Tài sản là nguồn lực quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Vì thế, nhà quản lý cần quản trị tài sản sao cho hiệu quả và phù hợp. Hiện nay, người ta thường áp dụng phần mềm quản lý tài sản để sử dụng tốt nguồn lực này. Vậy, phần mềm mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Phần mềm quản lý tài sản là gì?
Phần mềm quản lý tài sản là một hệ thống cho phép giám sát, theo dõi mọi hoạt động sử dụng và phân phối tài sản. Với các doanh nghiệp, tài sản thường ở dạng cố định như (thiết bị máy móc, cơ sở vật chất,…). Người ta còn hay gọi hệ thống quản trị tài sản cho doanh nghiệp là quản lý tài sản công. Khi ứng dụng phần mềm, doanh nghiệp có thể theo dõi được quá trình cấp phát – thu hồi – báo mất – tình hình sử dụng tài sản.
Những tính năng cơ bản của phần mềm quản lý tài sản
Ứng dụng quản lý tài sản doanh nghiệp có nhiều tính năng, và mỗi phần mềm sẽ cung cấp danh sách các tính năng khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết mọi phần mềm đều phải đáp ứng được những công việc sau:
- Quản lý tài sản tập trung trên 1 hệ thống là tính năng bắt buộc cần có. Vì nếu phần mềm không quản lý tập trung sẽ không tiện lợi và cũng tốn nhiều thời gian để tìm kiếm, quản lý tất cả tài sản.
- Ứng dụng quản lý tài sản có khả năng theo dõi quy trình sử dụng tài sản. Ứng dụng sẽ cập nhật mọi hoạt động từ khi tài sản được quản lý trên hệ thống tới lúc cấp phát hay thu hồi tài sản.
- Phần mềm phải có tính năng cho phép người dùng tìm kiếm nhanh và đảm bảo hiện ra thông tin tài sản cần tìm trong vài giây.
- Mọi ứng dụng quản lý tài sản đều cung cấp tính năng lập báo cáo và hỗ trợ xuất báo cáo nhanh chóng.
- Ứng dụng quản lý tài sản cùng với các chương trình quản trị khác có khả năng tích hợp với nhau trên cùng một nền tảng. Từ đó tạo thành bộ công cụ quản lý giúp doanh nghiệp thực hiện các công việc giám sát, theo dõi hiệu quả.
- Ứng dụng quản lý tài sản còn có tính năng hỗ trợ giám sát, theo dõi tài sát mọi lúc mọi nơi và đồng bộ trên nhiều thiết bị. Dù nhà quản trị dùng điện thoại, máy tính ở bất kì nơi nào cũng có thể giám sát được sự thay đổi trong quá trình sử dụng tài sản.
Lợi ích của phần mềm quản lý tài sản cho doanh nghiệp
Như chúng ta đã biết, hệ thống quản lý tài sản mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích to lớn. Ngoài ra, phần mềm cũng giúp cho nhà quản trị giảm nhẹ công việc giám sát tài sản để làm được nhiều việc khác nữa. Dưới đây là những lợi ích của ứng dụng quản trị tài sản mà bạn nên biết.
Hệ thống quản lý tài sản giảm thiểu tối đa những sai sót có thể xảy ra. Vì mọi dữ liệu đã được cập nhật hết trên hệ thống. Ngoài ra, quản lý tài sản tập trung cũng giúp cho nhà quản trị tiết kiệm thời gian tìm kiếm hay sửa đổi thông tin. Ứng dụng quản lý tài sản có khả năng bảo mật đa tầng, vì thế không làm mất hay lộ ra ngoài bất kì thông tin quan trọng nào về tài sản doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng không tốn quá nhiều chi phí để đầu tư phần mềm.
Ứng dụng quản lý tài sản có giao diện đơn giản, dễ dàng vận hành và sử dụng. Vì thế, doanh nghiệp không cần tốn nhiều thời gian cho việc đào tạo nhân viên biết cách sử dụng phần mềm. Không những thế, phần mềm còn theo dõi được thời gian và hiệu suất sử dụng các tài sản hữu hình (thiết bị, máy móc). Từ đó doanh nghiệp nắm được hiệu suất của tài sản và biết cách sử dụng phù hợp.
Một số tiêu chí để lựa chọn phần mềm phù hợp
Để lựa chọn được ứng dụng quản lý tài sản phù hợp, doanh nghiệp cần dựa vào một số tiêu chí sau đây:
- Ứng dụng đảm bảo hoạt động theo đúng quy định pháp luật về quản lý tài sản.
- Phần mềm phải có tính bảo mật cao và khả năng phân quyền truy cập để bảo vệ an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.
- Ứng dụng phải có đủ các tính năng theo yêu cầu quản lý tài sản của doanh nghiệp. Ngoài ra có khả năng nâng cấp khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
- Ứng dụng dễ quản lý, hỗ trợ báo cáo dữ liệu.
Kết luận
Có thể thấy, phần mềm quản lý tài sản mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Để trải nghiệm ứng dụng quản lý tài sản, hãy xem ngay tại Dogoo Office nhé!
>Xem thêm
Dogoo.vn
