Quản lý ngân sách dự án là hoạt động không thể thiếu khi doanh nghiệp tiến hành làm một công việc nào đó. Vậy, nhà quản trị cần chú ý điều gì khi quản lý ngân sách dự án để mang lại hiệu quả tốt nhất?
Quản lý ngân sách dự án là gì?
Khi thực hiện dự án, doanh nghiệp cần phải dự trù một khoản tài chính để dự án hoạt động hiệu quả. Và việc quản lý, giám sát, điều chỉnh, phân bổ nguồn tài chính đó được gọi là quản lý ngân sách dự án.
Quản lý ngân sách không đơn giản chỉ là đưa ra một con số tổng thể. Nhà quản trị còn phải xác định thêm nhiều vấn đề khác nữa. Ví dụ như: chi phí sẽ phân bổ cho từng hoạt động trong dự án như thế nào, làm sao để theo dõi nguồn tài chính cho dự án, cần bao nhiêu chi phí cho những vấn đề phát sinh bất ngờ,…
Các bước xây dựng kế hoạch quản lý ngân sách dự án
Để quản lý ngân sách hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải xây dựng được kế hoạch cụ thể, rõ ràng từng bước như sau:
Bước 1: Xác định chi phí cho dự án
Bước đầu tiên khi doanh nghiệp lên kế hoạch quản lý chi tiều là phải xác định dự án đó gồm những hoạt động nào, và tổng chi phí doanh nghiệp có thể bỏ ra là bao nhiêu. Sau đó, nhà quản trị tiến hành phân bổ nguồn ngân sách ra cho từng hoạt động cụ thể. Việc tính toán và phân bổ ngân sách giúp nhà quản trị sử dụng hiệu quả nguồn tài chính khiến cho dự án hoàn thành tốt hơn.
Bước 2: Thêm ngân sách dự phòng
Khi thực hiện dự án thì doanh nghiệp sẽ không biết trước được những vấn đề hãy rủi ro có thể xảy ra. Vì thế, nếu muốn chủ động, tự tin đối mặt với những vấn đề phát sinh thì nhà quản trị cần phải dự trù thêm ngân sách dự phòng. Đây sẽ là khoản ngân sách để giải quyết những rủi ro trong quá trình thực hiện dự án, giúp dự án thành công trong thời gian dự kiến.
Bước 3: Giám sát chi tiêu trong dự án
Giám sát chi tiêu cũng là một bước trong kế hoạch quản lý ngân sách. Bởi có giám sát thì doanh nghiệp mới biết được chi phí thực tế có phù hợp với ngân sách dự kiến hay không. Từ đó có cơ sở để điều chỉnh việc quản lý ngân sách sao cho phù hợp. Giám sát chi tiêu trong dự án bao gồm nhiều hoạt động, đó có thể là: so sánh chi phí thực và chi phí trong kế hoạch, điều chỉnh chi phí sao cho phù hợp,…
Bởi vì dự án bao gồm rất nhiều hoạt động nên 1,2 người cũng khó để giám sát hết tất cả. Vì thế, doanh nghiệp nên tìm hiểu và sử dụng phần mềm hỗ trợ giám sát ngân sách. Ví dụ như phần mềm quản lý ngân sách dự án tại https://office.dogoo.vn
Bước 4: Lập báo cáo tài chính cho dự án
Doanh nghiệp cũng không được quên lưu lại mọi thông tin liên quan tới ngân sách của dự án đang thực hiện. Và cách tốt nhất để làm việc này là lập các báo cáo thu chi. Doanh nghiệp cần phải lưu trữ lại tất cả để có cơ sở đối chiếu, kiểm tra.
Nhà quản trị cần chú ý điều gì khi quản lý ngân sách dự án?
Quản lý ngân sách có tầm quan trọng rất lớn đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhà quản trị doanh nghiệp cũng nên lưu ý một số điều sau để quản lý hiệu quả cho mỗi dự án.
- Ước tính thời gian thực hiện dự án chính xác sẽ giảm thiểu nguy cơ vượt quá ngân sách dự kiến. Ví dụ, doanh nghiệp để một chương trình khuyến mãi quá lâu thì chi phí bỏ ra sẽ rất nhiều.
- Nhà quản trị nên nghĩ tới việc ứng dụng công cụ, phần mềm vào quản lý ngân sách dự án. Bởi vì nếu không có phần mềm sẽ cần nhiều nhân lực hơn cho việc giám sát từ đó tốn nhiều chi phí. Hơn thế nữa, phần mềm còn có khả năng quản lý ngân sách một cách chính xác nhất. Nếu chưa tìm ra giải pháp hỗ trợ quản lý ngân sách, nhà quản trị hãy thử trải nghiệm doWork – công cụ miễn phí giúp quản lý ngân sách, công việc nhé!
- Nhà quản trị cần cập nhật hoạt động giám sát ngân sách dự án một cách thường xuyên, liên tục.
Có thể thấy, quản lý ngân sách dự án là hoạt động không thể nếu doanh nghiệp muốn thực hiện thành công các dự án với chi phí phù hợp. Vì thế, nhà quản trị doanh nghiệp nên tìm hiểu kĩ cách quản lý ngân sách và luôn cập nhật công nghệ mới để hỗ trợ quản trị hiệu quả nhé!
>Xem thêm:
Dogoo.vn
