Các tính năng phần mềm quản lý dự án không giống nhau đối với mọi công cụ. Đối với một người quản lý dự án giỏi cộng tác với nhiều nhóm thì bạn cũng sẽ cần nhiều tính năng đặc biệt hơn.
Bạn có muốn hoàn thành công việc không? Như vậy là chưa đủ. Bạn còn phải tìm hiểu thêm một điều nữa: Bạn muốn hoàn thành công việc như thế nào. Khi bạn làm được điều này, việc quản lý dự án sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Có một danh sách các yếu tố bạn nên cân nhắc trước khi quyết định lựa chọn phần mềm lý tưởng của mình.
Bạn đã sẵn sàng chưa? Hãy bắt đầu ngay nhé!
Tính năng quản lý dự án cần thiết cho nhà quản trị
Các tính năng quản lý dự án kỹ thuật giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn
Phần mềm quản lý dự án: Tích hợp
Thông thường trong quá trình thực hiện dự án, người dùng cần xử lý dữ liệu từ các phòng ban và hệ thống khác nhau. Trong trường hợp bạn có lượng dữ liệu lớn hoặc một loạt các dự án trước đó ở nhiều định dạng khác nhau, hãy đảm bảo nền tảng hỗ trợ tích hợp dữ liệu để tránh sử dụng hàng nghìn ứng dụng.
Phần mềm quản lý dự án: Quyền của Người dùng
Mọi người có tham gia dự án không? Có thể. Mọi người có thể truy cập vào cùng một thông tin dự án không? Không. Đây là lý do tại sao bạn nên chọn một công cụ cho phép quản trị viên thiết lập quyền của người dùng và quyền của nền tảng.
Ví dụ với nền tảng quản lý dự án tập trung trên Dogoo Office, chúng tôi chia ra rất nhiều lớp người dùng với các vai trò chính: Quản trị dự án, Người thực hiện, Người theo dõi, Người quản trị ngân sách tài chính, Người chỉnh sửa tệp…
Các tính năng chính của Quản lý dự án
Biểu đồ Gantt trực tuyến
Được rồi! Bạn đã biết rằng phần mềm quản lý dự án phải có biểu đồ Gantt trực tuyến. Nhưng còn giao diện người dùng và khả năng của biểu đồ Gantt thì sao?
Biểu đồ Gantt Chart trực quan tiến độ thực hiện dự án
Không phải tất cả các biểu đồ Gantt đều giống nhau. Các dự án phức tạp không thể được lập kế hoạch và giám sát trong một công cụ có chức năng cơ bản. Hãy tập trung vào nhu cầu hiện tại và tương lai của bạn và thử nghiệm nền tảng của bạn trong các tình huống thực hiện khắc nghiệt để tìm ra nhà vô địch.
Yêu cầu & Sản phẩm
Bạn muốn quản lý yêu cầu và sản phẩm của mình như thế nào? Bạn có cần những thực thể đó được kết nối với các tác vụ và quy trình hay không? Nếu bạn cần kiểm soát hoàn toàn, bạn có thể phải chọn một nền tảng cho phép bạn truy cập những thực thể đó từ bất kỳ đâu trong dự án của mình, theo dõi quá trình thực hiện và điều chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu của dự án.
Các mốc quan trọng
Bằng cách thiết lập các mốc quan trọng, bạn có thể đo lường tiến độ một cách hiệu quả. Một công cụ quản lý dự án tuyệt vời sẽ cho phép bạn đánh dấu ngày bắt đầu và ngày kết thúc, đánh giá, gửi báo cáo và cập nhật theo lịch trình để giúp bạn tuân thủ thời hạn và giao hàng đúng hạn.
Tiến trình thực hiện dự án
Biểu đồ Burn Down
Còn bao nhiêu công việc phải làm? Bạn sẽ không còn phải băn khoăn nữa với sự trợ giúp của một biểu đồ Burn Down tốt. Dự đoán thời điểm hoàn thành công việc của bạn và theo dõi thời gian để quản lý tốt hơn.
Các nhóm công việc
Một dự án phức tạp thường được chia thành các phần nhỏ hơn để thực hiện đúng cách. Các phần này cũng được gọi là các nhóm công việc. Tính năng này hữu ích nếu một dự án được giao cho nhiều phòng ban hoặc được chia thành các giai đoạn riêng biệt sẽ được quản lý riêng.
Dự án phụ, công việc con
Ngoài các gói công việc, còn có các dự án phụ diễn ra trong quá trình thực hiện dự án chính. Các dự án đó phải được tạo và quản lý như các dự án con. Nền tảng của bạn có hỗ trợ tính năng này không?
Công việc nhiều lớp giúp ràng buộc tự động
Với Dogoo, bạn có thể tạo các giai đoạn và các công việc cha/con linh hoạt, ràng buộc với nhau. Đây là tính năng thú vị được các quản lý dự án yêu thích. Bằng tính năng ràng buộc, bạn sẽ không còn phải ghi nhớ việc nào thực hiện trước, sau hay song song.
Sử dụng tài sản, tài nguyên
Nhóm của bạn có sẵn sàng cho nhiệm vụ mới không? Xem xét tính khả dụng và quá tải của các nguồn lực của bạn thông qua các tính năng sử dụng tài sản.
Trong nền tảng quản lý dự án tập trung, các tài nguyên, thu chi, tạm ứng,… cũng được giám sát (bởi những người được chỉ định). Sức khỏe tài chính cũng hiển thị trên biểu đồ trực quan. Điều này giúp nhà quản trị dễ dàng đánh giá hiệu quả tổng thể của dự án.
Quản trị nhân sự
Bạn đã bao giờ cần một bộ kỹ năng cụ thể cho một nhiệm vụ và gặp khó khăn khi chọn đúng thành viên nhóm để thực hiện không? Tìm kiếm nhân sự theo kỹ năng và bạn sẽ không bao giờ gặp phải tình huống khó xử như vậy nữa.
Với nền tảng quản trị dự án, mọi thông tin hiệu suất làm việc của nhân sự cần được lưu lại và đánh giá.
Ngoài ra, việc dữ liệu quản trị tập trung cũng sẽ là một phương tiện hữu hiệu để nâng cao hiệu quả nhân sự.
Mẫu dự án
Một dự án phức tạp có thể mất nhiều tuần để thiết lập và lên lịch. Mẫu dự án sẽ cho phép bạn lưu cấu trúc và cài đặt dự án để sử dụng cho việc lập kế hoạch dự án trong tương lai.
Với những doanh nghiệp có ngành nghề cụ thể, các dự án thông thường sẽ có chung khuôn mẫu. Ví dụ dự án xây lắp sẽ có các bước và các giai đoạn giống nhau. Bạn có thể tạo dự án mẫu dễ dàng trên Dogoo và sử dụng cho các dự án của công ty. Việc tạo sẵn này sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian cho bạn đấy.
Một email liên quan đến một dự án có thể thay đổi luồng của một nhiệm vụ hoặc thậm chí là một tập hợp các nhiệm vụ. Tốt nhất bạn có thể làm là nhận email từ cùng một nền tảng mà bạn quản lý dự án và tạo liên kết giữa chúng để nhóm dự án luôn cập nhật.
Nhắc việc qua email cũng là một tính năng thú vị giúp bạn không bỏ lỡ nhịp độ công việc.
Ghi chú
Các ứng dụng để ghi chú rất tuyệt…nếu bạn không phải là người quản lý dự án. Nếu không, bạn sẽ phải ghi chú bên trong dự án hoặc nhiệm vụ của mình trong khi làm việc.
Tính năng tự động hóa dự án
Quy trình công việc
Dự án có phải là quy trình kinh doanh lặp đi lặp lại tiêu chuẩn có thể được tự động hóa bằng quy trình công việc không? Nếu vậy, hãy chọn phần mềm có tính năng tự động hóa quy trình công việc và liên kết các dự án của bạn với quy trình công việc. Theo cách đó, bạn có thể tự động hóa việc thực hiện và phân công nhiệm vụ. Chỉ cần chạy quy trình công việc và để nền tảng thực hiện phần còn lại.
Quản lý quy trình dễ dàng, tự động
Thực hiện tự động
Kiểm soát hoàn toàn các dự án của bạn không có nghĩa là bạn sẽ phải làm mọi thứ theo cách thủ công. Sử dụng tính năng tự động hóa dự án để có thể thiết lập và lên lịch chi tiết thực hiện trước và để dự án tự chạy khi các điều kiện được đáp ứng.
Có rất nhiều công việc bạn có thể lên lịch chạy tự động. Hãy thử trải nghiệm các tính năng như: Tự động tạo việc, Liên kết bảng lương,…
Quản trị dự án: Tính năng cộng tác dự án
Chia sẻ và lưu trữ Tài liệu
Quản lý công việc, Nhiệm vụ
Chia sẻ thông tin về dự án
Giao tiếp trong dự án
Thông báo
Tính năng kế toán dự án
Chi phí tài nguyên
Thu nhập & Chi phí
Tính năng giám sát dự án
Báo cáo
Phân tích
Dữ liệu giám sát
Gắn nhãn công việc
Liên kết các đối tượng khác
Khả năng sử dụng
- Tìm hiểu nhanh về quản lý quy trình kinh doanh và quản lý dự án
- Quản lý quy trình kinh doanh thúc đẩy chuyển đổi số như thế nào?