa có thể giúp doanh nghiệp của bạn khôi phục và hoạt động nhanh chóng trong trường hợp xảy ra thảm họa.

Lưu trữ đám mây cho phép cộng tác giữa các thành viên trong nhóm của bạn. Nhiều người có thể truy cập và chỉnh sửa tệp trong thời gian thực. Tính năng tuyệt vời này giúp giảm nhu cầu đính kèm email hoặc chia sẻ tệp. Điều này có thể dẫn đến cải thiện giao tiếp và cộng tác, cũng như tăng năng suất và hiệu quả.

Lưu trữ đám mây cũng cho phép kiểm soát phiên bản, vì vậy các thành viên trong nhóm có thể theo dõi các thay đổi và hoàn nguyên về các phiên bản trước nếu cần. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng mọi người đang làm việc trên phiên bản cập nhật nhất của tài liệu, giảm lỗi và thông tin sai lệch.

Nhìn chung, lưu trữ đám mây là một giải pháp tuyệt vời. Quản lý tài liệu online có tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hoạt động. Phương pháp này cũng giúp bảo mật dữ liệu tốt và tăng cường cộng tác giữa các thành viên trong nhóm.

Phần mềm quản lý tài liệu trực tuyến mang lại nhiều lợi ích, bao gồm hiệu quả chi phí, khả năng truy cập, khả năng mở rộng, bảo mật, khắc phục thảm họa. Những ưu điểm này làm cho nó trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Dogoo.vn