Tự động hóa tiền lương đã trở thành một cụm từ thông dụng gần đây. Các giải pháp trả lương tự động đã được các công ty trên toàn thế giới áp dụng. Đặc biệt tính năng tự động hóa thông minh tính lương đã hỗ trợ rất nhiều cho bộ phận nhân sự.
Bạn có biết rằng 67% các tập đoàn vừa và lớn đã tự động hóa bảng lương? Khoảng một nửa trong số đó tận dụng các ứng dụng tại chỗ để quản lý bảng lương, trong khi nửa còn lại triển khai các giải pháp dựa trên đám mây.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn câu trả lời thấu đáo cho ba câu hỏi hàng đầu liên quan đến tự động hóa bảng lương:
- Tự động hóa bảng lương nghĩa là gì?
- Tại sao tự động hóa bảng lương lại đáng để đầu tư vào?
- Làm cách nào để tìm phần mềm tự động tính lương tốt nhất cho một doanh nghiệp đang mở rộng?
Hãy từ bỏ thói quen thủ công trong chấm công, tính lương
Tự động hóa bảng lương: Tại sao các doanh nghiệp cần?
Định nghĩa tự động hóa bảng lương
Tự động hóa bảng lương là một tập hợp các phương pháp và thực tiễn để hợp lý hóa bảng lương thông qua các phương pháp và công nghệ tự động hóa cũng như các giải pháp tự động hóa quy trình.
Nguyên tắc cơ bản của nó là đơn giản hóa quy trình tính lương bằng cách giao các nhiệm vụ và hoạt động thủ công cho các hệ thống tự động hóa kỹ thuật số. Khi phần mềm tự động hóa các thủ tục liên quan đến tiền lương, nó giải quyết mọi thứ: theo dõi chấm công, đơn từ hành chính, tính toán tiền lương và phúc lợi, tiến hành thanh toán, khấu trừ thuế, v.v.
Làm thế nào doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi từ nó? Tìm câu trả lời trong các đoạn tiếp theo.
Ưu điểm của giải pháp tự động hóa tính lương
Sẽ rất có lợi khi kết hợp giải pháp tự động hóa bảng lương vào quản lý quy trình làm việc của bạn. Nó có thể hỗ trợ bạn những điều sau:
Tiết kiệm chi phí
Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi nói với bạn rằng bạn có thể cắt giảm 80% chi phí xử lý bảng lương? Chưa kể rằng các lỗi thủ công trong tính toán có thể quá đắt. Ví dụ: Hãy nghĩ đến tiền phạt bạn phải nộp cơ quan thuế, bhxh do doanh nghiệp phải nộp vì sai sót trong bảng lương.
Loại bỏ sự can thiệp và sai lầm của con người
Nghiệp vụ chấm công, tính lương, phân bổ phúc lợi luôn là công việc khó. Một thống kê cho thấy 33% người sử dụng lao động thường xuyên mắc lỗi bảng lương. Các lỗi phổ biến nhất trong kế toán lương là:
- Phân loại sai nhân viên
- Nhầm lẫn giữa thu nhập chịu thuế và không chịu thuế
- Thuế bị khấu trừ không chính xác từ séc lương
- Tính sai giờ nhân viên
- Vắng mặt/làm thêm giờ không theo dõi, v.v.
Những sai sót này không chỉ khiến các chủ doanh nghiệp phải trả một khoản tiền khổng lồ và các hình phạt dân sự mà còn dẫn đến việc mất đi nhân tài. 49% công nhân cân nhắc rời khỏi công ty sau hai lần bị tính sai lương.
Quản lý nhân sự bằng phần mềm mang lại nhiều lợi ích
Tiết kiệm thời gian
Tùy thuộc vào số lượng nhân viên, các tổ chức hoạt động kém có thể mất tới mười ngày để xử lý hậu quả của một sai lầm trong bảng lương và khắc phục hoàn toàn. Những người giỏi hơn cần từ hai đến bốn ngày để làm việc này.
Bạn có quá nhiều thời gian để phung phí? Trên thực tế, hợp lý hóa các nhiệm vụ tài chính có thể tiết kiệm cho các nhà quản lý 20% thời gian, dựa trên nghiên cứu uy tín của McKinsey.
Tăng cường an toàn dữ liệu
Sử dụng bảng tính có thể dễ dàng dẫn đến vi phạm an ninh. 86% vi phạm dữ liệu có động cơ tài chính, với thông tin đăng nhập cá nhân và chi tiết thanh toán được nhắm mục tiêu thường xuyên nhất.
Các công cụ tự động để tính lương có thể tự hào về các phương pháp mã hóa thông tin đáng tin cậy và tăng cường bảo vệ. Họ bảo mật quyền truy cập bằng mật khẩu hoặc thậm chí cung cấp xác thực đa yếu tố
Đạt được khả năng thích ứng và khả năng phục hồi trước những thách thức tài chính
Công ty của bạn thậm chí có thể trở nên linh hoạt và kiên cường hơn trước mọi tình huống và rủi ro tài chính với các phân tích dự đoán. Điều này có được nhờ phần mềm tự động để quản lý các khoản thanh toán cho nhân viên. Phân tích dự đoán là rất quan trọng đối với quản lý nhân sự chiến lược. Nó cho phép lập kế hoạch ngân sách hiệu quả hơn và phân phối tiền hoàn toàn tuân thủ các nhiệm vụ tài chính và kế toán của bạn.
Đây chỉ là một vài lợi ích mà các doanh nghiệp nhận được với tự động hóa bảng lương. Như bạn có thể thấy, việc sử dụng một công cụ chuyên dụng để tự động theo dõi giờ làm việc của nhân viên, tính toán tiền lương và phúc lợi, khấu trừ thuế, phân tích, báo cáo, v.v. là rất đáng giá.
Cách chọn phần mềm tự động tính lương phù hợp
Dưới đây là danh sách các mẹo phải tuân theo sẽ giúp bạn quyết định công cụ tự động hóa bảng lương phù hợp nhất, dựa trên yêu cầu kinh doanh của bạn.
1. Xác định nhu cầu trả lương của bạn và quyết định ngân sách
Để bắt đầu, hãy tự đặt các câu hỏi để hiểu rõ doanh nghiệp của bạn. Câu trả lời cho những câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn vạch ra những nhu cầu bắt buộc và chỉ rõ những yêu cầu mà bạn có:
- Số lượng nhân viên trong công ty của bạn là bao nhiêu?
- Doanh nghiệp của bạn đang phát triển nhanh như thế nào?
- Bạn có nhân viên bán thời gian hoặc thời vụ không?
- Bạn có muốn đồng bộ bảng lương với các quy trình công việc khác không?
- Bạn có định sử dụng bất kỳ ứng dụng tùy chỉnh nào và tích hợp chúng vào phần mềm không?
- Bạn sẽ chỉ có một quản trị viên hệ thống tính lương?
- Bạn đã sẵn sàng đầu tư bao nhiêu vào tự động hóa bảng lương?
- Bạn mong muốn một phần mềm tính lương linh hoạt như excel không?
Đánh giá phần mềm tính lương, tham khảo câu trả lời của bạn và đưa ra quyết định có lợi cho phần mềm phù hợp với nhu cầu của bạn nhất.
Xu thế tự động hóa kinh doanh đang diễn ra mạnh mẽ
2. Rà soát các tính năng của phần mềm tính lương tự động
Phần mềm tự động tính lương có cho phép bạn quản lý nhân sự đến đâu?
Hãy chú ý đến chức năng của ứng dụng và một số tính năng cần thiết:
- Thời gian và theo dõi chuyên cần của nhân viên
- Tính khấu trừ thuế
- Phân tích thời gian thực để tổng hợp số liệu thống kê
- Tạo báo cáo
- Thông báo tức thì về tiến trình xử lý đơn từ, đề nghị nhân sự
- Nhắc nhở về thời gian nhận lương, đối chiếu lương v.v.
3. Xem xét các công cụ tính lương cung cấp quá trình tự động hóa bằng rô-bốt (RPA)
RPA là một tập hợp con của siêu tự động hóa, do đó, dường như là một trong những xu hướng chuyển đổi kỹ thuật số hàng đầu.
Bảng lương rơi vào một trong các trường hợp có thể sử dụng RPA. Tự động hóa quy trình bằng robot trong quản lý tiền lương đảm bảo độ chính xác cao, tăng cường bảo mật, tăng năng suất, giải pháp nhanh chóng, v.v.
4. Yêu cầu bản demo và bắt đầu dùng thử miễn phí
Bạn sẽ muốn xem mọi thứ hoạt động như thế nào khi công cụ được chọn tự động hóa quy trình tính lương của bạn, phải không?
Kiểm tra phiên bản demo của sản phẩm để có giải thích trực quan toàn diện. Ngoài ra, hãy đăng ký dùng thử miễn phí để kiểm tra. Nó có thể quản lý các quy trình nhanh như thế nào? Bạn sẽ không bao giờ biết nếu không thử.
Hiện nay một số phần mềm chấm công tính lương cho phép bạn trải nghiệm dùng thử 15 ngày. Do đó, đừng bỏ qua những công cụ miễn phí như này để tìm hiểu về mức độ đáp ứng của phần mềm với nhu cầu chấm công, tính lương tại công ty bạn.
Phần mềm chấm công tính lương tự động trong Dogoo HRM
Tự động hóa bảng lương và quản lý nhân sự liền mạch?
Tương lai là đây. Sự cần thiết phải chuyển đổi doanh nghiệp để theo kịp thị trường khiến các doanh nhân phải suy nghĩ lại về phương pháp của họ và tuân thủ tự động hóa. Một trong những quy tắc vàng của việc tự động hóa quy trình kinh doanh là biết nhiệm vụ và quy trình nào được tự động hóa tốt nhất.
Tự động hóa tiền lương là một trong số đó. Nó đã đạt được tính thời sự không phải không có lý do chính đáng. Các công ty đang phát triển nên ưu tiên hàng đầu cho các giải pháp trả lương tự động do những lợi ích có giá trị của chúng đã được trình bày ở trên.
Tự động hóa quy trình công việc và quy trình kinh doanh như bảng lương là điều bắt buộc nếu bạn nhắm đến các quyết định nhanh hơn và tiết kiệm chi phí. Dogoo Office có thể giúp bạn tự động hóa nhân sự để quản lý bảng lương và chấm công hoàn hảo.
>> Xem thêm:
- Phần mềm chấm công tính lương tự động có cần thiết?
- Quy trình làm việc tự động sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc như thế nào?
Dogoo.vn
