Hãy thử tưởng tượng, công ty bạn có hàng ngàn nhân viên và bạn phải tính lương cho họ vào mỗi cuối tháng. Có lẽ công việc tính lương này sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian nếu tính theo cách thủ công. Để tối ưu hoá hoạt động tính lương, doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm chấm công tính lương tự động. Vậy, phần mềm này có thực sự cần thiết không?
Phần mềm chấm công tính lương tự động là gì?
Để tính lương nhân viên, kế toán sẽ dựa vào số ngày làm việc, các công việc đã làm được và lương thưởng. Nếu như khi chưa có ứng dụng chấm công tính lương, nhân viên kế toán sẽ rất vất vả khi phải tính lương hết cho các nhân viên 1 cách thủ công. Và họ có thể gặp phải nhầm lẫn vì khối lượng công việc quá nhiều. Bởi vậy, phần mềm chấm công tính lương ra đời đã giải quyết được rất nhiều công việc.
Đây là phần mềm tính lương tự động dựa vào dữ liệu của máy chấm công. Phần mềm sẽ dựa vào số liệu về số ngày làm việc, số giờ và số ca làm sau đó tính lương tổng cho 1 tháng. Ngoài ra, phần mềm còn quản lý được sự thay đổi tiền lương khi nhân viên chuyển đổi vị trí công việc.
Hiện nay, trên thị trường có cả những phần mềm tính công miễn phí và trả phí. Tuy nhiên, phần mềm miễn phí sẽ giới hạn một số chức năng không sử dụng được. Đòi hỏi người dùng muốn sử dụng những tính năng đó phải trả tiền để mua.
Phần mềm chấm công tính lương tự động có cần thiết?
Phần mềm tính lương tự động rất quan trọng và cần thiết với doanh nghiệp. Nhất là những công ty quy mô lớn hoặc đang trong quá trình mở rộng và phát triển. Bởi công ty quy mô càng lớn, số lượng nhân viên càng nhiều thì càng cần tự động hóa quy trình tính lương. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà phần mềm tính lương tự động mang lại cho doanh nghiệp.
Phần mềm giúp tính lương chính xác và nhanh chóng
Khi nhân viên chấm công, dữ liệu sẽ tự giác được lưu trữ trên hệ thống phần mềm. Sau đó, vào mỗi cuối tháng phần mềm sẽ tự động tính lương cho mỗi nhân viên dựa vào những dữ liệu đã được lưu trữ và cách tính lương do nhà quản trị thiết lập sẵn. Vì thế, phần mềm này giúp tự động tính lương nhanh chóng và đảm bảo sự chính xác tuyệt đối. Nhân viên kế toán không cần phải tốn quá nhiều thời gian tính lương thủ công như trước đây nữa.
Đảm bảo sự công bằng cho tất cả nhân viên
Ứng dụng chấm công tính lương sẽ ghi lại được thời gian chấm công, ngày nghỉ phép,… Vì thế đảm bảo sự công bằng cho tất cả nhân viên. Họ không còn tình trạng vào giờ làm trễ hay tan làm sớm mà không được kiểm soát nghiêm ngặt nữa. Bên cạnh đó, phần mềm cũng ngăn ngừa tình trạng những nhân viên chấm công giúp cho nhau.
Theo dõi được năng suất làm việc của nhân viên
Khi theo dõi bảng lương của nhân viên trên phần mềm, bạn cũng nắm được năng suất làm việc của nhân viên. Ví dụ, một nhân viên có dữ liệu trên phần mềm hiển thị là thường xuyên đi trễ, tan làm sớm thì không thể nói là làm việc tốt. Nhưng một nhân viên có bảng lương hiển thị là thường xuyên được thưởng vì đạt hay vượt KPI thì có năng lực làm việc xuất sắc hơn.
Giúp doanh nghiệp cân đối dòng tiền
Để hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp phải tính toán sao cho số tiền chi ra ít hơn doanh thu để có lợi nhuận. Khi theo dõi bảng lương tổng của tất cả phòng ban, doanh nghiệp cũng có thể đánh giá được lượng tiền lương đó có xứng đáng với kết quả làm việc không và có cơ sở cân đối lại tiền lương sao cho hợp lý.
Nên lưu ý gì để lựa chọn được phần mềm chấm công tính lương phù hợp?
Để lựa chọn được phần mềm tính lương phù hợp, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:
- Phần mềm phải có đủ các tính năng chấm công, tính lương, tính các khoản khấu trừ hay lương thưởng, quản lý thời gian làm việc của nhân viên,…
- Phần mềm phù hợp có giao diện dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.
- Phần mềm phải hỗ trợ nhà quản trị lập báo cáo về tình hình lương thưởng.
- Dù sử dụng bất kì phần mềm nào, bạn cũng nên quan tâm tới tính bảo mật của ứng dụng đó để tránh làm lộ thông tin doanh nghiệp.
- Hãy lựa chọn phần mềm tính lương ở đơn vị uy tín, có chính sách hỗ trợ tốt.
Phần mềm chấm công tính lương tự động rất cần thiết với doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty có quy mô nhân lực rộng lớn. Vì thế, doanh nghiệp nên chú trọng nhiều hơn vào việc đầu tư phần mềm để tự động hóa quy trình tính lương.
>Xem thêm
Dogoo.vn
