Cụm từ “quản lý nấm” (mushroom management) là nỗi khiếp sợ trong quản lý dự án và có thể đánh sập thành quả dự án. Mọi nhà quản lý cần phòng tránh trở thành một nhà quản trị dự án tồi tệ. Hãy tham khảo bài viết sau cùng Dogoo nhé.
Bạn đã bao giờ có người quản lý nấm chưa? Chúng không chỉ gây độc hại cho văn hóa của doanh nghiệp bạn mà còn hủy hoại tinh thần của nhân viên và tổ chức của bạn từ trong ra ngoài.
Cách đây nhiều năm và nhiều sự nghiệp, một đồng nghiệp của tôi đã nói với tôi rằng sếp của anh ấy là Người quản lý nấm, và cụm từ đó vẫn còn đọng lại trong tôi cho đến ngày nay.
Khái niệm quản lý nấm
Quản lý nấm là khi bạn cho nhân viên của mình ăn những thứ tào lao và giữ họ trong bóng tối. Và bây giờ, hơn bao giờ hết, đó là cách TỐT NHẤT mà bạn có thể quản lý nhân viên của mình, tuy nhiên nhiều nhà quản lý vẫn làm điều đó.
Theo một báo cáo xác định rằng:
- Hơn 80% nhân viên muốn sếp chia sẻ thêm thông tin và dữ liệu về doanh nghiệp
- Cứ bốn nhân viên thì có một người đã hoặc biết ai đó đã rời bỏ doanh nghiệp do thiếu minh bạch về phương hướng và hiệu quả hoạt động kinh doanh
- Hơn 50% nhân viên nói rằng việc chia sẻ nhiều thông tin và dữ liệu của công ty hơn có tác động tích cực đáng kể đến năng suất và hiệu suất của họ
- Vì điều này và để thực hiện một bước hướng tới việc giải quyết vấn đề, chúng tôi nghĩ rằng cần nêu bật những dấu hiệu cho thấy bạn có thể là Người quản lý Nấm và cách ngăn chặn bản thân.
Cách phòng tránh trở thành người quản lý nấm
Đừng nói những điều tào lao với nhóm của bạn – Không ai thích bị nói dối, và những lời nói dối thiếu sót là điều tồi tệ nhất – và dễ tránh nhất. Hãy nói với họ sự thật, điều tốt VÀ điều xấu một cách nhất quán.
Các cuộc họp riêng và nhóm thường xuyên cần phải diễn ra thường xuyên và nhất quán. Đúng, nhân viên có thể và nên quản lý, nhưng việc tham dự các cuộc họp này và báo cáo tin tức về những gì đang xảy ra với nhân viên VÀ trong tổ chức là tùy thuộc vào các nhà lãnh đạo.
Chia sẻ minh bạch với MỌI NGƯỜI trong nhóm – Mọi người trong nhóm của bạn đều là người đóng góp. Nếu nhân viên không muốn chia sẻ, với tư cách là người lãnh đạo, điều đó có nghĩa là BẠN đã thất bại. Vì vậy, nếu mọi người đều đang đóng góp thì bạn nên chia sẻ minh bạch vấn đề với MỌI NGƯỜI – bằng cách nêu bật những đóng góp cụ thể của họ.
Ba dấu hiệu bạn là Người quản lý nấm
1. Nhân viên của bạn không tập trung vào các nhiệm vụ phù hợp với mục tiêu và hiệu suất kinh doanh.
Nếu các thành viên không hiểu rõ mục tiêu và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thì làm sao bạn có thể mong đợi họ tập trung thực hiện công việc để đạt được những mục tiêu đó?!
Thời gian trả lời chat, email có thể là nguyên nhân gây kém hiệu quả
Hãy cung cấp cho các thành viên trong nhóm tầm nhìn về định hướng của công ty cho phép họ nảy ra ý tưởng và tập trung vào công việc sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu. Việc luôn có cái nhìn toàn diện về dữ liệu KPI kinh doanh cũng cho phép các nhóm thực hiện các hành động khắc phục khi cần thiết và khai thác các cơ hội khi có cơ hội.
2. Nhóm của bạn tự tìm hiểu dữ liệu về hiệu quả hoạt động của công ty
Nghiên cứu cho thấy hơn 50% nhân viên tự tìm hiểu khi thông tin công ty không được chia sẻ. Rất có thể, nếu bạn là Người quản lý Nấm, bạn đã được một thành viên trong nhóm tiếp cận với một đoạn thông tin về công ty – thông tin mà bạn không cung cấp cho họ hoặc có cơ hội chủ động trình bày – và yêu cầu giải thích nội dung gì đang diễn ra. Sẽ tốt hơn nhiều nếu bạn chuyển tiếp dữ liệu được công khai và có cơ hội trình bày và giải thích một cách chủ động khi cần thiết.
3. Nhân viên không tự đưa ra quyết định mà luôn hỏi bạn
Nếu nhóm của bạn không biết gì về hiệu suất và định hướng của công ty, họ sẽ không có thông tin và dữ liệu định lượng để đưa ra quyết định chắc chắn. Như vậy, họ sẽ chỉ hỏi bạn vì bạn là người ‘biết’.
Quản lý thông tin doanh nghiệp tập trung
Ngay cả khi bạn cần điều hành một nhóm chuyên quyền và phải đưa ra mọi quyết định, việc cung cấp thông tin đến tay các thành viên trong nhóm sẽ có nghĩa là các giải pháp đầu tiên bạn được đưa ra sẽ tốt hơn các giải pháp thiếu thông tin được tập hợp lại mà không có bất kỳ bối cảnh định lượng nào.
Cách phòng tránh trở thành Quản lý nấm
Chúng tôi tin rằng vấn đề Quản lý Nấm phát sinh từ hai thách thức lớn. Thứ nhất, có thể các doanh nghiệp không có cái nhìn rõ ràng về hiệu quả hoạt động của công ty vì dữ liệu của họ bị phân mảnh giữa các công cụ và bộ phận khác nhau. Điều này có nghĩa là không có dữ liệu hiệu suất công ty nào được chia sẻ với các thành viên trong nhóm. Thứ hai, ngay cả khi dữ liệu có sẵn thì nó cũng không được chia sẻ. Điều này có thể là do lo sợ điều gì sẽ xảy ra nếu số liệu không đi đúng hướng hoặc do việc tổng hợp và chia sẻ thường xuyên tốn thời gian.
Câu hỏi vẫn là, làm thế nào để bạn ngăn mình trở thành Người quản lý nấm? Vâng, có ba bước chính bạn cần thực hiện:
Đo lường – Những gì được đo lường sẽ được thực hiện
Nhiệm vụ đo lường bắt đầu bằng việc xác định những gì bạn sẽ đo lường. Là một doanh nghiệp, bạn cần xác định các KPI quan trọng nhất đối với sự thành công của doanh nghiệp ở giai đoạn tăng trưởng mà bạn đang ở. Điều này nên bắt đầu với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của bạn. Từ đó xác định các số liệu mà nếu đạt được sẽ cho phép bạn đạt được mục tiêu của công ty phù hợp với chiến lược. Sau đó, các KPI này sẽ giảm dần trong toàn bộ doanh nghiệp với mỗi bộ phận có KPI riêng, từ đó cho phép họ phân phối theo KPI tổng thể của doanh nghiệp.
Hệ thống báo cáo trực quan là cần thiết để thúc đẩy hiệu suất làm việc
Khi bạn đã xác định KPI, bạn cần chọn cách bạn sẽ đo lường chúng. Ngày nay, các doanh nghiệp đang chìm đắm trong dữ liệu vì có sẵn nhiều dữ liệu hơn bao giờ hết. Điều này có nghĩa là các công cụ bạn cần để đo lường KPI sẽ có sẵn. Tuy nhiên, bạn có thể cần đầu tư vào việc tích hợp dữ liệu. Chỉ cần nhớ rằng 50% nhân viên nói rằng việc chia sẻ thông tin và dữ liệu của các ông chủ có tác động tích cực đáng kể đến năng suất và động lực, vì vậy lợi ích của việc có sẵn dữ liệu sẽ vượt xa khoản đầu tư cần thiết để bắt đầu đo lường.
Chia sẻ – Cung cấp dữ liệu mọi lúc
Bây giờ bạn đã có dữ liệu, đã đến lúc chia sẻ dữ liệu đó bằng cách tổng hợp và công cụ chia sẻ dữ liệu đó. Rõ ràng, chúng tôi khuyên bạn nên tạo trang tổng quan doanh nghiệp với tất cả các số liệu dự án trong một chế độ xem. Với việc chia sẻ, điều quan trọng là dữ liệu luôn có sẵn và có sẵn cho tất cả nhân viên được phép tiếp cận (phân quyền). Chúng ta có ý gì khi nói điều này?
Thứ nhất, dữ liệu không nên được chia sẻ mỗi tháng một lần hoặc hàng tuần qua email. Bối cảnh kinh doanh của bạn có thể thay đổi rất nhiều trong khoảng thời gian một tuần hoặc một tháng. Nhân viên của bạn cần có khả năng giám sát và phản ứng với những thay đổi mọi lúc, vì vậy hãy luôn cung cấp dữ liệu tức thì.
Nhân viên cũng cần thông tin
Thứ hai, như chúng ta đã thấy từ nghiên cứu, dữ liệu hiệu suất cần phải có sẵn cho tất cả mọi người. Không chỉ Giám đốc điều hành, không chỉ các nhà quản lý mà còn tất cả mọi người trong doanh nghiệp của bạn nếu điều đó có tác động lớn nhất đến thành công.
Thông tin dự án tập trung, dễ hiểu
Bạn có biết rằng 90% thành viên trong nhóm dự án thà nghe tin xấu còn hơn không có tin tức. Ngoài ra, nếu toàn bộ doanh nghiệp của bạn có thể thấy mọi thứ không suôn sẻ thì họ có thể phản ứng nhanh chóng để khắc phục vấn đề thay vì mù quáng.
Rõ ràng, khuyến nghị của chúng tôi là hiển thị bảng đánh giá KPI, tiến độ công việc của nhân viên trên màn hình TV lớn trong văn phòng. Bằng cách này, mọi thành viên trong nhóm luôn có thể xem dữ liệu và phản ứng tương ứng. Bạn cũng có thể thấy rằng nó biến thành máy làm mát nước văn phòng mới khi các cuộc thảo luận dựa trên dữ liệu diễn ra xung quanh màn hình TV.
Xử lý – Làm cho dữ liệu dễ hiểu
Làm cho dữ liệu trở nên dễ hiểu là một vấn đề lớn hơn bạn tưởng. Khảo sát của chúng tôi cho thấy 20% nhân viên vẫn xem dữ liệu kinh doanh quan trọng trong bảng tính excel. Điều này còn xa mới tối ưu. Việc xem dữ liệu thô trong bảng tính gây khó khăn cho việc xác định các điểm dữ liệu chính và có thể dẫn đến việc diễn giải dữ liệu không hiệu quả và hiểu sai.
Hãy làm sống động văn phòng làm việc của bạn với hệ thống biểu đồ trực quan hóa năng suất, tiến độ. Bạn có thể tham khảo các biểu đồ burn-up, burn-down, biểu đồ Gantt, Pie Chart,… rất nhiều biểu đồ có thể được sử dụng để thống kê tình hình làm việc theo thời gian thực.
Nhìn chung, rõ ràng là các dấu hiệu của Quản lý Nấm đang hiện rõ trước mắt chúng ta. Tuy nhiên, thông qua một số hoạt động đo lường và chia sẻ dữ liệu tập trung, chúng tôi có thể nhanh chóng loại bỏ vấn đề để giúp các thành viên trong nhóm tập trung.
Dogoo Office – Không ai còn Quản lý nấm
Nếu doanh nghiệp đang thực sự khó khăn trong cách thức chia sẻ thông tin với nhân viên, Dogoo Office sẽ là trợ thủ đắc lực. Ngay cả một nhân viên mới vào làm cũng có thể tiếp cận và xử lý thông tin hỗ trợ khách trong ngày làm việc đầu tiên. Mọi thứ được lưu trữ tập trung với hệ thống phân quyền bảo mật.
Ngoài ram công cụ quản trị công việc, dự án của Dogoo cũng rất mạnh mẽ. Bạn có những công cụ đo lường và báo cáo tiến độ tức thì. Các mẫu biểu đồ bắt mắt giúp nhanh chóng xác định vấn đề và tìm giải pháp xử lý.
Trải nghiệm dùng thử miễn phí ngay bạn nhé!
>> Xem thêm:
- 10 Bí quyết giúp quản lý nhóm dự án hiệu quả
- Cải thiện mối quan hệ khách hàng với công cụ quản lý dự án
Dogoo.vn
