Việc chọn phần mềm quy trình BPM phù hợp có thể khá khó khăn vì nó có thể đồng nghĩa với sự thành công hoặc thất bại của công ty bạn. Dưới đây là tất cả 10 tính năng BPM phải có mà bạn nên xem xét để đưa ra quyết định thông minh.
Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) là một nguyên tắc trong quản lý hoạt động, trong đó mọi người sử dụng các phương pháp khác nhau để khám phá, lập mô hình, phân tích, cải thiện và tự động hóa các quy trình nghiệp vụ.
BPM cung cấp cho tổ chức của bạn một cách có hệ thống để quản lý các quy trình kinh doanh một cách hiệu quả và hiệu quả. Giải pháp quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là các công cụ phần mềm được thiết kế để thực hiện các hoạt động thiết yếu của quản lý quy trình kinh doanh, do đó đảm bảo hiệu quả và năng suất tối ưu.
Dưới đây là gợi ý 10 tính năng BPM phải có của các giải pháp phần mềm Quản lý quy trình kinh doanh tốt nhất
1. Giao diện người dùng trực quan với các chức năng Low-code
Nội dung tóm tắt
hide
Các nền tảng BPM mở ra nhiều cơ hội cho các tổ chức để lập mô hình, giám sát, hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh phức tạp và đòi hỏi khắt khe một cách hiệu quả.
Cho đến gần đây, việc sắp xếp và tùy chỉnh các quy trình kinh doanh là một công việc phức tạp chỉ có thể được hoàn thành bởi các nhà phát triển
May mắn thay, hiện nay có các nền tảng BPM low code (như doBPM) mà bạn có thể sử dụng để thiết kế các quy trình và biểu mẫu mà không cần biết về lập trình. Các nền tảng này thậm chí có thể nắm bắt và cung cấp dữ liệu sâu sắc về cách mỗi quy trình diễn ra để đưa các thành viên trong nhóm vào cùng một môi trường làm việc.
Vì vậy, cách tốt nhất là tìm kiếm một nền tảng thân thiện với doanh nghiệp, ít hoặc không cần mã hóa (chức năng low-code) và cho phép người dùng xây dựng và quản lý các quy trình của riêng họ mà không cần đội hỗ trợ CNTT thường trực.
2. Tuân thủ BPMN 2.0
BPMN cung cấp khả năng mô tả đồ họa của mô hình hóa quy trình kinh doanh. BPMN 2.0 được coi là tính năng BPM bắt buộc phải có của tất cả các nền tảng Quản lý quy trình nghiệp vụ. Điều này cho phép người dùng chuyển sơ đồ quy trình BPMN từ công cụ này sang công cụ khác. Nếu không có tính năng này, các tổ chức nên thiết kế và xây dựng một quy trình từ đầu. Các nền tảng tuân thủ BPMN 2.0 sẽ chấp thuận tất cả các sơ đồ BPMN tiêu chuẩn và các yếu tố thiết kế.
3. Tích hợp quản lý dự án liền mạch
Di chuyển qua nhiều hệ thống và nền tảng không phải là một điều khó khăn (và rất lãng phí thời gian và năng lượng) sao? Đó là lý do tại sao việc tích hợp nhiều công cụ vào một hệ thống luôn là điều tuyệt vời. Một trong nhiều khả năng của hệ thống phần mềm tích hợp là quản lý dự án. Tính năng này giúp các dự án trôi chảy và hiệu quả hơn, đồng thời cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ dữ liệu và tài nguyên với nhau.
Quản lý dự án hiệu quả nhờ tích hợp BPM
Cụ thể hơn, chúng tôi đánh giá cao các tính năng liên quan đến quản lý dự án, công việc như Dogoo Office. Trong đó, biểu đồ Gantt có thể đóng vai trò là tài liệu tham khảo trực quan về tiến trình của dự án và các tab hoặc bảng điều khiển dành riêng cho dự án, chẳng hạn như bảng Kanban để tổ chức tốt hơn.
4. Cấu trúc kinh doanh và phân loại quy trình
Kiến trúc kinh doanh cho phép các tổ chức thiết kế và thực hiện chiến lược kinh doanh của họ, điều hành kinh doanh hiệu quả hơn và hoàn thành các mục tiêu chiến lược của họ. Với chế độ xem từ trên xuống và từ dưới lên của toàn bộ kiến trúc doanh nghiệp, bạn có thể có được góc nhìn tập trung vào giá trị kinh doanh của tất cả các quy trình kinh doanh trên mỗi bộ phận.
Các nền tảng BPM kết hợp khả năng lập sơ đồ quy trình kinh doanh và thiết kế cơ cấu tổ chức sẽ giúp tăng tính dễ hiểu và tính minh bạch của toàn bộ tổ chức.
Số hóa quy trình bằng hình vẽ là một trải nghiệm thú vị
5. Quản lý dữ liệu đáng tin cậy
Các doanh nghiệp bắt buộc phải nhận ra rằng dữ liệu là tài sản cơ bản mà nhân viên đang xử lý như một phần trong nhiệm vụ kinh doanh hàng ngày của họ.
Nhân viên xử lý một lượng lớn thông tin kỹ thuật số và đơn giản là không thể xem qua thủ công.
Thay vào đó, một nền tảng BPM không chỉ đi qua và nắm bắt tất cả thông tin này mà còn lưu trữ và quản lý Dữ liệu lớn trong kho lưu trữ dữ liệu trên toàn hệ thống mà bất kỳ ai trong tổ chức cũng có thể truy cập.
Đừng quên xem xét các tính năng bảo mật và lưu trữ đám mây mà công cụ quản lý BPM sẽ cung cấp. Chúng tôi không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của các tính năng BPM này. Nền tảng BPM của bạn phải có khả năng đảm bảo rằng dữ liệu của bạn không thể bị truy cập một cách bất hợp pháp, cũng như không bị xóa hoàn toàn trong trường hợp vi phạm hoặc thậm chí là một sự kiện tự nhiên.
6. Cộng tác trong doanh nghiệp
Trong thời kỳ khủng hoảng, các chuyên gia hiểu tầm quan trọng của sự hợp tác kinh doanh giữa các nhóm trong một tổ chức. Từ chia sẻ nội dung đến nhắn tin nội bộ và thảo luận về các chủ đề kinh doanh, các giải pháp BPM sẽ cung cấp một cổng thông tin người dùng trung tâm và cơ sở kiến thức nơi người dùng có thể chia sẻ thông tin một cách an toàn, giao tiếp nhanh hơn, có được cái nhìn tổng quan về các quy trình kinh doanh và lập kế hoạch cho công việc của họ.
7. Tối ưu hóa cho thiết bị di động
Bạn có nhận thấy rằng bối cảnh của lực lượng lao động đang dần chuyển sang làm việc từ xa không? Ngoại trừ tác động của đại dịch khiến làm việc từ xa trở nên cần thiết, có một giả định cho rằng điều này là do tính linh hoạt và tiện lợi mà kỷ nguyên kỹ thuật số mang lại. Khi ngày càng có nhiều người sử dụng điện thoại di động, hãy đảm bảo rằng giải pháp BPM của bạn được tối ưu hóa cho điện thoại di động. Người dùng thường ít quan tâm đối với các ứng dụng chỉ có thể sử dụng khi họ ngồi vào bàn làm việc. Vì vậy, chúng tôi thực sự rất coi trọng việc tối ưu hóa thiết bị di động.
Các thành viên trong nhóm cần có khả năng tạo môi trường làm việc của riêng họ và truy cập nền tảng BPM từ xa, thậm chí chỉ với một chiếc điện thoại smartphone trong tay. Sẽ thật tuyệt vời nếu bạn cũng có thể tích hợp các công cụ làm việc trực tuyến khác để các thành viên trong nhóm của mình có thể làm việc trên một dự án bất cứ lúc nào, ngay cả khi họ ở bên ngoài.
8. Báo cáo và phân tích theo thời gian thực
Báo cáo là một trong những nhiệm vụ lặp đi lặp lại nhưng rất quan trọng mà bạn phải thực hiện để theo dõi và cập nhật mọi thứ. May mắn thay, với các nền tảng BPM, có một cách để khiến quá trình này hoàn toàn tự động cùng với các phân tích theo thời gian thực, chính xác. Với Trang tổng quan KPI bạn có thể nhận được thông tin chi tiết có giá trị trong nháy mắt, theo dõi hiệu suất kinh doanh của mình và xác định các nút thắt cổ chai.
Quan trọng nhất, bạn có thể xem lại số liệu thống kê và số liệu hiển thị tất cả các công việc đang mở, trạng thái hiện tại của một nghiệp vụ, mất bao lâu để hoàn thành tác vụ, v.v. Bạn cũng có khả năng tùy chỉnh báo cáo, tải xuống báo cáo, và thực hiện phân tích theo yêu cầu để đánh giá hiệu quả quá trình.
9. Tích hợp với các hệ thống khác
Hầu hết các tổ chức có nhiều hệ thống tại chỗ. Một hệ thống BPM nên giao tiếp với tất cả các hệ thống phần mềm hiện có và các hệ thống bên thứ 3 khác. Khả năng tích hợp với các hệ thống cốt lõi là một trong những tính năng quan trọng nhất của BPM mà một tổ chức nên tính đến trước khi đầu tư vào bất kỳ hệ thống BPM nào. Nếu không có sự tích hợp mạnh mẽ, người dùng buộc phải chuyển dữ liệu theo cách thủ công từ hệ thống này sang hệ thống khác để thực hiện các tác vụ và hoàn thành quy trình.
Tích hợp tính năng giao việc, quản lý dự án, quản lý nhân sự
10. Tính năng Quản trị viên và Cài đặt Quyền
Một giải pháp BPM phải có các tính năng quản trị viên mạnh mẽ. Là quản trị viên, người dùng cần thực hiện các tác vụ đơn giản như gán lại các tác vụ riêng lẻ, gán lại hàng loạt, xóa mục và chỉnh sửa biểu mẫu khi cần trong quy trình kinh doanh mà không phải chờ đợi, phụ thuộc vào đội hỗ trợ cung cấp giải pháp BPM.
Các giải pháp phần mềm này được thiết kế để giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình kinh doanh hàng ngày của họ nhằm tối đa hóa hiệu quả và năng suất. Các dịch vụ đồng hành có thể đáp ứng nhiều nhu cầu kinh doanh đối với các giải pháp BPM.
Trước khi tìm kiếm một giải pháp BPM, hãy đảm bảo rằng giải pháp đó linh hoạt, nhanh nhẹn, có thể mở rộng và có tất cả các tính năng BPM bạn cần để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình. Nếu bạn muốn ứng dụng BPM cho tất cả công việc trong doanh nghiệp, hãy tìm đến Dogoo Office nhé!
>> Xem thêm:
- 05 lý do tuyệt vời để bắt đầu sử dụng quy trình làm việc ngay hôm nay!
- Xây dựng quy trình làm việc tối ưu cho các nhóm pháp chế
Dogoo.vn
