Với mẫu thu thập yêu cầu dự án, nhà quản lý dự án có thể hợp lý hóa quy trình và đảm bảo rằng các bên liên quan dễ dàng hoàn thành phần việc của họ. Do đó, đừng bỏ qua bước quan trọng này.
Để giúp bắt đầu quá trình, chúng tôi đã tổng hợp thông tin chính về thu thập yêu cầu cùng với một số mẹo hữu ích để tối đa hóa hiệu quả của từng mẫu. Hãy bắt đầu bằng cách xác định mẫu thu thập yêu cầu là gì.
Thu thập yêu cầu dự án là khâu quan trọng
Mẫu thu thập yêu cầu cho quản lý dự án là gì?
Nội dung tóm tắt
hide
Mẫu thu thập yêu cầu là một danh sách chi tiết về những gì cần thiết để hoàn thành dự án đúng thời hạn, đủ ngân sách cũng như tất cả các tính năng và chức năng được yêu cầu. Nó cũng phác thảo các quy trình mà nhóm sử dụng trong giai đoạn nghiên cứu và thu thập.
Thu thập các yêu cầu là một phần không thể thiếu của bất kỳ dự án nào, nhưng quá trình này có thể hơi khác một chút tùy thuộc vào phạm vi dự án.
Tại sao nên sử dụng mẫu thu thập yêu cầu cho quản lý dự án?
Mẫu thu thập yêu cầu tạo ra một kênh liên lạc giữa bạn và khách hàng hoặc các bên liên quan. Nếu một dự án được đưa vào sản xuất mà không trải qua quy trình thu thập yêu cầu, thì rất có thể dự án đó sẽ cần lâu hơn, tốn kém hơn để đáp ứng đúng các mục tiêu và mong đợi của khách hàng.
Phác thảo những kỳ vọng của khách hàng, người dùng và thành viên nhóm ở một nơi có thể tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc. Mẫu thu thập yêu cầu mang đến cho mọi người tham gia cơ hội xem xét và đồng ý về những gì cần thiết để đạt được mục tiêu cuối cùng của dự án. Khi được thực hiện theo cách này, mọi thứ liên quan đến dự án sẽ trở nên rõ ràng.
Hãy nghĩ về mẫu thu thập yêu cầu như một ‘công thức tổng thể’ để xây dựng sản phẩm hiệu quả nhất có thể. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ này theo những cách khác để đạt được cùng một mục tiêu cuối cùng.
Sử dụng các mẫu để thu thập các yêu cầu ở các định dạng khác nhau
Trước hết, bạn cần cho biết có bao nhiêu nguồn mà yêu cầu dự án của bạn có thể bắt nguồn từ đó. Điều quan trọng là phải hiểu cách một mẫu thu thập yêu cầu có thể được điều chỉnh cho phù hợp với các tình huống khác nhau. Hãy xem xét một số trường hợp phổ biến về cách bạn có thể thay đổi định dạng của mẫu thu thập yêu cầu.
Mẫu phỏng vấn
Các cuộc phỏng vấn trực tiếp cho phép nhóm của bạn thu thập các yêu cầu trực tiếp từ bên yêu cầu trong thời gian thực. Điều này không chỉ có thể xác định khách hàng hoặc các bên liên quan muốn gì ở sản phẩm cuối cùng mà còn có thể giúp xác định mong muốn và nhu cầu của người dùng cuối. Bắt đầu với một mẫu phỏng vấn giúp đảm bảo nhóm của bạn hỏi đúng câu hỏi trong các cuộc phỏng vấn.
Sử dụng bảng câu hỏi phỏng vấn là một ý tưởng hay
Mẫu khảo sát
Khi một cuộc phỏng vấn không phải là một lựa chọn, một cuộc khảo sát có thể hiệu quả trong việc thu thập các yêu cầu. Bắt đầu với một mẫu khảo sát cho biết các danh mục hoặc chủ đề mà các nhóm có thể cần phản hồi. Từ đó, các câu hỏi có thể được điều chỉnh dựa trên dự án hoặc khách hàng và bạn có thể nhận phản hồi từ nhiều bên để có được bức tranh toàn cảnh về các yêu cầu.
Mẫu quan sát
Quan sát thời gian thực của người dùng cuối cung cấp thông tin chi tiết ở cấp độ khó khai thác hơn. Mẫu quan sát giúp bạn chuẩn bị các câu hỏi để hỏi trong quá trình quan sát cùng với các danh mục chính mà bạn muốn tìm hiểu thêm từ người dùng. Quan sát cách họ điều hướng sản phẩm, những khó khăn họ gặp phải và những gì được ưa thích, mang lại hiệu quả tốt cho người dùng.
Các mẫu suy luận
Các mẫu suy luận này dành không gian để chia sẻ ý tưởng mà không cần quan tâm đến các giả định dự án hiện có. Mục tiêu là để đạt được những quan điểm mới về cách đạt được các mục tiêu của dự án. Sau khi bạn nghĩ ra các bước về cách đạt được mục tiêu của mình, hãy cùng nhau vượt qua ranh giới về cách đạt được mục tiêu đó.
Mẫu nhóm tập trung
Tạo một nhóm tập trung có thể mang lại thông tin tương tự như quan sát trực tiếp. Thông thường, một nhóm tập trung sẽ bao gồm những người dùng cuối bày tỏ nhu cầu của họ đối với sản phẩm. Mẫu nhóm tập trung có thể giúp bạn tạo trải nghiệm nhất quán cho nhóm; đặc biệt là tạo tiền đề cho các phiên làm việc tập trung tiếp theo để thu thập phản hồi về các yêu cầu đã đề cập trước đó.
Khám phá những gì các bên liên quan cần từ dự án của bạn là một trong những nỗ lực đầu tiên mà nhóm của bạn cùng nhau thực hiện. Một hệ thống quản lý dự án giúp tăng cường giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và cho phép khách hàng hoặc các bên liên quan khác tham gia khi thích hợp sẽ giúp bạn thu thập các yêu cầu hiệu quả hơn.
Năm giai đoạn thu thập yêu cầu cho quản lý dự án là gì?
Năm giai đoạn chính của quá trình thu thập yêu cầu là:
- Xác định mục tiêu
- Phân tích các yêu cầu hiện có
- Chọn nhiệm vụ ưu tiên
- Lập tài liệu và phê duyệt các yêu cầu
- Duy trì và cập nhật
- Một số thách thức phổ biến đối với việc thu thập yêu cầu là gì?
05 bước để thu thập thông tin yêu cầu về dự án
Một thách thức đáng kể đối với việc thu thập yêu cầu là thiếu công cụ tương tác giao tiếp. Các yêu cầu không phù hợp từ các bên liên quan khác nhau có thể trì hoãn một dự án cho đến khi tìm thấy sự thỏa hiệp.
Giải quyết vấn đề này bằng cách tổ chức các cuộc họp hoặc cuộc gọi thường xuyên với sự tham dự của tất cả các bên và bằng cách sử dụng một nền tảng cộng tác như Dogoo Office sẽ giúp thu thập tất cả thông tin cần thiết ở một nơi có thể truy cập được.
Xem thêm:
- Mẫu excel lưu trữ cuộc gọi cho chăm sóc khách hàng
- Phần mềm quản lý tiến độ dự án giúp báo cáo nhanh như thế nào?
Dogoo.vn
