Hầu hết các công ty không có thời gian để chờ đợi với hy vọng rằng các dự án của họ sẽ hoàn thành đúng hạn và các nhà quản lý dự án không thể để họ thất vọng. Một trong những cách tốt nhất để tăng tốc độ dự án là sử dụng công cụ quản lý thời gian dự án.
Nội dung tóm tắt
hide
Đó là khi quản lý thời gian trở thành chìa khóa. Với một lịch trình dự án được quản lý phù hợp, các thành viên trong nhóm hiểu họ cần làm gì, thứ tự phải diễn ra và họ có bao nhiêu thời gian để hoàn thành.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một số khái niệm chính để giải thích việc quản lý thời gian dự án, nhưng sử dụng ngôn ngữ đơn giản hơn. Ngoài ra, hãy chỉ cho bạn một số cách để bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch.
Quản lý thời gian dự án là gì?
Quản lý thời gian dự án đề cập đến việc quản lý thời gian cần thiết để hoàn thành các hoạt động của dự án. Điều này đảm bảo rằng bạn đáp ứng các cam kết về tiến độ và thời hạn được nêu trong kế hoạch dự án.
Viện Quản lý Dự án (PMI) chia việc quản lý thời gian thành 4 chức năng con hoặc các lĩnh vực của dự án:
- Lập kế hoạch
- lập kế hoạch
- Giám sát
- Điều khiển
Giải quyết vấn đề quản lý thời gian trong từng chức năng con này sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu về thời gian cho tất cả các dự án. Chúng tôi sẽ khám phá tất cả chúng trong một giây.
Tại sao quản lý thời gian dự án lại quan trọng?
Quản lý thời gian dự án tốt sẽ giúp bạn đi được ít nhất một phần ba chặng đường dẫn đến thành công của dự án. Đó là 1 trong 3 yếu tố chính của “tam giác sắt”. Tam giác sắt đề cập đến các yếu tố thành công truyền thống mà các dự án được đo lường.
Bao gồm các yếu tố:
- Ở trong phạm vi dự án đã xác định
- Hoàn thành dự án đúng thời hạn
- Đảm bảo đạt được dự án trong ngân sách
Ok, vậy tôi cần làm gì cho từng giai đoạn?
Hãy chia nhỏ nó ra…
1. Lập kế hoạch
Không có gì đáng ngạc nhiên, đây là lúc bạn sẽ hiểu rất rõ ràng về dòng thời gian tổng thể, hiểu nếu có bất kỳ trường hợp dự phòng nào, đồng thời xem xét tác động và hình phạt nếu dự án kết thúc.
Bất kỳ rủi ro nào liên quan đến việc bàn giao kết quả cuối cùng phải được ghi lại trong nhật ký rủi ro với chủ sở hữu và hành động giảm thiểu.
Các câu hỏi chính cần hỏi:
- Yêu cầu tài nguyên của dự án là gì và tính khả dụng như thế nào?
- Bạn sẽ sử dụng loại phần mềm quản lý dự án nào để hỗ trợ dự án của mình? (Gợi ý: Dogoo Office có tất cả chức năng quản lý thời gian mà bạn cần!)
- Chúng ta có thể học được gì từ cách các dự án trước đây được thực hiện? Có bất kỳ thách thức thời gian?
- Bạn cần tổ chức các cuộc họp theo lịch trình nào và với ai?
Sử dụng câu trả lời của bạn cho những câu hỏi này để lập kế hoạch về cách bạn sẽ tiếp cận việc quản lý, kiểm soát và truyền đạt lịch trình dự án của mình.
Quản lý thời gian dự án là cực kỳ cần thiết
2. Lập kế hoạch
Đây là nơi mà phần lớn các công việc chi tiết được thực hiện về mặt tính toán thời gian mà mỗi yếu tố của dự án cần, cùng với cách khớp tất cả chúng lại với nhau trong dòng thời gian tổng thể.
Từ kế hoạch quản lý dự án của bạn, bạn sẽ có một danh sách các sản phẩm bàn giao chính được yêu cầu từ dự án. Tiếp theo, bạn có thể tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS). Điều này giúp bạn chia nhỏ các sản phẩm chính thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Sau khi bạn có một danh sách nhiệm vụ hoàn chỉnh gồm tất cả các hoạt động riêng lẻ tạo nên sản phẩm bàn giao của dự án, bạn còn 2 việc cần làm:
- Ước tính thời gian mỗi hoạt động sẽ thực hiện
- Xác định các phụ thuộc
Trước tiên hãy xem xét ước tính
Mặc dù đây không phải là một môn khoa học chính xác, nhưng có nhiều yếu tố cần xem xét khi cố gắng tính xem mỗi hoạt động sẽ mất bao nhiêu thời gian. Bên ngoài phạm vi dự án, yếu tố có ảnh hưởng lớn nhất đến việc ước tính thời lượng hoạt động là tài nguyên.
Nguồn nhân lực sẵn có, trình độ kỹ năng và thậm chí cả động lực của họ — rất khó để xác định! – cần được tính đến khi cố gắng ước tính thời lượng hoạt động. Các tài nguyên khác như vật liệu, công cụ và thiết bị cũng cần bao thanh toán.
Có thể đáng để tham khảo bất kỳ thông tin nào mà tổ chức có để giúp bạn đưa ra ước tính chính xác hơn, chẳng hạn như chỉ số năng suất, chính sách ước tính và dữ liệu dự án trong quá khứ.
Xác định các phụ thuộc
Khi bạn đã có bất kỳ ý tưởng nào về việc mỗi tác vụ có thể mất bao lâu, bạn cần xác định các yếu tố phụ thuộc.
Tóm lại, quan hệ phụ thuộc là các nhiệm vụ dựa trên nhiệm vụ dự án trước đó trước khi chúng có thể bắt đầu hoặc kết thúc. Giống như xúc kem trước khi bạn ăn nó. (Trừ khi bạn định lao thẳng vào hộp kem như một con vật…)
Phụ thuộc là một yếu tố quan trọng trong cách bạn sắp xếp các hoạt động.
Khi bạn đã xác định được các yếu tố phụ thuộc và quyết định nhiệm vụ nào có thể chạy đồng thời, bạn có thể bắt đầu sắp xếp lại từng nhiệm vụ của mình vào lịch trình dự án. Với thông tin này, bạn cũng có thể sử dụng phân tích đường găng (CPM) để ước tính thời lượng dự án tổng thể.
Phân tích đường găng để tìm ra con đường
Nhưng phương pháp đường găng là gì? Đây là những Đây là những hoạt động xuyên suốt đi từ thời điểm khởi công đến thời điểm kết thúc dự án , từ khi bắt đầu dự án cho đến khi kết thúc, phải được hoàn thành đúng hạn nếu dòng thời gian tổng thể của dự án không bị điều chỉnh.
Khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trên đường dẫn quan trọng cần phải phù hợp với dòng thời gian tổng thể của dự án đã được thống nhất trong giai đoạn lập kế hoạch dự án. Nếu không, bạn sẽ phải ngồi lại nói chuyện với nhà tài trợ dự án của mình.
Hiển thị mức độ phức tạp này có thể phức tạp. Đây là lúc các tính năng như biểu đồ Gantt thực sự phát huy tác dụng của chúng.
Biểu đồ Gantt có thể giúp bạn…
- Chia cấu trúc dự án tổng thể thành các nhiệm vụ nhỏ hơn
- Xác định con đường quan trọng và hiển thị dòng thời gian dự án tổng thể
- Lên lịch và xác định chủ sở hữu cho từng hoạt động bắt buộc
- Xác định sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ để các thành viên trong nhóm có thể thấy những gì cần hoàn thành và theo thứ tự nào
Đương nhiên, tại Dogoo Office, chúng tôi có một ví dụ tuyệt vời, đơn giản để kết hợp với nhau và hấp dẫn trực quan. Chúng tôi cũng có một tính năng biểu đồ Gantt mới và được cải tiến để giúp bạn thực hiện nhanh chóng và tùy chỉnh tính năng này cho phù hợp với quy trình làm việc của mình.
Vì vậy, tóm lại, khi kết thúc giai đoạn này, bạn nên biết:
- Các công việc cần phải được thực hiện
- Trình tự công việc cần hoàn thành trong
- Thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ riêng lẻ, từng sản phẩm có thể bàn giao và thời gian ước tính tổng thể để bàn giao dự án
3. Giám sát
Khi bạn đã xác định được lộ trình quan trọng và ước tính thời lượng cho từng hoạt động, bạn sẽ có thể ước tính thời gian sớm nhất và muộn nhất mà mỗi hoạt động có thể bắt đầu và kết thúc mà không ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể của dự án.
Công việc của bạn ở giai đoạn này là theo dõi cẩn thận cách thức thực hiện từng hoạt động, đặc biệt là những nhiệm vụ nằm trong lộ trình quan trọng.
Nếu bất kỳ điều nào trong số đó trượt ngoài dự tính, dòng thời gian tổng thể sẽ bị trì hoãn. Bạn sẽ phải thực hiện hành động giảm thiểu, chẳng hạn như tăng số lượng tài nguyên được phân bổ để thực hiện một nhiệm vụ trên đường găng. Điều đó sẽ giảm thời gian cần thiết và đưa dòng thời gian trở lại trong tầm kiểm soát.
4. Kiểm soát
Với tư cách là người quản lý dự án, điều quan trọng là bạn phải hành động để kiểm soát lịch biểu của mình nếu việc giám sát cho thấy có vấn đề.
Có một số biện pháp chủ động mà bạn có thể thực hiện để giảm thời gian tổng thể của dự án nếu xuất hiện sự chậm trễ.
Lưu ý: các biện pháp này sẽ chỉ tác động đến tiến độ tổng thể của dự án nếu chúng liên quan đến các hoạt động trên đường găng.
Như đã đề cập ở trên, việc thêm tài nguyên vào một nhiệm vụ có thể làm giảm thời lượng của nó — nhiều người giúp công việc trở nên nhẹ nhàng và nhanh hơn.
Bạn cũng có thể chồng chéo các nhiệm vụ để một nhiệm vụ bắt đầu trước khi một nhiệm vụ khác kết thúc. Điều này được gọi là “theo dõi nhanh”. Nó di chuyển hiệu quả thời điểm bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ đó về phía trước và giảm thời gian tổng thể của dự án. Điều này có thể rủi ro vì nó làm tăng thêm độ phức tạp và có thể làm quá tải nhóm dự án.
Cả hai biện pháp này cũng có thể làm tăng thêm chi phí cho dự án và rủi ro và chi phí gia tăng cần được cân nhắc cẩn thận so với lợi ích dự kiến.
Mặc dù biết về các tùy chọn này là điều tốt, nhưng việc xây dựng linh hoạt vào đường cơ sở lịch trình ngay từ đầu hầu như luôn là một ý tưởng hay, miễn là nó được khách hàng chấp nhận.
Tại sao bạn nên chọn Dogoo Office?
Quản lý thời gian dự án có thể là một công việc khó khăn. Nó trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nhờ phần mềm quản lý dự án hiệu quả giải quyết một số nhiệm vụ phức tạp hơn.
Nền tảng tất cả trong một của chúng tôi có thể giúp xử lý mọi thứ mà dự án của bạn cần, từ đầu đến cuối!
Các nhóm thích sử dụng phần mềm của chúng tôi vì nó tiện ích và dễ sử dụng. Nó cũng đi kèm với tất cả các tính năng quản lý thời gian mà họ khao khát.
Sau đây là một số cách khác mà chúng tôi có thể trợ giúp:
- Sử dụng chế độ xem khối lượng công việc của chúng tôi để đo lường năng lực
- Sử dụng cột dòng thời gian của chúng tôi để chọn phạm vi ngày
- Sử dụng cột trạng thái của chúng tôi để xem dự án đang ở giai đoạn nào
- Sử dụng các cột tiến độ của chúng tôi để so sánh số giờ theo kế hoạch với số giờ thực tế đã bỏ ra
- Sử dụng biểu đồ và đồ thị của chúng tôi để tạo dòng thời gian
- Sử dụng tiện ích dòng thời gian gantt chart của chúng tôi để xem nhiều dòng thời gian cùng một lúc
Hãy dùng thử với chúng tôi ngay hôm nay và tận hưởng việc quản lý thời gian thú vị và dễ dàng như thế nào với Dogoo Office.
Xem thêm:
- Cách quản lý cuộc họp công ty hiệu quả hơn, tốt hơn
- Nhà quản lý cần làm việc thông minh hơn và tránh kiệt sức?
Dogoo.vn
