Dữ liệu doanh nghiệp thường được lưu trữ trong văn phòng và phòng lưu trữ, trên đám mây, trong email hoặc được in ra… Dữ liệu này ngày càng phình to và bạn cần có chiến lược để quản lý hiệu quả.
IDC đã dự đoán rằng, đến năm 2025, phạm vi dữ liệu toàn cầu sẽ đạt tới 175 zettabyte. Mặc dù vậy, hầu hết dữ liệu của công ty vẫn chưa có cấu trúc. Các doanh nghiệp vẫn phải vật lộn với việc quản lý dữ liệu tại nơi làm việc.
Trong một doanh nghiệp, quản lý dữ liệu nơi làm việc là một trong những hoạt động quan trọng nhất của bạn. Bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này – và hướng dẫn bạn cách quản lý dữ liệu của mình đúng cách.
Quản lý sự đồng ý: những điều bạn cần biết
Trước tiên, hãy chú ý đến cách bạn xử lý và lưu trữ dữ liệu. Với thông tin nhạy cảm của khách hàng, bạn có nghĩa vụ bảo mật. Bạn cũng cần có sự đồng ý để lưu trữ hoặc sử dụng thông tin đó. Điều này không chỉ quan trọng đối với uy tín của doanh nghiệp. Bảo mật dữ liệu còn giúp bạn tránh khỏi những rắc rối pháp lý lớn.
Có những điều bạn cần biết về quy trình quản lý sự đồng ý này. Chẳng hạn như các quy tắc và quy định khác nhau mà bạn cần áp dụng, cũng như tầm quan trọng của chúng và dữ liệu hữu ích về cách bạn có thể yêu cầu và tuân thủ các yêu cầu về sự đồng ý.
Bảo mật thông tin khách hàng là trách nhiệm của doanh nghiệp
Ở cấp độ cơ bản nhất, việc quản lý sự đồng ý của dữ liệu là làm cho khách hàng của bạn biết cách bạn sẽ thu thập và sử dụng dữ liệu của mình. Người dùng có quyền quyết định xem họ có đồng ý hay từ chối hay không. Quản lý sự đồng ý tuân thủ dành cho doanh nghiệp bao gồm triển khai nhiều phương pháp. Trong đó quan trọng nhất là khuôn khổ của bạn cần đảm bảo để tuân thủ luật bảo mật dữ liệu hiện hành.
Ngày nay, không chỉ người dùng cuối yêu cầu sự minh bạch về quyền riêng tư và dữ liệu. Nghiên cứu cho thấy rằng người tiêu dùng ngày nay rất cẩn thận. 87% số người được hỏi trả lời sẽ không hợp tác kinh doanh với một công ty cung cấp dữ liệu nhạy cảm mà không xin phép.
Lưu trữ dữ liệu: lập kế hoạch quản lý dữ liệu cẩn thận
Việc quản lý dữ liệu tại nơi làm việc phụ thuộc rất nhiều vào nơi bạn sẽ đặt dữ liệu đó. Giả sử rằng bạn đã thực hiện tất cả các biện pháp cần thiết để nhận được sự đồng ý. Bạn đã thu thập một số thông tin. Bạn lưu trữ nó ở đâu? Bộ lưu trữ của bạn có an toàn và dễ truy cập không? Nó sẽ giữ tất cả dữ liệu bạn có?
Bạn có hai tùy chọn cho việc này – bạn có thể giữ dữ liệu của mình bên trong công ty hoặc sử dụng hệ thống dựa trên đám mây. Nếu bạn quyết định giữ nó tại doanh nghiệp, bạn có thể chọn lưu trữ nó ở dạng vật lý, tức là tài liệu in hoặc trong một ổ cứng tại doanh nghiệp.
Bạn cần chọn một giải pháp an toàn và dễ tiếp cận, cũng như có một kế hoạch dự phòng. Nhiều doanh nghiệp kết hợp các địa điểm khác nhau để lưu trữ dữ liệu đó. Bạn có thể chọn một nền tảng đám mây uy tín để sao lưu dữ liệu. Bạn cũng có thể cân nhắc lưu một số tài liệu offline ở một vị trí khác.
Ưu tiên bảo mật dữ liệu trên hết
Ngay cả khi khách hàng đồng ý cho phép bạn thu thập, lưu trữ và sử dụng dữ liệu, bạn vẫn có trách nhiệm đảm bảo thông tin đó an toàn. Dữ liệu phải được bảo mật. Đó là điều sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng và sự sống còn của doanh nghiệp bạn.
Nếu bạn quyết định thu thập dữ liệu bao gồm thông tin cá nhân, chi tiết ngân hàng… Bạn cần ưu tiên bảo mật dữ liệu đó trên hết. Bất kể bạn lưu trữ nó ở đâu – vật lý hay ổ cứng ảo.
Một lựa chọn tốt cho việc này là mã hóa dữ liệu. Điều này sẽ đảm bảo rằng ngay khi hệ thống của bạn bị tấn công, dữ liệu vẫn được bảo mật. Tin tặc sẽ không thể mã hóa và đọc thông tin.
Bảo mật dữ liệu ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của doanh nghiệp
Nói như vậy, hãy đảm bảo đầu tư vào bảo mật nhiều lớp. Điều này bao gồm những gì?
Nó bao gồm xác thực đa yếu tố, tường lửa và phần mềm chống vi-rút. Và, tất nhiên, đừng quên đầu tư vào việc đào tạo bảo mật thường xuyên cho nhân viên của bạn.
Bảo vệ chống mất dữ liệu
Đôi khi bạn cố gắng hết sức và tạo thêm nhiều rào cản để ngăn cản bọn tội phạm. Đáng tiếc, chúng vẫn luôn tìm cách lấy được dữ liệu của bạn. Ngay cả những doanh nghiệp giàu có và thành công nhất cũng từng là nạn nhân của các cuộc tấn công mạng.
Tuy nhiên, bạn đã nghĩ ra giải pháp cho nguy cơ bị hack dữ liệu tại nơi làm việc chưa?
Giải pháp là sao lưu. Trong trường hợp dữ liệu của bạn bị đánh cắp – hoặc thậm chí bị mất thì sao? Rõ ràng bạn nên có cách để lấy lại dữ liệu đó. Sao lưu dữ liệu tự động trên đám mây. Ngoài ra bạn cũng cần sao lưu trên các công cụ lưu trữ bên ngoài như ổ cứng hoặc ổ USB…
Bảo trì thông minh: đặt lịch thường xuyên để quản lý dữ liệu
Các rủi ro tiềm ẩn đối với dữ liệu của bạn có thể tăng lên theo thời gian trừ khi bạn đặt lịch bảo trì thường xuyên. Những thứ đã được bảo mật ngày hôm qua có thể rất dễ bị tổn thương ngày hôm nay. Nếu muốn kiểm soát việc quản lý dữ liệu tại nơi làm việc, bạn cần bảo trì hệ thống của mình đúng cách để phát hiện và loại bỏ mọi rủi ro vi phạm.
Việc quản lý dữ liệu đòi hỏi nhiều chiến lược, công cụ và rất nhiều nỗ lực thay cho bạn. Dữ liệu là một trong những phần quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là thành công và danh tiếng của bạn phụ thuộc vào cách bạn xử lý dữ liệu. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn tạo ra một chiến lược quản lý dữ liệu nơi làm việc hiệu quả.
>> Xem thêm:
- So sánh lưu trữ tài liệu trên đám mây và lưu trữ vật lý với ổ cứng
- Quản lý tài liệu tập trung có lợi ích gì với doanh nghiệp?
Dogoo.vn
