Các chủ doanh nghiệp biết rằng quản lý quy trình làm việc rất quan trọng để vận hành doanh nghiệp của họ một cách suôn sẻ. Nhưng cách tốt nhất để quản lý và theo dõi đơn đặt hàng của khách hàng là gì? Hướng dẫn này sẽ giúp bạn bắt đầu sắp xếp lệnh làm việc của mình với hiệu quả tối đa.
Trong kinh doanh, quản lý công việc là quá trình tạo, phân công và theo dõi các công việc như sửa chữa, dịch vụ hoặc nhiệm vụ bảo trì.
Việc quản lý công việc trong doanh nghiệp giúp hợp lý hóa hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý hàng tồn kho, tự động hóa các thói quen và kiểm soát nhiều hơn các quy trình cần thiết để hoàn thành công việc đúng hạn và theo tiêu chuẩn chất lượng của công ty.
Bằng cách tạo việc và phân công chúng cho các nhân viên cụ thể trên một nền tảng tập trung, bạn có thể đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ đều được chú ý đúng mức.
Hướng dẫn cơ bản về quản lý công việc hiệu quả
Việc theo dõi lệnh làm việc rất quan trọng trong các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vì nó giúp sắp xếp các yêu cầu công việc, lên lịch và phân bổ nguồn lực cho các nhiệm vụ cũng như kiểm soát tiến độ công việc.
Theo dõi tiến độ xử lý công việc, đơn hàng là cần thiết
Giao việc/ Lệnh công việc
Giao việc là yêu cầu về các dịch vụ hoặc sản phẩm cụ thể cần được giao hoặc sản xuất, thường là từ khách hàng đến nhà cung cấp. Giao việc có thể dành cho nhiều công việc sửa chữa, dịch vụ thực địa, yêu cầu bảo trì hoặc các dự án cụ thể. Là một tài liệu, lệnh công việc yêu cầu hoặc cho phép cung cấp một dịch vụ cụ thể. Ví dụ, bạn có thể tạo giao việc để sửa chữa điện thoại di động, lắp đặt mái nhà, quy trình bảo trì dự đoán hoặc sửa đổi trang phục.
Có một số điều cần cân nhắc khi tạo lệnh làm việc:
- Khách hàng là ai?
- Công việc cần phải làm là gì?
- Thông số kỹ thuật là gì?
- Ngày giao hàng là khi nào?
- Chi phí là bao nhiêu?
- Ai sẽ thực hiện công việc này?
- Công việc sẽ được theo dõi và giám sát như thế nào?
Việc tạo lệnh làm việc có vẻ khó khăn, nhưng bạn càng làm nhiều thì càng dễ dàng hơn. Ngoài ra, nhiều giải pháp quản lý lệnh làm việc có mẫu, tự động hoàn thành, khả năng hiển thị dữ liệu theo thời gian thực và các tùy chọn tùy chỉnh có thể giúp bạn hợp lý hóa việc lưu trữ hồ sơ.
Tạo tự động các biểu mẫu doanh nghiệp
Cách xử lý giao việc
- Đính kèm càng nhiều thông tin càng tốt vào lệnh làm việc để đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng thông số kỹ thuật của bạn và yêu cầu của khách hàng.
- Thêm phụ tùng thay thế, thiết bị, vật tư tiêu hao hoặc các mặt hàng khác cần thiết cho công việc.
- Giao lệnh làm việc cho một kỹ thuật viên hoặc nhóm có sẵn.
- Thông báo cho người hoặc phòng ban rằng lệnh công việc đã được giao cho họ (qua tin nhắn hoặc thông báo qua email).
- Theo dõi tiến độ thực hiện lệnh làm việc và cung cấp thông tin cập nhật khi cần thiết.
- Đóng lệnh làm việc khi nó hoàn tất.
- Bạn có muốn xem cách xử lý lệnh làm việc trong Orderry dễ dàng như thế nào không?
Cách đóng công việc
Bạn sẽ cần thực hiện một vài bước cuối cùng để đóng giao việc đúng cách. Trước tiên, hãy đảm bảo rằng tất cả công việc đã thực hiện đều được ghi chép đầy đủ: các dịch vụ được cung cấp được ghi lại, các bộ phận chính xác đã được sử dụng và công việc đã được thực hiện theo sự hài lòng của khách hàng. Sau khi hoàn tất tài liệu, bạn phải gửi lệnh làm việc để phê duyệt hoặc cập nhật trạng thái lệnh làm việc theo quy trình làm việc sửa chữa của bạn.
Tại sao việc quản lý công việc lại quan trọng?
Quản lý công việc giúp kiểm soát công việc nào đã hoàn thành, công việc nào đang tiến hành và công việc nào được lên lịch cho tương lai. Đây cũng là một cách hiệu quả để theo dõi chi phí liên quan đến từng công việc.
Bằng cách tạo lịch xử lý cho từng yêu cầu dịch vụ và theo dõi vật liệu đã sử dụng và số giờ làm việc, bạn có thể dễ dàng theo dõi chi phí thực tế của mình và đảm bảo rằng bạn đang tính đủ tiền cho các dịch vụ của mình.
Về lâu dài, bạn sẽ biết liệu doanh nghiệp có tạo ra lợi nhuận cho từng công việc hay không và liệu khách hàng có nhận được những gì họ mong đợi với số tiền bỏ ra hay không.
06 Mẹo để theo dõi đơn thông tin đơn hàng
Mẹo 1. Quản lý theo thời gian thực với phần mềm
Sử dụng giải pháp phần mềm được thiết kế riêng để theo dõi trực quan công việc đã hoàn thành. Bạn có thể theo dõi tiến độ và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Đảm bảo bạn có hệ thống phân công công việc cho các nhân viên cụ thể và hướng dẫn chi tiết về quy trình xử lý lệnh làm việc. Do đó, mọi người đều biết trách nhiệm của mình và công việc được hoàn thành đúng hạn.
Mẹo 2. Tự động tạo các biểu mẫu nhờ Dogoo Office
Tạo mẫu cho các biểu mẫu, tài liệu chuẩn mà bạn cần tạo khi xử lý lệnh làm việc. Ví dụ, với trình chỉnh sửa mẫu trực quan trong Dogoo Office, bạn có thể chỉnh sửa các trường tùy chỉnh và bật tính năng tự động điền vào tất cả các tài liệu thông thường như báo giá và hóa đơn.
Theo cách này, dữ liệu biến được lưu trữ trong tài khoản của bạn sẽ có sẵn khi bạn tạo tài liệu từ lệnh làm việc hoặc bán hàng. Nhân viên của bạn sẽ không còn phải nhập thủ công thông tin về khách hàng, sản phẩm hoặc lệnh làm việc nữa.
Mẹo 3. Giám sát tiến độ, kết quả
Theo dõi tiến độ công việc, không chỉ kết quả — để tránh việc bỏ lỡ thời hạn và làm khách hàng thất vọng, bạn nên theo dõi toàn bộ quy trình công việc, từ yêu cầu đến khi hoàn thành. Theo cách này, bạn có thể giải quyết các vấn đề trước khi lệnh làm việc đến hạn.
Giám sát bán hàng hiệu quả hơn với doPOS
Ví dụ, trong phần mềm quản lý bán hàng doPOS, bạn có thể kiểm soát thời hạn và từng giai đoạn xử lý sửa chữa đồ trang sức bằng cách sử dụng trạng thái. Bạn chỉ cần cấu hình các quy tắc để chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác để xây dựng các quy trình công việc khác nhau cho các loại lệnh làm việc khác nhau. Ngoài ra, có thể thiết lập giới hạn thời gian trạng thái cho từng trạng thái để bạn có thể thấy được quá trình bị chậm trễ ở đâu.
Mẹo 4. Quản lý thay đổi của đơn hàng
Sau khi đơn hàng đã được lên, một số thay đổi về yêu cầu hoặc yêu cầu bổ sung của khách hàng có thể xảy ra. Việc cập nhật thông tin cho nhân viên của bạn là điều cần thiết để duy trì môi trường làm việc hiệu quả và có tổ chức. Khi sử dụng phần mềm Dogoo Office, bạn có thể thiết lập thông báo tự động qua điện thoại hoặc email cho nhân viên khi lệnh làm việc của họ thay đổi hoặc khi họ được giao nhiệm vụ mới.
Sẵn sàng tự động hóa quy trình xử lý lệnh làm việc trong công ty của bạn? Đăng ký ngay để sử dụng Orderry miễn phí trong 7 ngày.
Mẹo 5. Nhắc lịch tự động với những đơn hàng đặt trước
Quản lý các đơn đặt hàng và giao hàng đúng hẹn luôn là mục tiêu của bất kỳ người quản lý nào. Việc giao hàng đúng và đủ giúp nâng cao chữ tín với khách hàng. Đừng để các đơn hàng quá tải che lấp mất lịch trình timeline của đơn hàng.
Hãy để việc ghi nhớ lịch trình cho phần mềm đảm nhiệm. Bạn và đội ngũ của mình có thể toàn tâm toàn ý tập trung vào công việc chuyên môn.
Xử lý đơn hàng với nền tảng thống nhất từ Dogoo
Mẹo 6. Lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng phù hợp
Khi lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng phù hợp cho dịch vụ tại hiện trường, sửa chữa hoặc quản lý bảo trì, hãy cân nhắc những yếu tố quan trọng sau:
- Đánh giá nhu cầu và yêu cầu cụ thể của bạn. Xem xét quy mô tổ chức của bạn, mức độ phức tạp của các quy trình sửa chữa hoặc bảo trì hiện có và các tính năng và chức năng chính mà bạn yêu cầu trong một ứng dụng. Tìm kiếm một ứng dụng cung cấp các mẫu quy trình làm việc có thể tùy chỉnh, lịch trình bảo trì phòng ngừa, theo dõi hàng tồn kho, lịch sử bảo trì đầy đủ và khả năng tạo báo cáo và phân tích.
- Đa nền tảng. Đảm bảo ứng dụng thân thiện với người dùng và có khả năng truy cập trên nhiều thiết bị. Điều này tác động đến việc ứng dụng và tính dễ sử dụng cho đội ngũ dịch vụ tại chỗ, nhân viên văn phòng hoặc nhóm bảo trì của bạn.
Đọc các bài đánh giá và tìm kiếm khuyến nghị từ các chuyên gia khác trong ngành của bạn để có được cái nhìn sâu sắc có giá trị về hiệu quả và độ tin cậy của các ứng dụng quản lý công việc khác nhau.
Tóm lại
Quy trình quản lý công việc nói chung và quản lý đơn hàng nói riêng là điều cần thiết để điều hành một doanh nghiệp nhỏ thành công. Nó có thể giúp bạn theo dõi công việc nào cần phải làm, khi nào cần phải làm và ai chịu trách nhiệm về công việc đó.
Nền tảng quản trị hợp nhất giúp bạn quản lý công việc và kinh doanh hiệu quả
Cách hiệu quả nhất để quản lý công việc là sử dụng phần mềm quản lý chất lượng, nơi bạn có thể truy cập thông tin chi tiết về từng lệnh làm việc trong vài giây, chẳng hạn như các nhiệm vụ đã hoàn thành, thời gian hoàn thành công việc và chi phí vật liệu đã sử dụng.
Bạn cũng có thể theo dõi tiến độ của từng công việc, phân công nhiệm vụ cho các kỹ thuật viên và quản lý bảo trì, và theo dõi khách hàng của mình sau khi hoàn thành công việc.
>> Xem thêm:
- Quản lý công việc: Cách doanh nghiệp hưởng lợi từ tự động hóa
- Chọn công cụ tự động hóa quy trình hiệu quả: Bạn đã biết?
Dogoo.vn
