Từ ngày 01/7/2025, các quy định mới về cập nhật địa chỉ sau sáp nhập và danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (UBO – Ultimate Beneficial Owner) sẽ chính thức có hiệu lực theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2025/TT-BTC. Những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp tại Việt Nam. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết, dễ hiểu và các bước thực hiện để doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, đồng thời tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
1. Có cần cập nhật địa chỉ sau sáp nhập không?
Quy định mới về địa chỉ doanh nghiệp
Theo Công văn 4370/BTC-DNTN và các văn bản liên quan, doanh nghiệp không bắt buộc phải cập nhật địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có sự thay đổi địa giới hành chính (do sáp nhập tỉnh, thành phố, xã, phường) từ ngày 01/7/2025. Cơ quan thuế sẽ tự động chuẩn hóa địa chỉ trên hệ thống dữ liệu quốc gia về dân cư và doanh nghiệp. Điều này giúp giảm bớt thủ tục hành chính cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, doanh nghiệp nên chủ động cập nhật địa chỉ trong các trường hợp sau:
-
Hóa đơn điện tử: Đảm bảo địa chỉ trên hóa đơn khớp với địa giới hành chính mới để tránh sai sót khi kê khai thuế.
-
Giao dịch với ngân hàng, bảo hiểm: Địa chỉ chính xác giúp đồng bộ thông tin và tránh gián đoạn giao dịch.
-
Thông báo đối tác, khách hàng: Đảm bảo tính thống nhất trong thông tin liên lạc.
Địa chỉ mới của doanh nghiệp sau sáp nhập cần được cập nhật
Hướng dẫn cập nhật địa chỉ
Nếu doanh nghiệp quyết định cập nhật địa chỉ, quy trình thực hiện rất đơn giản:
-
Chuẩn bị hồ sơ:
-
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II-1 hoặc II-5, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
-
Nghị quyết/quyết định của chủ sở hữu hoặc Hội đồng quản trị về thay đổi địa chỉ.
-
Bản sao công chứng giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền (nếu có).
-
-
Nộp hồ sơ:
-
Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố.
-
Hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).
-
-
Thời gian xử lý: Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.
Lưu ý: Sau khi cập nhật địa chỉ, doanh nghiệp cần thông báo đến ngân hàng, cơ quan bảo hiểm xã hội và đối tác để đảm bảo thông tin đồng bộ.
2. Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi: Yêu cầu bắt buộc từ 01/7/2025
Chủ sở hữu hưởng lợi là ai?
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, chủ sở hữu hưởng lợi là cá nhân:
-
Sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp từ 25% vốn điều lệ hoặc 25% cổ phần có quyền biểu quyết của doanh nghiệp.
-
Có quyền chi phối doanh nghiệp, bao gồm bổ nhiệm/miễn nhiệm đa số thành viên hội đồng quản trị, giám đốc/tổng giám đốc, hoặc sửa đổi điều lệ, tổ chức lại, giải thể công ty.
Nghĩa vụ của doanh nghiệp
Từ ngày 01/7/2025, doanh nghiệp bắt buộc phải:
-
Thu thập và lưu giữ danh sách chủ sở hữu hưởng lợi tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác theo điều lệ công ty (dạng văn bản giấy hoặc điện tử).
-
Cung cấp thông tin khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
-
Bao gồm danh sách này trong hồ sơ thành lập công ty hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Mẫu danh sách: Sử dụng Mẫu số 10, Phụ lục I, ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Hậu quả nếu không tuân thủ
Việc không cung cấp hoặc cung cấp thông tin sai lệch về chủ sở hữu hưởng lợi có thể dẫn đến các chế tài hành chính như phạt tiền hoặc hạn chế giao dịch. Vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác và kịp thời.
Từ 2025 doanh nghiệp phải lập danh sách chủ sở hữu hưởng lợi
3. Lợi ích của việc tuân thủ quy định
-
Đồng bộ thông tin: Cập nhật địa chỉ và danh sách chủ sở hữu giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đặc biệt trong các giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng và đối tác.
-
Tăng uy tín: Thông tin minh bạch, chính xác tạo niềm tin cho khách hàng và đối tác.
-
Giảm thiểu rủi ro: Tránh các chế tài hành chính hoặc gián đoạn hoạt động kinh doanh do sai sót thông tin.
4. Hành động ngay hôm nay!
Để tuân thủ đúng quy định và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, doanh nghiệp cần:
-
Kiểm tra địa chỉ hiện tại: Đối chiếu với địa giới hành chính mới và cập nhật nếu cần.
-
Rà soát danh sách chủ sở hữu hưởng lợi: Xác định và lập danh sách theo mẫu quy định.
-
Liên hệ cơ quan chức năng: Nếu cần hỗ trợ, liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc tham khảo thông tin tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
-
Cập nhật thông tin với đối tác: Đảm bảo tất cả giấy tờ, hóa đơn và hợp đồng đều sử dụng thông tin mới nhất.
Kết luận
Việc cập nhật địa chỉ sau sáp nhập và lập danh sách chủ sở hữu hưởng lợi từ ngày 01/7/2025 là những yêu cầu quan trọng để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và duy trì hoạt động hiệu quả. Dù việc cập nhật địa chỉ không bắt buộc, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện để đảm bảo tính thống nhất. Trong khi đó, việc cung cấp danh sách chủ sở hữu hưởng lợi là bắt buộc và cần được ưu tiên. Hãy hành động ngay để tránh rủi ro và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn!
>> Xem thêm:
- Masan Group: Kế hoạch Chuyển đổi Số Tái cấu trúc Toàn diện Tập đoàn
- Chính thức: Mỹ áp thuế 20% lên hàng hóa từ Việt Nam, các nước khác 15-35%
Dogoo.vn
