Việc điều hành một doanh nghiệp một mình hoặc với một đội nhỏ có thể cảm thấy dễ quản lý. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, các nhiệm vụ cũng tăng lên. Và việc quản lý chất lượng và tính nhất quán của các nhiệm vụ này trở nên thách thức hơn khi chúng chồng chất. Đây là lúc BPM (Quản lý Quy trình Kinh doanh) phát huy tác dụng. BPM liên quan đến việc thiết kế, quản lý và cải thiện các quy trình kinh doanh của bạn để đảm bảo chúng hiệu quả và hiệu quả.
Kiến thức cơ bản về Kiểm soát tuân thủ
Kiểm soát tuân thủ là tập hợp các biện pháp, quy trình, và công cụ được thiết kế để đảm bảo rằng một tổ chức hoặc doanh nghiệp tuân thủ các quy định, luật lệ, tiêu chuẩn ngành, hoặc các chính sách nội bộ. Mục tiêu chính là đảm bảo rằng mọi hoạt động kinh doanh được thực hiện đúng theo các yêu cầu pháp lý, đạo đức, và quy định liên quan, nhằm giảm thiểu rủi ro, tránh các hình phạt, và duy trì danh tiếng của tổ chức.
BPM là một công cụ mạnh nhất để kiểm soát tuân thủ
Các yếu tố chính của kiểm soát tuân thủ:
- Chuẩn hóa quy trình: Thiết lập các quy trình rõ ràng, thống nhất để đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện theo quy định.
- Tự động hóa: Sử dụng công nghệ hoặc phần mềm để giảm thiểu lỗi do con người và đảm bảo các bước tuân thủ được thực hiện nhất quán.
- Giám sát thời gian thực: Theo dõi các hoạt động kinh doanh để phát hiện và xử lý kịp thời các vi phạm hoặc rủi ro tiềm ẩn.
- Nhật ký kiểm toán: Lưu trữ hồ sơ chi tiết về các quy trình và hành động để phục vụ cho việc kiểm tra hoặc đánh giá tuân thủ.
- Đào tạo và nâng cao nhận thức: Đảm bảo nhân viên hiểu rõ các quy định và trách nhiệm của họ trong việc tuân thủ.
Ví dụ:
Trong một doanh nghiệp CNTT, kiểm soát tuân thủ có thể bao gồm việc sử dụng phần mềm BPM (Quản lý Quy trình Kinh doanh) để đảm bảo dữ liệu khách hàng được xử lý đúng theo các luật bảo mật như GDPR. Điều này có thể bao gồm tự động gắn cờ các yêu cầu nhạy cảm để xem xét trước khi xử lý, hoặc giám sát các quy trình để đảm bảo không có bước nào vi phạm quy định.
Lợi ích:
- Giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính.
- Tăng cường danh tiếng và lòng tin từ khách hàng, đối tác.
- Cải thiện hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ.
- Tạo môi trường cạnh tranh công bằng và đạo đức.
Kiểm soát tuân thủ là một phần quan trọng trong quản lý doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt trong các ngành có quy định nghiêm ngặt như tài chính, y tế, hoặc công nghệ.
Lợi ích tuân thủ quy định doanh nghiệp
Kiểm soát tuân thủ: Bắt đầu từ chuẩn hóa
Hãy cùng tìm hiểu qua một ví dụ. Trong một đội hỗ trợ CNTT, BPM có thể chuẩn hóa cách xử lý các vấn đề. Vì vậy, thay vì mỗi nhân viên hỗ trợ tự áp dụng cách tiếp cận riêng, BPM có thể hướng dẫn họ qua một quy trình nhất quán, từ việc tạo ticket đến giải quyết vấn đề. Điều này đảm bảo tất cả các bước được thực hiện, chất lượng được duy trì và sự hài lòng của khách hàng ở mức cao.
Đọc cách hoạt động của Dogoo Office với BPM →
Nhưng đây chỉ là một trong những ví dụ. BPM còn mang lại nhiều lợi ích khác:
- Chuyển giao kiến thức kinh doanh
- Tính minh bạch
- Hiệu quả
- Chi phí thấp
- Sự linh hoạt trong kinh doanh
- Trải nghiệm khách hàng
- Tuân thủ quy định
- Giảm thiểu rủi ro
- Chuyển giao kiến thức kinh doanh
Lợi Ích của Việc Đảm Bảo Tuân Thủ Quy Định
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách BPM có thể cải thiện quy trình kinh doanh, đáp ứng các tiêu chuẩn ngành và giảm thiểu rủi ro. Chúng ta cũng sẽ xem xét các tình huống thực tế về cách BPM có thể cải thiện chất lượng hoạt động kinh doanh của bạn.
Kiểm soát tuân thủ trong doanh nghiệp Việt Nam
Tại Việt Nam, thuật ngữ Kiểm soát tuân thủ còn khá mới mẻ, chỉ một số ngành nghề có yếu tố rủi ro rõ ràng thì doanh nghiệp mới thực sự đưa thành quy định. Chúng ta có thể đã từng nghe đến Bộ phận Kiểm soát tuân thủ trong các ngân hàng, tổ chức tài chính. Tại các doanh nghiệp, dù ở quy mô tập đoàn, việc kiểm soát mới được nhen nhóm triển khai.
Dogoo Office là một công cụ hỗ trợ hiệu quả đảm bảo tuân thủ
BPM Đảm Bảo Tuân Thủ Quy Định Như Thế Nào?
Tuân thủ quy định có nghĩa là đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ tất cả các quy tắc và luật lệ do chính phủ, cơ quan ngành hoặc cơ quan quản lý đặt ra. Việc tuân thủ này không chỉ nhằm tránh các hình phạt. Nó có thể ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng, độ tin cậy và sự thành công lâu dài của doanh nghiệp bạn.
Lợi Ích của Việc Đảm Bảo Tuân Thủ Quy Định Là Gì?
- Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Bằng cách tuân thủ các quy định, bạn có thể tránh được các thách thức pháp lý tốn kém và các hình phạt, bảo vệ doanh nghiệp khỏi các vụ kiện tụng không cần thiết.
- Tăng hiệu quả và an toàn tại nơi làm việc: Tuân thủ giúp đơn giản hóa hoạt động và nâng cao an toàn nơi làm việc, đảm bảo một môi trường làm việc an toàn và hiệu quả cho nhân viên.
- Thúc đẩy cạnh tranh lành mạnh: Tuân thủ quy định tạo ra một sân chơi công bằng, thúc đẩy các thực hành kinh doanh đạo đức và cạnh tranh lành mạnh trong ngành.
- Nâng cao danh tiếng thương hiệu: Việc thể hiện cam kết tuân thủ có thể củng cố danh tiếng thương hiệu của bạn, xây dựng lòng tin với khách hàng, đối tác và các bên liên quan.
- Giảm rủi ro và tăng lợi nhuận: Bằng cách giảm thiểu các rủi ro liên quan đến tuân thủ, bạn tạo ra một nền tảng ổn định hơn cho sự phát triển, cuối cùng dẫn đến cải thiện hiệu suất tài chính.
BPM Giúp Đảm Bảo Tuân Thủ Quy Định Bằng Cách Nào?
Dưới đây là cách BPM giúp doanh nghiệp của bạn tuân thủ các quy định:
1. Quy trình Chuẩn hóa
BPM thực thi các quy định này bằng cách tạo ra các luồng công việc đồng nhất. Với các quy trình chuẩn hóa, bạn có thể chắc chắn rằng mọi quy trình kinh doanh được thực hiện theo các quy định đã đặt ra.
Ví dụ: Trong một đội hỗ trợ CNTT, việc có một quy trình cố định để xử lý dữ liệu khách hàng đảm bảo rằng các luật bảo mật luôn được tuân thủ.
2. Tự động hóa Các Nhiệm vụ Tuân thủ
Một trong những thách thức lớn nhất trong việc tuân thủ là khả năng xảy ra lỗi do con người. Do đó, ngày càng nhiều công ty đang cố gắng tự động hóa các phần của hoạt động kinh doanh. BPM có thể tự động hóa các nhiệm vụ chính, đảm bảo rằng các bước đúng được thực hiện mỗi lần. Điều này được thực hiện bằng cách sử dụng các phần mềm hoặc công cụ tự động hóa luồng công việc có sẵn trên thị trường.
Ví dụ: Trong ví dụ về đội hỗ trợ, điều này có thể có nghĩa là tự động gắn cờ các ticket nhạy cảm để xem xét trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào. Điều này ngăn ngừa các lỗi tiềm ẩn và đảm bảo rằng việc tuân thủ được đáp ứng mà không cần nỗ lực thủ công thêm.
3. Giám sát Thời gian Thực
BPM cũng cho phép bạn theo dõi các quy trình trong thời gian thực, cung cấp khả năng giám sát việc tuân thủ ở mọi giai đoạn. Với việc theo dõi thời gian thực, bạn có thể phát hiện các vấn đề tuân thủ tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn.
4. Nhật ký Kiểm toán
Khi đến lúc kiểm toán, BPM giúp dễ dàng chứng minh rằng mọi thứ đã được thực hiện đúng cách. Bạn có thể nhanh chóng cho các kiểm toán viên thấy rằng đội của bạn đã tuân thủ các bước tuân thủ cần thiết bằng cách cung cấp hồ sơ rõ ràng, dễ truy cập của tất cả các quy trình kinh doanh.
Điều này làm cho các cuộc kiểm toán trở nên ít căng thẳng hơn và đảm bảo doanh nghiệp của bạn duy trì vị thế tốt với các cơ quan quản lý. Bây giờ, hãy nghĩ về cách các nguyên tắc này có thể áp dụng cho các quy trình khác trong doanh nghiệp của bạn.
Ví dụ: Nhiều doanh nghiệp đã đơn giản hóa hoạt động của họ bằng cách tự động hóa các quy trình bán hàng, như cách các nhà bán hàng có thể quản lý các cửa hàng Amazon mà không cần hàng tồn kho. Điều này giúp đảm bảo các giao dịch nhất quán và hỗ trợ khách hàng, mà không phải lo lắng về quản lý hàng tồn kho.
Tại Sao BPM Quan Trọng Đối Với Các Tiêu Chuẩn Quy Định?
Các tiêu chuẩn quy định giúp bạn xây dựng lòng tin với khách hàng và bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro.
Giảm thiểu Rủi ro
Nếu không có các quy trình rõ ràng, nguy cơ xảy ra sai sót tăng lên, điều này có thể dẫn đến các hình phạt pháp lý hoặc thậm chí làm tổn hại đến danh tiếng công ty của bạn. BPM giúp giảm thiểu các rủi ro này bằng cách chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình. Điều này đảm bảo mọi thứ được thực hiện đúng và nhất quán. Ví dụ, đội của bạn có thể tránh được các vấn đề pháp lý tốn kém liên quan đến vi phạm dữ liệu chỉ bằng cách có một quy trình rõ ràng, chuẩn hóa để xử lý thông tin khách hàng.
Khả năng Thích ứng với Các Quy định Thay đổi
Luật và quy định thường thay đổi, và việc cập nhật có thể là một thách thức. BPM cho phép các quy trình của bạn thích ứng nhanh chóng bằng cách cập nhật các luồng công việc khi có các yêu cầu mới. Điều này đảm bảo rằng bạn luôn tuân thủ, ngay cả khi các quy định thay đổi.
Tính Nhất Quán Trong Toàn Bộ Hoạt động
Việc tuân thủ không nên giới hạn ở một bộ phận; đó là việc toàn bộ doanh nghiệp cùng làm việc. BPM đảm bảo rằng mọi đội và bộ phận tuân thủ cùng một bộ quy tắc, giảm thiểu sự không nhất quán và lỗi. Dù là CNTT, Nhân sự hay Hỗ trợ khách hàng, BPM đảm bảo mọi người đều thống nhất khi nói đến việc đáp ứng các tiêu chuẩn quy định.
BPM Đảm Bảo Các Tiêu Chuẩn Chất Lượng Như Thế Nào?
BPM cũng chủ yếu liên quan đến việc duy trì các tiêu chuẩn cao trong mọi quy trình. Đảm bảo chất lượng là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp, và BPM giúp bạn thực hiện điều đó. Dưới đây là cách:
Cải thiện Quy trình Liên tục
Một trong những tính năng chính của BPM là tập trung vào cải thiện quy trình liên tục. Bằng cách thường xuyên phân tích các luồng công việc, bạn có thể phát hiện các lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện các thay đổi để nâng cao chất lượng.
Ví dụ: Trong hỗ trợ CNTT, BPM có thể giúp bạn xác định các nút thắt trong quy trình giải quyết ticket và điều chỉnh luồng công việc để tăng tốc thời gian phản hồi mà không làm giảm chất lượng.
Kiểm soát Chất lượng Dựa trên Dữ liệu
BPM cho phép bạn thu thập dữ liệu giá trị có thể được sử dụng để giám sát và cải thiện hiệu suất kinh doanh. Bằng cách phân tích dữ liệu này, bạn có thể xác định xu hướng, theo dõi các chỉ số chất lượng và đảm bảo rằng các mục tiêu đang được đáp ứng.
Ví dụ: Bạn có thể theo dõi thời gian trung bình để giải quyết một ticket hỗ trợ CNTT, và nếu số liệu bắt đầu giảm, BPM cung cấp các công cụ để điều tra và cải thiện quy trình.
Quản trị doanh nghiệp nhàn nhã nhờ số liệu báo cáo
Sự Hài Lòng của Khách Hàng
Việc đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng. Khi các quy trình kinh doanh được quản lý tốt và liên tục mang lại kết quả chất lượng cao, khách hàng có nhiều khả năng tin tưởng vào thương hiệu của bạn và trung thành.
Tại Sao Các Tiêu Chuẩn Chất Lượng Quan Trọng Trong BPM?
Việc thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn chất lượng cao là điều cần thiết để giữ cho doanh nghiệp của bạn cạnh tranh và hoạt động trơn tru. Các tiêu chuẩn sau đây đóng vai trò như một hướng dẫn để đảm bảo tính nhất quán và cải thiện liên tục trên tất cả các hoạt động.
Tính Nhất Quán Trong Việc Giao Hàng Sản Phẩm và Dịch Vụ
Khi bạn dựa vào BPM, bạn đang đảm bảo rằng mọi sản phẩm, dịch vụ hoặc ticket hỗ trợ đều tuân theo cùng một tiêu chuẩn cao, mỗi lần. Điều này giúp ngăn ngừa sai sót và đảm bảo rằng đội của bạn mang lại kết quả chất lượng hàng đầu.
Lợi Thế Cạnh Tranh
Các doanh nghiệp duy trì các tiêu chuẩn chất lượng cao nổi bật trên thị trường. Bằng cách sử dụng BPM để đảm bảo rằng các tiêu chuẩn chất lượng được đáp ứng liên tục, công ty của bạn giành được lợi thế so với các đối thủ có thể gặp khó khăn với sự kém hiệu quả hoặc kết quả không nhất quán. Duy trì mức độ chất lượng dịch vụ cao đảm bảo rằng đội của bạn luôn dẫn đầu trong cuộc cạnh tranh, cung cấp các giải pháp nhanh hơn và trải nghiệm khách hàng tốt hơn.
Giảm Chi Phí
Khi các tiêu chuẩn chất lượng được thiết lập và tuân thủ, các vấn đề kém hiệu quả dễ được phát hiện hơn. Điều này cho phép bạn giải quyết các vấn đề sớm trước khi chúng trở thành các vấn đề tốn kém. Ví dụ, bằng cách theo dõi thời gian để giải quyết các ticket hỗ trợ CNTT, bạn có thể xác định các bước làm chậm quy trình và loại bỏ chúng, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
BPM Đảm Bảo Các Tiêu Chuẩn Chất Lượng
Lời Kết
BPM đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các quy trình kinh doanh của bạn vừa tuân thủ vừa đạt chất lượng cao nhất. Bằng cách tự động hóa và chuẩn hóa các luồng công việc, BPM không chỉ giúp bạn đáp ứng các tiêu chuẩn quy định mà còn đảm bảo hoạt động của bạn diễn ra tốt nhất. Với giám sát thời gian thực, nhật ký kiểm toán và cải thiện liên tục, bạn sẽ có thể quản lý và cải thiện các quy trình của mình hiệu quả hơn.
Bạn đã sẵn sàng để đơn giản hóa việc tuân thủ và nâng cao hiệu quả chưa? Khám phá cách các giải pháp BPM của Dogoo có thể giúp bạn đi trước các quy định.
>> Xem thêm:
- Phần mềm Dogoo Office: Văn phòng luật sư, pháp chế, văn phòng công chứng
- Dogoo Office: 05 Lợi ích app giao việc mang lại cho doanh nghiệp SME
Dogoo.vn
