Excel là một công cụ tiện ích của dân văn phòng. Thực tế Excel có nhiều khả năng, bao gồm cả quản lý dự án. Chỉ với một chút hiểu biết, bạn có thể quản lý dự án Excel.
Dưới đây là một số gợi ý công cụ quản lý dự án Excel và các trường hợp sử dụng:
1. Quản lý dự án Excel: Biểu đồ Gantt Chart
Bộ não của bạn phản ứng tốt hơn với các kích thích thị giác. Đó là lý do biểu đồ Gantt được lựa chọn để hình ảnh hóa tiến độ công việc, dự án. Biểu đồ này cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan đầy đủ về một dự án.
Mẫu dự án Biểu đồ Gantt giúp dễ dàng vạch ra lộ trình của dự án
Bạn có thể tận dụng tính năng biểu đồ Gantt Chart trong Excel để quản lý dự án. Sử dụng nó để cập nhật tất cả các mốc quan trọng, phụ thuộc và nhiệm vụ dự án còn lại trước ngày kết thúc của bạn.
Tuy nhiên, hạn chế của Excel là không làm cho biểu đồ Gantt tự động cập nhật. Báo cáo tức thời và thủ công là yếu điểm lớn nhất. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ vẽ và in biểu đồ Gantt tiến độ tự động, hãy tham khảo các công cụ phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp như Dogoo Work.
2. Quản lý dự án Excel: Quản lý timeline
Khi dự án bắt đầu, tất cả những gì mọi người quan tâm là thời hạn hoàn thành dự án. Nhưng làm thế nào để bạn theo dõi chúng? Ngoài biểu đồ Gantt, bạn có thể thể quản lý dự án Excel với bảng danh sách mốc thời gian của dự án (Timeline).
Sử dụng nó để theo dõi tiến độ dự án khi bạn tiến tới hoàn thành. Với dòng thời gian dự án chính xác, bạn sẽ luôn có thể biết kế hoạch dự án đang ở giai đoạn nào.
3. Quản lý dự án Excel: Danh sách giao việc
Bạn sẽ không đi mua sắm nếu không có danh sách mua sắm. Vậy tại sao không lên kế hoạch một danh sách nhiệm vụ, công việc cho dự án của bạn?
Danh sách nhiệm vụ cung cấp cho bạn danh sách các sản phẩm cần hoàn thành, cùng với thời hạn để hoàn thành chúng.
Sử dụng MS Excel để theo dõi Cấu trúc phân chia công việc (WBS) và các giai đoạn dự án để theo dõi tiến độ dự án của bạn.
Nhưng WBS là gì? WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure, tạm dịch là Cấu trúc phân chia công việc. Với tên gọi này, WBS là phương pháp giúp phân rã và cấu trúc các đối tượng công việc trong toàn bộ phạm vi dự án. Đơn vị công việc nhỏ nhất được gọi là các gói công việc (Work package) và được dùng để lập lịch trình cho dự án. Việc chia nhỏ dự án giúp dễ dàng ước lượng nguồn lực và thời gian cần thiết. Từ đó đảm bảo khả năng dự án thành công là cao nhất.
4. Excel: Bảng theo dõi nhiều dự án
Với Micosoft Excel, bạn có thể tạo bảng theo dõi nhiều dự án cùng lúc. Bảng này cho phép bạn có cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án hiện tại đang được tiến hành. Bạn có thể nhập tất cả dữ liệu của dự án vào Bảng dữ liệu và xem tiến trình tổng thể của kế hoạch dự án trong bảng điều khiển. Hơn nữa, bạn có thể lọc theo các cột riêng lẻ và xem tất cả các tác vụ trong biểu đồ Gantt.
5. Phân tích SWOT trong Excel
Mô hình phân tích ưu nhược điểm đơn giản (mô hình SWOT) có thể giúp bạn quyết định chính xác. SWOT được sử dụng để theo dõi điểm mạnh và điểm yếu của dự án khi đánh giá kế hoạch dự án của bạn.
Sau khi bạn đã tiến hành phân tích này, hãy sắp xếp lại các hoạt động dự án, các giai đoạn dự án và sản phẩm bàn giao để phù hợp với những phát hiện của bạn. Phân tích SWOT kịp thời sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định hợp lý liên quan đến dự án.
Phân tich SWOT là cần thiết với bất kỳ dự án nào
6. Excel: Quản lý ngân sách dự án
Thu chi, ngân sách là hạng mục theo dõi vô cùng quan trọng của dự án. Bạn có thể nhập chi phí dự kiến của từng nhiệm vụ để có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của dự án.
Với công cụ tài chính excel này, bạn có thể theo dõi nhân sự lao động, vật liệu và chi phí cố định, cũng như theo dõi chi tiêu thực tế.
Khi chi phí thực tế phát sinh, các công thức tính toán của Excel sẽ cho bạn biết bạn đang vượt quá hay thiếu ngân sách.
7. Quản lý lợi ích chi phí với Excel
Quản lý chi phí-lợi ích cho phép bạn đánh giá mức độ thành công của dự án trước khi bắt đầu. Bởi vì nếu bạn cần bỏ ra đầu tư cao hơn những gì dự án có thể mang lại được, thì đó chắc chắn là một dự án thua lỗ.
Quản lý ngân sách, thu chi là chìa khóa dự án thành công
Tính toán giá trị của các sản phẩm có thể bàn giao của dự án so với ngân sách dự án là bao nhiêu và sử dụng thông tin dự án này để lên lịch cho Cấu trúc phân chia công việc (WBS) hiệu quả về chi phí với các giai đoạn dự án chính xác.
8. Excel: Biểu đồ Burnup tiến độ dự án
Trong một dự án, biểu đồ burnup là một phần thiết yếu trong kho vũ khí của bạn. Biểu đồ giúp bạn theo dõi tất cả những gì bạn đã hoàn thành trong mỗi lần chạy nước rút và giúp bạn duy trì tốt nhịp độ trong phạm vi dự án .
Biểu đồ này mang lại góc nhìn mới mẻ, hiệu quả cho dự án của bạn.
9. Excel: Vẽ quy trình công việc
Lưu đồ SmartArt của Microsoft Excel là một danh sách đồ họa hướng dẫn hữu ích mà bạn có thể dễ dàng thao tác và tùy chỉnh để xây dựng sơ đồ của mình.
Excel giúp đồ họa hóa quy trình làm việc
Bằng cách chọn tab Insert, người dùng mở khóa một mảng hình ảnh được mã hóa màu sống động mà họ có thể thêm văn bản, hình dạng và các thành phần định dạng khác để phát triển trình tự quy trình công việc mong muốn một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tuy nhiên, bạn cũng cần nhớ là vẽ quy trình công việc trên Excel chỉ có ý nghĩa về mặt hình ảnh. Chúng ta khó có thể kiểm soát được liệu nhân viên có thực hiện đúng, đủ theo quy trình hay không.
Quản lý dự án Excel: Hạn chế
Mặc dù các mẫu Excel thêm một số chức năng vào tệp Excel tiêu chuẩn của bạn, nhưng chúng không phải là giải pháp quản lý dự án lý tưởng .
Dưới đây là ba lý do quan trọng tại sao:
A. Excel KHÔNG PHẢI là phần mềm quản lý dự án chuyên dụng
Hãy nhớ rằng, Excel có nhiều khả năng; tuy nhiên Excel không được xây dựng để quản lý dự án. Đó là một công cụ quản lý dữ liệu tuyệt vời có thể bổ sung cho việc quản lý dự án của bạn.
Vậy tại sao bạn lại cần sử dụng mẫu báo cáo Excel trong khi bạn có quyền truy cập miễn phí vào các công cụ quản lý dự án tốt hơn nhiều?
Từ việc tạo báo cáo tức thì, theo dõi thu chi, theo dõi tiến độ, quản lý tài liệu… doWork đều có thể làm thay giúp bạn.
Báo cáo dự án với Excel khá phức tạp
B. Mẫu quản lý dự án Excel khó tùy chỉnh
Làm việc trên các mẫu Excel giống như lựa chọn quần áo. Rất khó để chọn được một mẫu Excel có sẵn vừa khít, phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Việc chỉnh sửa lại Excel thậm chí còn khó khăn hơn nữa. Vì vậy, bạn không có nhiều sự linh hoạt khi tùy chỉnh các mẫu cho Excel theo nhu cầu của dự án.
Ví dụ: bạn có thể đang sử dụng mẫu báo cáo ngân sách nhưng không thể chỉnh sửa mẫu đó để phản ánh chính xác giao diện lập ngân sách dự án mà bạn muốn.
C. Quản lý dự án Excel: Thao tác phức tạp
Tất cả các biểu mẫu trong Excel đều yêu cầu nhập liệu khá phức tạp. Không có cách nào để lên lịch cập nhật tự động hoặc tạo thông báo cho toàn nhóm làm việc như các công cụ quản lý dự án có thể làm.
Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng mẫu lịch trình trên Excel, bạn sẽ không thể tự động điều chỉnh lại các phụ thuộc và thời hạn của nhiệm vụ sau khi thay đổi lịch trình.
Hãy nhớ rằng, các mẫu Excel có thể hữu ích, nhưng chúng không thể giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến quản lý dự án như cách các phần mềm quản lý dự án có thể làm.
D. Không thể làm việc từ xa
Vấn đề này là rất rõ ràng bởi giao diện ôm đồm nhiều tính năng của Excel. Các nút thao tác nhỏ, chi tiết chỉ phù hợp khi dùng trên máy tính. Điều này là rào cản đối với các nhân sự tham gia dự án.
Rõ ràng với các nhân sự tham gia vào dự án, công cụ quản lý trên điện thoại sẽ hữu ích và thuận tiện hơn. Báo cáo qua phần mềm bằng các tệp đa phương tiện (hình ảnh, âm thanh, video…) cũng dễ dàng hơn.
Excel không phải lúc nào cũng là cách lý tưởng để quản lý các nhiệm vụ dự án của bạn. Vậy tại sao bạn không dùng thử doWork – Quản lý công việc, dự án miễn phí và tự mình trải nghiệm?
>> Xem thêm:
- So sánh phần mềm quản lý công việc và công cụ Excel
- Quản lý dự án, công việc bằng phần mềm: Những ưu điểm là gì?
Dogoo.vn
