Đôi khi, tình trạng vượt phạm vi trong quản lý dự án xảy ra bất kể bạn có lên kế hoạch hay chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu. Khi điều đó xảy ra, điều quan trọng là phải ghi chép lại mọi thứ và trao đổi với nhóm và các bên liên quan của bạn.
Hãy cùng xem xét cách giải quyết tình trạng vượt phạm vi khi nó xuất hiện trong dự án của bạn.
1. Ưu tiên giao tiếp
Với tư cách là người quản lý dự án, bạn là điểm giao tiếp chính cho mọi công việc của dự án. Nếu phạm vi dự án bắt đầu thay đổi, hãy chủ động và báo cho khách hàng và các bên liên quan của bạn. Thảo luận về cách thay đổi ảnh hưởng đến dự án và ngân sách.
2. Theo dõi những thay đổi về phạm vi thông qua việc lập phiên bản và báo cáo
Không phải mọi thay đổi trong dự án đều dẫn đến thay đổi phạm vi. Đôi khi những điều bất ngờ xảy ra: ai đó bị bệnh, một bên liên quan mất tích và không thể cung cấp phản hồi, một đứa trẻ chào đời! Những thứ này đều có thể khiến thời gian dự án bị thay đổi.
Nếu kế hoạch thay đổi (và khả năng cao là sẽ thay đổi), hãy đảm bảo theo dõi những thay đổi đó. Đừng bao giờ cố gắng cập nhật mốc thời gian mà không thông báo cho mọi người liên quan. Luôn truyền đạt theo nhiều cách.
Quản lý dự án phải luôn bình tĩnh trước mọi thay đổi
Sau đây là một số chiến lược hữu ích để truyền đạt những thay đổi:
Cung cấp kế hoạch dự án được cập nhật
Cập nhật tất cả các tác vụ bị ảnh hưởng và ghi chú về các phần mở rộng trong phiên bản mới nhất của bạn. Ví dụ, nếu khách hàng bỏ lỡ một mốc quan trọng và thời hạn được gia hạn, hãy ghi chú vào tác vụ đã lên kế hoạch. Hầu hết các phần mềm lập kế hoạch đều có trường “ghi chú” tiện dụng, vì vậy, bạn có thể dễ dàng nhập bình luận như sau:
Ngày cơ sở là [tháng/ngày/năm/]. Ngày thực tế được điều chỉnh vào [tháng/ngày/năm/] vì [lý do].
Sau khi bạn đã cập nhật mọi thứ và kiểm tra lại ngày tháng, hãy tạo phiên bản mới và lưu phiên bản cũ ở nơi an toàn.
Mẹo của Dogoo Work: Kéo và thả các tác vụ để cập nhật kế hoạch của bạn và nhận câu trả lời về thời gian mới trong vòng vài phút. Bạn cũng nên tạo các giai đoạn cho kế hoạch của mình để theo dõi nhiều phiên bản mà bạn có thể gặp phải.
Ngoài ra, trên công cụ quản lý dự án của Dogoo Work, bạn cũng có thể thêm các công việc phụ thuộc vào biểu đồ Gantt của bạn có thể thực sự hữu ích khi bạn có một dự án yêu cầu các tác vụ phải được thực hiện theo một thứ tự nhất định, vì vậy hãy đảm bảo kiểm tra các tác vụ đó trong doWork. Theo cách đó, khi bạn lên lịch lại một tác vụ, bất kỳ tác vụ nào khác phụ thuộc vào tác vụ đó cũng sẽ tự động được lên lịch lại.
Cung cấp bản cập nhật trong báo cáo trạng thái dự án
Bạn nên luôn báo cáo về trạng thái dòng thời gian hiện tại trong các báo cáo trạng thái thường xuyên của mình , vì vậy đây là nơi hoàn hảo để chia sẻ các cập nhật bạn đã thực hiện cho kế hoạch của mình. Bạn có thể chọn sao chép ghi chú đã thực hiện trong kế hoạch của mình hoặc thậm chí đính kèm kế hoạch để xem xét và thảo luận.
Lưu trữ những thông tin thay đổi về dự án một cách khoa học
Lưu ý hoặc thêm thay đổi vào tài liệu yêu cầu dự án của bạn
Tài liệu này được tạo ra để nhóm của bạn xem xét/sửa đổi và kiểm tra trong suốt dự án. Đừng quên tham khảo lại và cập nhật vì đôi khi tài liệu có thể bị chôn vùi trong dự án.
Phải làm gì khi một dự án vượt quá ngân sách
Mọi người ghét nói về tiền. Công việc của bạn là nói về những điều mọi người ghét. Đó chính là cách làm việc của các nhà quản lý dự án.
Vì vậy, cách tốt nhất để tiếp cận các chủ đề như vượt ngân sách và phạm vi mở rộng là xử lý chúng trực tiếp và lập tài liệu, lập tài liệu, lập tài liệu! Nhưng thường thì không chỉ bắt đầu bằng tài liệu! Mà bắt đầu bằng một cuộc trò chuyện về công việc.
Sự thay đổi phạm vi không bao giờ nên là điều bất ngờ đối với bạn hoặc khách hàng của bạn. Họ sẽ không gọi đó là “phạm vi mở rộng” nếu nó không từ từ xâm chiếm bạn.
Chắc chắn, một số yêu cầu rõ ràng nằm ngoài phạm vi của bạn và bạn có thể giải quyết chúng ngay lập tức. Nhưng thường có một tính năng hoặc yêu cầu bắt đầu như một phần phạm vi có thể quản lý được và dần dần phát triển thành thứ gì đó khác.
Các bạn của tôi ơi, đây chính là sự mở rộng phạm vi. Và nhiệm vụ của bạn là phải theo dõi những điều này và đảm bảo chúng không làm ảnh hưởng đến ngân sách của bạn.
Giảm thiểu rủi ro phạm vi mở rộng bằng cách giao tiếp cởi mở
Khi bạn nhận ra một bên liên quan sắp làm tiêu tốn ngân sách của mình, hãy sử dụng tài liệu và báo cáo tình hình để nêu rõ vấn đề.
Bước đầu tiên là đánh giá lại ngân sách và lưu ý công việc đang đi theo hướng nào. Xem xét giờ dự án và ước tính nỗ lực, sau đó kiểm tra với nhóm của bạn để xem họ có mong đợi vượt quá không. Nếu có, bạn cần thông báo ngay cho khách hàng của mình.
Ngay cả khi họ nghĩ rằng họ sẽ đạt được mục tiêu, bạn vẫn có thể muốn cho khách hàng của mình biết về rủi ro tiềm ẩn. Sẽ không có hại gì khi cho họ thấy bạn đang suy nghĩ trước và có ý thức về ngân sách.
Thảo luận về vấn đề này có thể khiến bạn cảm thấy không thoải mái, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Việc nêu vấn đề sớm sẽ giúp bạn có thời gian suy nghĩ về kế hoạch giảm thiểu và thảo luận với khách hàng. Thêm vào đó, bằng cách không đợi đến phút cuối mới nêu vấn đề, bạn đang định vị vấn đề theo cách giúp mọi người liên quan đưa ra cách tiếp cận hợp lý đối với sự thay đổi.
Bạn luôn có phạm vi và lịch trình cơ sở để hỗ trợ bạn. Một cuộc thảo luận được nghiên cứu và lập kế hoạch kỹ lưỡng xung quanh rủi ro phạm vi leo thang sẽ giúp bạn, khách hàng của bạn và vấn đề tiềm ẩn cảm thấy thoải mái. Mọi thứ đều có thể được giải quyết bằng cách lập kế hoạch và thảo luận.
Quản lý ngân sách dự án chặt chẽ
Đôi khi bạn sẽ đến lúc nhóm không thể tiếp tục làm việc nếu không có yêu cầu thay đổi ngân sách, nhưng khách hàng lại không muốn đồng ý. Thật khó chịu!
Không bao giờ dễ dàng để tiến hành trong những điều kiện này, nhưng với tư cách là người quản lý dự án, bạn phải đưa ra các lựa chọn. Sau đây là một số tình huống để suy nghĩ:
- Bạn có thể trao đổi phạm vi không? Nghĩa là, nếu nhóm của bạn chấp nhập sự thay đổi phạm vi dự án, bạn có thể cắt giảm thứ gì đó khác khỏi dự án để bù đắp cho thời gian và/hoặc ngân sách đã mất không?
- Sự thay đổi này sẽ tác động như thế nào đến chất lượng sản phẩm? Nếu nó khiến chất lượng sản phẩm tệ hơn, thì điều đó sẽ tác động như thế nào đến lợi nhuận của bạn?
- Công ty của bạn có sẵn sàng “chi trả” một phần chi phí để phát triển sản phẩm tốt hơn và làm hài lòng khách hàng không? Nếu có, chi phí đó là bao nhiêu?
Bất kể câu trả lời là gì, bạn sẽ cần sự ủng hộ của nhóm và ban quản lý để thực hiện thay đổi tốt nhất cho dự án, khách hàng và công ty của bạn. Đây không bao giờ là quyết định dễ dàng.
Ngân sách dự án cũng cần được giám sát
Kiểm soát chất lượng khi phạm vi dự án thay đổi
Vào cuối ngày, mọi người đều muốn cung cấp một sản phẩm thành công mà họ có thể tự hào. Vì vậy, mặc dù điều quan trọng là hoàn thành một dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách, nhưng đừng quên chất lượng. Kỳ vọng về sản phẩm bạn cung cấp không bao giờ bị lu mờ bởi phạm vi hoặc mốc thời gian.
Tất nhiên, bạn sẽ luôn sử dụng mốc thời gian và ngân sách của mình làm kim chỉ nam. Nhưng điều quan trọng là phải nêu rõ điều gì sẽ khiến dự án thành công trong mắt khách hàng và nhóm của bạn. Đặt những câu hỏi này khi bắt đầu dự án sẽ giúp nhóm của bạn đặt ra một số mục tiêu trong bối cảnh mốc thời gian và ngân sách dự án của bạn:
- Mục tiêu của dự án là gì?
- Điều gì sẽ làm cho dự án thành công?
- Chúng ta có thể làm gì để đảm bảo thành công?
- Bạn sẽ đo lường thành công như thế nào sau khi hoàn thành dự án?
Có mục tiêu giúp bạn thiết lập bối cảnh để bạn có thể đạt được chúng trong phạm vi hạn chế của dự án. Mục tiêu cũng có thể giúp bạn đánh giá tính hợp lệ của các yêu cầu mới khi chúng xuất hiện. Nếu bạn đang gặp phải tình trạng vượt phạm vi và công việc thực sự không đạt được mục tiêu, thì việc cắt bỏ nó sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Ngăn chặn Scope Creep dễ hơn bạn nghĩ
Một nhà quản lý dự án giỏi có thể cảm nhận được phạm vi leo thang ngay từ dấu hiệu đầu tiên. Một nhà quản lý dự án giỏi hơn sẽ dành thời gian để chẩn đoán sự lan rộng phạm vi, nghiên cứu nó và phát triển một cách tiếp cận để chấp nhận hoặc từ chối nó. Những nhà quản lý dự án giỏi nhất sẽ vượt qua tất cả các bước đó và tiếp cận tình huống với một cái đầu tỉnh táo.
Bất kỳ vấn đề nào của dự án—liên quan đến phạm vi hay không—đều có thể được giải quyết bằng một cuộc trò chuyện, tham khảo công việc dự án tương tự trước đây bạn đã thực hiện. Và sẽ thật tuyệt vời nếu bạn có một nền tảng để lưu trữ tập trung thông tin các dự án đã qua.
Trên thực tế, tất cả thời gian bạn dành cho việc tạo ước tính, phạm vi và mốc thời gian sẽ giúp giải quyết mọi vấn đề dễ dàng hơn.
Nếu bạn đang tìm một công cụ quản lý dự án hữu hiệu, đừng quên trải nghiệm dùng thử Dogoo Office ngay bạn nhé!
>> Xem thêm:
- Đừng để mất kiểm soát phạm vi dự án phá hỏng dự án của bạn
- Gantt Chart – Công cụ quản lý dự án tuyệt vời
Dogoo.vn
