Công ty luật và nhóm pháp chế có nhu cầu đặc thù như quản lý hồ sơ vụ việc, tạo hợp đồng, biểu mẫu pháp lý, theo dõi tiến độ, và quản lý nhân sự. Dưới đây là kịch bản sử dụng Dogoo Office được khuyến nghị:
Đặc trưng vận hành của văn phòng luật sư, nhóm pháp chế
Văn phòng luật sư và nhóm pháp chế có các đặc trưng vận hành đặc thù, đòi hỏi tính chính xác, bảo mật, và hiệu quả trong quản lý công việc, tài liệu, và nhân sự. Dựa trên thực tiễn hoạt động của các văn phòng luật, dưới đây là các đặc điểm chính.
Ngành luật được hưởng lợi thiết thực từ công nghệ
1. Quản lý hồ sơ vụ việc và tài liệu pháp lý:
-
- Xử lý và lưu trữ số lượng lớn tài liệu như hợp đồng, đơn khởi kiện, giấy ủy quyền, văn bản công chứng, hoặc tài liệu tố tụng.
- Yêu cầu bảo mật cao, phân quyền truy cập chặt chẽ để đảm bảo chỉ những người liên quan được tiếp cận tài liệu nhạy cảm.
- Cần tổ chức tài liệu khoa học, dễ tìm kiếm để hỗ trợ xử lý vụ việc nhanh chóng.
2. Theo dõi tiến độ và deadline:
-
- Các vụ việc pháp lý thường có các mốc thời gian nghiêm ngặt (deadline nộp hồ sơ, phiên tòa, thời hạn công chứng).
- Cần theo dõi tiến độ từng vụ việc, dự án tư vấn, hoặc hợp đồng để đảm bảo không bỏ sót.
3. Soạn thảo hợp đồng và biểu mẫu:
-
- Thường xuyên soạn thảo các hợp đồng (tư vấn pháp lý, dịch vụ pháp chế) và biểu mẫu (đơn khởi kiện, giấy ủy quyền, biên bản họp).
- Yêu cầu các tài liệu phải tuân thủ định dạng chuẩn, chính xác, và nhất quán.
4. Phối hợp nhóm và giao việc:
-
- Phân công công việc cho các luật sư, nhân viên pháp chế, hoặc trợ lý hành chính.
- Cần hệ thống quản lý công việc minh bạch để theo dõi tiến độ và trách nhiệm.
5. Làm việc linh hoạt, từ xa:
-
- Luật sư thường xuyên di chuyển (đến tòa án, văn phòng công chứng, gặp khách hàng), đòi hỏi khả năng quản lý công việc và truy cập tài liệu từ xa.
- Chấm công và phối hợp nhóm cần được thực hiện linh hoạt qua các thiết bị di động.
Dogoo Office sẽ là một trợ thủ đắc lực cho các luật sư
6. Quản lý nhân sự và chi phí:
-
- Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, và tính lương cho đội ngũ luật sư, nhân viên pháp chế.
- Theo dõi chi phí liên quan đến từng vụ việc hoặc dự án tư vấn (phí tư vấn, chi phí công chứng).
7. Tự động hóa quy trình nội bộ:
-
- Các quy trình như phê duyệt hợp đồng, đề xuất chi phí, hoặc yêu cầu cấp phát tài liệu cần được chuẩn hóa để tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
Ứng dụng Dogoo Office trong vận hành văn phòng luật
Để phủ toàn bộ nghiệp vụ văn phòng, Dogoo Office bao gồm 2 gói dịch vụ: Dogoo Work – Công việc và Dogoo HRM – Nhân sự
1. Tự động tạo biểu mẫu và hợp đồng
-
Tính năng sử dụng: Tự động tạo biểu mẫu và hợp đồng (Dogoo Work).
-
Ứng dụng:
-
Nhân viên nhập dữ liệu đầu vào (ví dụ: tên khách hàng, loại hợp đồng, điều khoản cụ thể) vào hệ thống.
-
Phần mềm tự động tạo các mẫu hợp đồng (hợp đồng tư vấn, hợp đồng dịch vụ pháp lý) hoặc biểu mẫu thủ tục (đơn khởi kiện, giấy ủy quyền, văn bản công chứng) theo định dạng chuẩn.
-
Các tài liệu được lưu trữ khoa học trong hệ thống, dễ dàng truy cập và chỉnh sửa.
-
-
Lợi ích:
-
Tiết kiệm thời gian soạn thảo hợp đồng và biểu mẫu.
-
Đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong các tài liệu pháp lý.
-
Giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
-
2. Quản lý công việc và dự án pháp lý
-
Tính năng sử dụng: Quản lý công việc, biểu đồ Gantt (Dogoo Work).
-
Ứng dụng:
-
Phân công công việc cho luật sư (ví dụ: chuẩn bị hồ sơ vụ kiện, tư vấn hợp đồng).
-
Theo dõi tiến độ các vụ việc pháp lý qua biểu đồ Gantt tự động.
-
Quản lý ngân sách và tài nguyên cho từng dự án pháp lý.
-
-
Lợi ích:
-
Tăng tính minh bạch và trách nhiệm trong nhóm.
-
Đảm bảo tuân thủ các mốc thời gian quan trọng (deadline nộp hồ sơ, phiên tòa).
-
3. Quản lý tài liệu pháp lý
-
Tính năng sử dụng: Quản lý tài liệu (Dogoo Work).
-
Ứng dụng:
-
Số hóa và lưu trữ các tài liệu pháp lý (hợp đồng, văn bản tố tụng, công chứng) trong hệ thống.
-
Phân quyền truy cập để đảm bảo chỉ luật sư hoặc nhân viên được ủy quyền xem tài liệu nhạy cảm.
-
Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng qua từ khóa hoặc danh mục.
-
-
Lợi ích:
-
Tiết kiệm thời gian tìm kiếm và quản lý tài liệu.
-
Đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu pháp lý.
-
Hỗ trợ truy cập tài liệu từ xa qua ứng dụng di động.
-
4. Quản trị nhân sự và chấm công
-
Tính năng sử dụng: Dogoo HRM.
-
Ứng dụng:
-
Lưu trữ hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động của luật sư và nhân viên pháp chế.
-
Chấm công từ xa qua ứng dụng di động, phù hợp cho luật sư di chuyển giữa tòa án, văn phòng công chứng, hoặc gặp khách hàng.
-
Tính lương tự động dựa trên dữ liệu chấm công.
-
-
Lợi ích:
-
Giảm thời gian xử lý hành chính.
-
Tăng tính linh hoạt cho đội ngũ nhân sự làm việc ngoài văn phòng.
-
5. Tự động hóa quy trình nội bộ
-
Tính năng sử dụng: Tự động hóa quy trình (Dogoo Work).
-
Ứng dụng:
-
Tự động hóa các quy trình như phê duyệt hợp đồng, đề xuất chi phí tư vấn, hoặc yêu cầu cấp phát tài liệu.
-
Ví dụ: Nhân viên pháp chế gửi yêu cầu phê duyệt hợp đồng, hệ thống tự động thông báo đến trưởng nhóm để duyệt.
-
-
Lợi ích:
-
Giảm thời gian xử lý thủ công.
-
Đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ quy trình.
-
6. Quản lý lịch biểu và nhắc nhở
-
Tính năng sử dụng: Quản lý lịch biểu (Dogoo Work).
-
Ứng dụng:
-
Sắp xếp lịch họp với khách hàng, lịch làm việc tại tòa án, hoặc lịch công chứng.
-
Nhắc nhở tự động về các deadline quan trọng (nộp hồ sơ, phiên tòa).
-
-
Lợi ích:
-
Tránh bỏ sót sự kiện hoặc deadline.
-
Tăng hiệu quả phối hợp nhóm.
-
Cách thức Dogoo Office có thể hỗ trợ vận hành cho doanh nghiệp ngành luật
Dogoo Office: Kịch bản triển khai cụ thể cho văn phòng luật
Bối cảnh: Một công ty luật với 15 nhân sự (10 luật sư, 5 nhân viên pháp chế/hành chính) muốn tự động hóa quy trình quản lý công việc, tài liệu, hợp đồng, và nhân sự.
-
Bước 1: Đăng ký dùng thử
-
Đăng ký qua https://dogoo.vn/ để trải nghiệm các tính năng.
-
Liên hệ hotline Dogoo để được tư vấn giải pháp phù hợp.
-
-
Bước 2: Triển khai Dogoo Work và Dogoo HRM
-
Dogoo Work:
-
Thiết lập các dự án pháp lý (ví dụ: “Vụ kiện A”, “Hợp đồng tư vấn B”).
-
Cấu hình mẫu hợp đồng và biểu mẫu pháp lý (đơn khởi kiện, giấy ủy quyền) để tự động tạo dựa trên dữ liệu đầu vào.
-
Số hóa tài liệu pháp lý, phân quyền truy cập.
-
Sử dụng biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ.
-
-
Dogoo HRM:
-
Nhập hồ sơ nhân sự và hợp đồng lao động.
-
Cài đặt ứng dụng di động cho luật sư để chấm công và truy cập tài liệu.
-
Kích hoạt tính năng tính lương tự động.
-
-
-
Bước 3: Đào tạo và hỗ trợ
-
Yêu cầu Dogoo tổ chức đào tạo (online/offline) để hướng dẫn sử dụng tính năng, đặc biệt là tạo hợp đồng/biểu mẫu tự động.
-
Sử dụng hỗ trợ 24/7 để giải quyết thắc mắc.
-
-
Bước 4: Đánh giá và mở rộng
-
Sau 1 tháng dùng thử, đánh giá hiệu quả (ví dụ: thời gian soạn hợp đồng giảm, tỷ lệ hoàn thành deadline tăng).
-
Mở rộng sử dụng doPOS nếu công ty cung cấp dịch vụ tư vấn thương mại.
-
Chi phí dự kiến:
-
15 nhân sự x 50.000 VNĐ = 750.000 VNĐ/tháng (chưa tính khuyến mãi).
-
Thêm 50.000 VNĐ/tháng cho tài khoản HRM.
-
Tổng: ~800.000 VNĐ/tháng.
Dogoo Office: Lợi ích cụ thể cho công ty Luật, nhóm Pháp chế
-
Tăng năng suất: Tự động hóa quy trình, đặc biệt là tạo hợp đồng và biểu mẫu, giúp giảm thời gian xử lý thủ công.
-
Tổ chức khoa học: Hệ thống lưu trữ tài liệu số hóa đảm bảo dễ tìm kiếm và bảo mật.
-
Bảo mật cao: Phân quyền truy cập phù hợp với tài liệu pháp lý nhạy cảm.
-
Linh hoạt từ xa: Ứng dụng di động hỗ trợ làm việc ngoài văn phòng (tòa án, công chứng, gặp khách hàng).
-
Chi phí hợp lý: Mức giá dễ tiếp cận, phù hợp với các công ty luật vừa và nhỏ.
-
Hỗ trợ chuyên nghiệp: Đội ngũ Dogoo cung cấp tư vấn và hỗ trợ liên tục.
Kết luận
Dogoo Office là giải pháp toàn diện cho các công ty luật và nhóm pháp chế, với khả năng tự động tạo hợp đồng, biểu mẫu, quản lý công việc, tài liệu, và nhân sự. Tính năng mới về tạo biểu mẫu và hợp đồng giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác, và tăng hiệu quả vận hành. Đề xuất công ty đăng ký dùng thử tại https://dogoo.vn/ và liên hệ hotline để nhận tư vấn chi tiết.
>> Xem thêm:
- Tự động hóa công ty luật, nhóm pháp chế, văn phòng công chứng
- doDrive: Quản lý tài liệu văn phòng trực tuyến hiệu quả
Dogoo.vn
