Các quản lý dự án và nhóm dự án phải chú ý đến một số yếu tố để hoàn thành dự án đúng thời hạn, đúng ngân sách và đạt chất lượng mong đợi. Trong phần đầu tiên này, chúng ta sẽ xem qua các ví dụ cụ thể về những gì có thể xảy ra sai sót với Kế hoạch, Nguồn lực, Nhóm và Giảm thiểu Rủi ro của dự án và khiến dự án thất bại…
Lên kế hoạch dự án kém
Việc lập kế hoạch cho dự án nghe có vẻ đơn giản, nhưng nhiều khi, các tổ chức và nhóm dự án không có kế hoạch để đảm bảo kết quả thành công. Thay vì họp ngay từ đầu để thực sự làm rõ lý do tồn tại của dự án và phạm vi công việc thực sự cần phải thực hiện, họ lại tập trung vào công việc và giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.
Đi tìm nguyên nhân dự án thất bại
Các tổ chức thường không làm tốt việc đấu thầu dự án, chẳng hạn như đánh giá thấp khối lượng công việc liên quan hoặc giảm giá quá thấp để giành được dự án. Việc lập kế hoạch kém cũng có thể bắt nguồn từ việc thiếu chuyên môn phù hợp, và dẫn đến việc các yêu cầu của dự án không đầy đủ, không nhất quán, mơ hồ hoặc không phản ánh đầy đủ sự đồng thuận giữa tất cả các bên liên quan có liên quan.
Phân bổ nguồn lực không hợp lý
Các dự án thường thất bại do thiếu nguồn lực, bao gồm con người, thời gian, ngân sách, thiết bị, v.v. Điều này có thể xảy ra do Cấp điều hành không hỗ trợ hoặc Kỳ vọng không hợp lý.
Một số nhà quản lý đặt ra thời hạn cực kỳ chặt chẽ cho các mục tiêu để xoa dịu hoặc giảm bớt áp lực từ ban quản lý cấp cao của họ. Do đó, những người trong dự án làm việc chăm chỉ hơn và lâu hơn, gây căng thẳng và chất lượng công việc thấp hơn.
Các yếu tố cần được quản trị trong dự án
Điều này cũng dẫn đến các giai đoạn quan trọng của dự án (như thử nghiệm) bị rút ngắn hoặc loại bỏ đáng kể, làm giảm chất lượng hơn nữa. Đến thời điểm dự án được bàn giao, có khả năng sẽ bị chậm và cần rất nhiều công sức làm lại (và tiền bạc) để khắc phục các vấn đề có thể được khắc phục bằng cách nới lỏng thời hạn.
Các dự án thất bại vì các công ty quyết định phát triển sản phẩm theo ngân sách dự án không được tài trợ. Nhiều công ty không có khả năng sử dụng các dự án vốn để tạo ra sản phẩm mới, vì vậy họ phát triển các sản phẩm trên các chương trình hiện có của mình. Phát triển sản phẩm trên các chương trình này hầu như luôn kết thúc bằng việc giao hàng trễ, vượt ngân sách và khách hàng không hài lòng.
Nhóm/Nhân viên không phù hợp hoặc không đủ
Một nhóm gồm những người thiếu kinh nghiệm, thiếu động lực, không đủ kỹ năng, tính cách hoặc sở thích vai trò không phù hợp với dự án có thể dẫn đến việc giao hàng trễ hoặc/và vượt chi phí khiến khách hàng không hài lòng và làm hoen ố thương hiệu của công ty.
Các dự án trong quá khứ được lưu trữ khoa học
Do đó hãy thẩm định nhóm dự án bằng cách xem xét lại các dự án đã hoàn thành trước đây cho biết về khả năng và năng lực của nhân sự và liệu họ có thể vượt qua bài kiểm tra đơn giản đến phức tạp trong lĩnh vực mà dự án sẽ diễn ra không?
Phòng vệ rủi ro kém
Việc giảm thiểu rủi ro là rất quan trọng. Nhiều khi bạn có thể chỉ định những người có trình độ chuyên môn cho dự án, tuy nhiên không có gì đảm bảo họ sẽ thành thạo trong việc hiểu hoặc đánh giá trực quan các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. Các nhóm dự án không xác định và quản lý đầy đủ các rủi ro phổ biến như a) nhóm dự án thiếu kinh nghiệm b) tính phức tạp về mặt kỹ thuật của dự án c) nguồn lực hạn chế (bao gồm thời gian, ngân sách, thiết bị, v.v.)”.
Cần quản lý tốt các Bên liên quan, Truyền thông, Phạm vi và Tiến độ của dự án và khiến dự án thất bại… và hãy nhớ rằng Công cụ và Phương pháp Quản lý Dự án chỉ có thể giúp chúng ta thực hiện các dự án thành công nếu chúng được sử dụng đúng cách!
>> Xem thêm:
- 10 Bí quyết giúp quản lý nhóm dự án hiệu quả
- Tạo Biểu đồ Gantt trực tuyến: Không thể bỏ qua Dogoo Office
Dogoo.vn
