Tự động hóa mang lại lợi ích to lớn vì nó giúp tăng năng suất, giảm chi phí vận hành, quản lý thời gian tốt hơn và ROI nhanh hơn. Đó là nếu bạn biết cách tận dụng tối đa. Những gì tự động hóa có thể mang lại khi nói đến quản lý dự án là một doanh nghiệp được tổ chức tốt hơn và phân phối dự án nhanh hơn, giảm sự lặp lại. Vậy bạn đã sẵn sàng để thử tự động hóa chưa?
Có rất nhiều cách mà tự động hóa trong quản lý dự án. Bạn chỉ phải tìm những cái tốt nhất. Vì chúng ta đã bàn về chủ đề tiết kiệm thời gian với sự trợ giúp của công cụ tự động hóa công nghệ, nên hãy để chúng tôi cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm. Đây là cách bạn có thể sử dụng tự động hóa để tăng cường quản lý dự án.
Phân tích các quy trình hiện tại của bạn
Trước khi bắt đầu tự động hóa, trước tiên bạn cần xác định quy trình nào sẽ được tự động hóa. Bạn cần tập trung vào các khía cạnh trong quản lý dự án của bạn có thể được nâng cao bằng công nghệ.
Ví dụ: nếu bạn gửi nhiều email hàng ngày, bạn có thể thu được lợi ích rất lớn từ việc tự động hóa email. Sử dụng một công cụ tự động để thiết lập các cuộc hẹn và cuộc họp có thể giúp bạn tiết kiệm thêm 80% thời gian.
Tự động hóa giúp quản lý nhóm dự án hiệu quả
Mục đích của tự động hóa không phải là làm giảm số lượng thành viên trong nhóm. Mục tiêu là giảm cho bạn bạn những nhiệm vụ lặp đi lặp lại và để bạn có nhiều không gian hơn cho các quá trình sáng tạo và trí tuệ.
Quy trình nào cần tự động hóa?
Xác định các hoạt động cần tự động hóa bằng cách tập trung vào các câu hỏi như:
- Những quy trình nào có thể được tự động hóa trong công ty của bạn?
- Quy trình nào chiếm phần lớn thời gian của nhân viên?
- Việc tự động hóa các quy trình đó có cải thiện thành công của dự án không?
- Ưu tiên của bạn khi nói đến tự động hóa là gì?
- Phần mềm của công ty bạn có thể hỗ trợ các yêu cầu của công nghệ tự động không?
Ngoài việc phân tích những gì có thể được tự động hóa, bạn cũng cần suy nghĩ về quy trình nào cho phép tự động hóa. Xác định các giải pháp tự động hóa có thể áp dụng cho dự án của bạn và công ty của bạn là bước đầu tiên hướng tới tự động hóa.
Chọn Công cụ tự động hóa
Sau khi bạn đã thiết lập những gì cần được tự động hóa, bước tiếp theo là chọn các công nghệ phù hợp. Đây là một trách nhiệm lớn vì các công cụ bạn chọn sẽ ảnh hưởng đến kết quả của quá trình tự động hóa.
Nếu bạn nghiên cứu các công cụ tự động hóa có sẵn, bạn sẽ nhận ra rằng các lựa chọn là vô tận. Lý do là vì tự động hóa đã trở nên thiết yếu trong quản lý dự án và nhu cầu về các công cụ tự động hóa ngày càng tăng. Do đó, những bộ óc đổi mới luôn nỗ lực đáp ứng nhu cầu đó bằng các sản phẩm tự động hóa.
Biểu đồ gantt chart tự động báo cáo tổng quan tình hình dự án
Điều bạn nên chú ý khi chọn các công cụ tự động hóa là đánh giá của họ. Xem xét loại công ty sử dụng những công cụ đó và làm thế nào để chúng phù hợp với thị trường ngách của bạn. Rất nhiều công cụ tự động hóa cung cấp bản dùng thử miễn phí. Vì vậy bạn nên dùng thử trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Để giúp bạn bắt đầu, Dogoo Office là một nền tảng tự động hóa kỹ thuật số với các chức năng quản lý dự án như bảng KanBan và biểu đồ Gantt. Công cụ quản lý dự án của Dogoo cho phép người dùng lập kế hoạch và thực hiện các dự án, đồng thời giám sát các đường cơ sở về hiệu suất trong toàn bộ vòng đời dự án.
Lợi ích của tự động hóa
Tự động hóa chỉ có thể phát huy hết tiềm năng nếu bạn các thành viên trong nhóm của bạn cùng tham gia. Đó là lý do tại sao đào tạo nhóm của bạn sử dụng các công cụ tự động hóa là một phần quan trọng trong việc thúc đẩy quy trình quản lý dự án của bạn.
Bắt đầu bằng cách giải thích cách tự động hóa có thể cải thiện thành công của bạn. Nhấn mạnh rằng họ có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và giảm áp lực bằng cách giảm khả năng mắc lỗi của con người. Thay vì tập trung vào nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, tự động hóa sẽ giúp họ sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nghĩa vụ của mình và sắp xếp công việc.
Thực hiện quản lý dự án với tự động hóa đúng cách
Mọi người thường tin vào quan niệm sai lầm rằng đa nhiệm rất tốt cho năng suất. Thực tế là đa nhiệm có thể khiến các nhóm mất 40% năng suất do chuyển đổi liên tục giữa các nhiệm vụ. Giải thích cho nhóm của bạn rằng các công cụ tự động hóa sẽ giúp bạn đưa mức năng suất đó lên mức tối đa.
Phần quan trọng là đào tạo nhân viên sử dụng các công cụ tự động hóa đúng cách. Nếu bạn ném những công nghệ mới vào nhóm của mình mà không có hướng dẫn, bạn có thể tạo ra một mớ hỗn độn thậm chí còn lớn hơn.
Tự động hóa trong quản lý dự án là lựa chọn thông minh
Điều sẽ giúp ích rất nhiều cho nhân viên của bạn là cung cấp cho họ chương trình đào tạo phù hợp về cách sử dụng các công cụ tự động hóa mới. Đây là lý do tại sao bạn cần tính thời gian đào tạo trong lịch trình của mình trước khi các công cụ tự động hóa trở thành một phần không thể thiếu trong ngày làm việc của bạn.
Tự động hóa – Hiện tại và Tương lai của Quản lý Dự án
Khi các nhà quản lý dự án đã nhận ra lợi ích của tự động hóa, nó đang dần trở thành một yếu tố thiết yếu của quản lý dự án. Tự động hóa ngày càng trở nên nổi bật, vì vậy bạn tham gia càng sớm thì càng tốt.
Tuy nhiên, việc sử dụng sai công cụ quản lý dự án để tự động hóa có thể làm bạn mất thời gian quý báu (chưa kể đến tiền bạc). Đó là lý do tại sao những mẹo này về cách tăng cường quản lý dự án bằng tự động hóa có thể giúp bạn định hướng đúng đắn. Chỉ cần chọn các phương pháp và công cụ tự động hóa hoạt động tốt nhất cho dự án của bạn và để nó giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhiều.
>> Xem thêm:
- Cách kiểm soát việc quản lý dữ liệu bảo mật tại nơi làm việc
- Tìm hiểu nhanh về quản lý quy trình kinh doanh và quản lý dự án
Dogoo.vn
