Một công cụ quá quen thuộc với các quản lý dự án, đó là biểu đồ Gantt (Gantt Chart). Tuy nhiên, ngày nay vị thế của biểu đồ Gantt đang dần bị thay thế và chia sẻ với những công cụ khác. Hãy cùng Dogoo đi tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt thể hiện trực quan các nhiệm vụ của dự án theo thời gian. Giống như bất kỳ biểu đồ nào, Gantt Chart bao gồm trục X và trục Y. Các nhiệm vụ nằm trên trục dọc, trong khi dòng thời gian nằm trên trục ngang. Thời lượng nhiệm vụ được hiển thị dưới dạng các thanh tại giao điểm của hai thanh này.
Biểu đồ Gantt là một công cụ hữu ích để lập kế hoạch nhiệm vụ với ngày bắt đầu và ngày kết thúc, xác định người chịu trách nhiệm và biết rõ ngày hoàn thành dự án.
Nhưng hãy chờ đã, đây chưa phải là tất cả. Biểu đồ Gantt có tương tác cũng sẽ cho bạn biết các nhiệm vụ liên quan đến nhau như thế nào, lộ trình quan trọng của dự án và tiến độ về mặt công việc đã lên kế hoạch so với công việc thực tế.
Bây giờ, chúng ta hãy cùng xem biểu đồ Gantt đã phát triển như thế nào.
Tóm tắt lịch sử của biểu đồ Gantt
Trái ngược với quan niệm phổ biến, Karol Adamiecki , một nhà kinh tế, kỹ sư và nhà nghiên cứu quản lý người Ba Lan, đã phát minh ra công cụ đầu tiên thuộc kiểu Gantt này vào năm 1896. Ông gọi sơ đồ quản lý dự án này là “biểu đồ hài hòa” để minh họa trực quan quá trình sản xuất thép.
Thật không may, ông đã công bố những khám phá của mình bằng tiếng Ba Lan và tiếng Nga. Điều này thực sự đã hạn chế sự chấp nhận và công nhận của công chúng về biểu đồ Gantt thời đó.
Quay trở lại năm 1910, khi Henry Gantt , một kỹ sư và cố vấn quản lý người Mỹ, đưa ra ý tưởng tương tự dưới dạng biểu đồ thanh. Ứng dụng ít nhiều giống nhau: giúp các giám sát viên trong nhà máy thép lên lịch sản xuất trước.
Tuy nhiên, công cụ này đã trở nên phổ biến khi Quân đội Hoa Kỳ thuê Gantt vào năm 1917 để chuẩn bị hậu cần cho Hoa Kỳ trong Thế chiến thứ nhất. Đến cuối chiến tranh, biểu đồ thanh đã lan rộng khắp quân đội, bao gồm cả sản xuất máy bay và tàu. Do đó, biểu đồ này có tên là biểu đồ Gantt.
Biểu đồ Gantt Chart: Trở nên phổ biến
Tuy nhiên, việc tạo ra biểu đồ Gantt không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Nó đòi hỏi phải được đào tạo chuyên nghiệp về quản lý dự án về ước tính nhiệm vụ, phân tích đường dẫn quan trọng và lập đường cơ sở, khiến nó chỉ khả dụng với một số ít người được chọn. Vì vậy, biểu đồ Gantt phù hợp nhất với các kỹ sư hoặc kiến trúc sư có kinh nghiệm trong quản lý dự án đang phát triển mạnh trong ngành xây dựng. Thêm vào đó, các chuyên gia phải vẽ biểu đồ bằng tay mỗi khi lịch trình dự án thay đổi.
Việc áp dụng rộng rãi chỉ có thể thực hiện được vào những năm 80 với sự ra đời của máy tính cá nhân. Ban đầu, các nhà quản lý dự án sử dụng các công cụ máy tính để bàn như Microsoft Projects hoặc Excel để vẽ sơ đồ. Họ không bao giờ cập nhật các công cụ đó nữa—một số vẫn trông giống như từ thời tiền Internet. Nhờ có Internet, biểu đồ Gantt cuối cùng đã chuyển lên đám mây, cho phép các nhóm cộng tác trên một lịch trình dự án được chia sẻ.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm biểu đồ Gantt
Phần mềm biểu đồ Gantt đã phát triển từ các bảng tính có màu trên Excel đến các phần mềm chuyên nghiệp cho dự án bao gồm nhiều tính năng hữu ích, chúng ta sẽ đi sâu vào vấn đề này trong một vài dòng.
Tuy nhiên, không bao giờ là ý tưởng hay khi mua một công cụ được chỉ định chỉ cho mục đích này. Hầu hết các công cụ quản lý tác vụ và quản lý dự án hiện nay đều có chế độ xem biểu đồ Gantt, vì vậy hãy chú ý đến công cụ có các tính năng Gantt quan trọng sau:
Các mốc quan trọng
Tôi có thể biết được các sự kiện thực tế của dự án chỉ trong nháy mắt không? Thông thường, các mốc quan trọng không có thời hạn và đánh dấu sự kết thúc của một sản phẩm quan trọng hoặc giai đoạn dự án. Bạn sẽ thấy chúng theo hình thoi trên toàn bộ biểu đồ dòng thời gian.
Mối quan hệ Công việc Phụ thuộc
Tôi có thể hiểu cách các tác vụ liên quan đến nhau không? Phụ thuộc biểu diễn các liên kết giữa các tác vụ, được đánh dấu bằng các đường và mũi tên để chỉ ra mối quan hệ của chúng. Có bốn loại phụ thuộc: kết thúc-bắt đầu (FS), kết thúc-kết thúc (FF), bắt đầu-kết thúc (SF) và bắt đầu-bắt đầu (SS). Tìm hiểu thêm về chúng tại đây .
Biểu đồ Gantt cho phép cài đặt phụ thuộc
Tự động lên lịch
Phần mềm biểu đồ Gantt có điều chỉnh kế hoạch dự án dựa trên các phụ thuộc hiện có không? Lý tưởng nhất là bạn muốn một trình tạo biểu đồ Gantt tính đến thời gian dẫn và thời gian trễ để bạn biết về bất kỳ sự chậm trễ cố ý hoặc tổng thể nào giữa các nhiệm vụ. Tìm hiểu thêm về chúng tại đây .
Đường dẫn quan trọng
Tôi có thể xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất không? Đường dẫn quan trọng biểu thị chuỗi nhiệm vụ mở rộng nhất mà bạn phải hoàn thành để triển khai dự án thành công, cho phép bạn ước tính chính xác thời gian thực hiện dự án và tập trung nỗ lực của nhóm vào đâu mà không lãng phí quá nhiều thời gian vào các hoạt động phụ trợ.
Tiến độ dự án và nhiệm vụ
Tôi có thể so sánh giờ làm việc theo kế hoạch với giờ làm việc thực tế không? Bạn sẽ có thể thiết lập ngân sách theo giờ ước tính ở cấp độ dự án và nhiệm vụ để theo dõi tiến độ của chúng. Các công cụ biểu đồ Gantt thực hiện điều này theo nhiều cách khác nhau, có thể là một số sắc thái màu nhất định trên thời lượng nhiệm vụ hoặc tỷ lệ phần trăm hoàn thành ở trên cùng.
Tùy chọn xuất hình ảnh biểu đồ Gantt
Tôi có thể xuất lịch trình dự án và chia sẻ với nhóm và khách hàng của mình không? Một bức ảnh có giá trị hơn 1000 từ vì một lý do. Mặc dù không phải tất cả biểu đồ Gantt đều cần phải in, hãy tìm một chương trình biểu đồ Gantt nén dòng thời gian trước khi xuất sang định dạng hình ảnh hoặc PDF. Vì vậy, ngay cả các dự án dài cũng có thể phù hợp.
Tại sao biểu đồ Gantt lại cần thiết?
Lần cuối cùng bạn nghe ai đó nói rằng họ thích tạo ra “biểu đồ Gantt đẹp” là khi nào? Vâng, tôi cũng vậy. Mặc dù đã chuyển từ giấy sang trực tuyến, cuộc tranh luận về việc có nên sử dụng nó hay không vẫn còn nóng cho đến tận ngày nay . Thêm vào đó, chúng là một ý tưởng tuyệt vời—và là một trong những phương pháp hay nhất—nếu bạn làm việc từ xa và có lịch trình chặt chẽ.
Biểu đồ Gantt hiển trị trực quan
Vì vậy, thay vì đưa ra quan điểm của mình (nhân tiện, tôi ủng hộ biểu đồ Gantt) thì tôi sẽ nêu ra những ưu điểm và nhược điểm để bạn đánh giá.
Ưu điểm của biểu đồ Gantt
- Biểu diễn trực quan của dự án – Điều này rất đơn giản. Sẽ dễ dàng hơn nhiều khi theo dõi các mốc quan trọng và mục tiêu của dự án dưới dạng trực quan hơn là trong danh sách các nhiệm vụ.
- Theo dõi tiến độ đơn giản – Theo dòng thời gian, trạng thái và tiến độ của từng nhiệm vụ trở nên minh bạch hơn, giúp dễ dàng so sánh công việc thực tế với công việc đã lên kế hoạch. Phần thưởng: mọi người đều chịu trách nhiệm về những đóng góp của mình.
- Điều chỉnh theo thời gian thực – Các nhiệm vụ có ngày quá hạn và phụ thuộc bị hỏng rất dễ phát hiện, cần được điều chỉnh ngay lập tức nếu không sẽ bị chậm trễ. Và dám nói là quá muộn để có thể điều chỉnh đúng kế hoạch dự án.
Nhược điểm của biểu đồ Gantt
- Không phù hợp với các dự án rất phức tạp – Quá nhiều sự phụ thuộc có thể gây ra sự hỗn loạn và hạn chế khả năng tiếp tục thói quen hàng ngày của bạn. Nó cũng phá vỡ mục đích ban đầu của biểu đồ Gantt: trực quan hóa.
- Cuộn ngang – Một dự án kéo dài nhiều tháng và nhiều năm không thể vừa với màn hình thông thường. Mặc dù có thể không tải quá nhiều tác vụ, biểu đồ Gantt vẫn mất kiểm soát theo quan điểm kỹ thuật.
- Khó in chúng – Điều này đi đôi với ví dụ trước. Đối với các dự án dài, bạn thường sẽ in biểu đồ Gantt trên nhiều trang hoặc nén dòng thời gian để tên tác vụ trở nên khó nhìn thấy.
Các lựa chọn thay thế cho biểu đồ Gantt
Mặc dù trực quan, biểu đồ Gantt có thể không phải là lựa chọn ưu tiên của nhiều nhóm. Các công cụ quản lý dự án khác có một số điểm tương đồng và phục vụ các trường hợp sử dụng khác nhau. Ví dụ, phần mềm quản lý dự án tập trung vào các nhà tư vấn có thể có giao diện và cảm nhận khác so với phần mềm dành cho kỹ sư, ngay cả khi cả hai trường hợp sử dụng đều yêu cầu theo dõi thời gian theo giờ.
Sau đây là những ví dụ khác về hệ thống thay thế:
Biểu đồ PERT
Giống như biểu đồ Gantt, biểu đồ PERT (Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình) báo hiệu mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Nhưng lần này, các nhiệm vụ không xuất hiện dưới dạng các thanh ngang mà là các nút trong sơ đồ mạng lưới, quy trình.
Bảng Pert cho thấy quy trình thực hiện công việc
Bạn muốn tính toán thời lượng trung bình có trọng số của một nhiệm vụ thay vì thời lượng thực tế của nó để xác định lịch trình dự án lạc quan và bi quan.
Bảng Kanban
Bảng Kanban là bảng ảo giúp bạn dễ dàng theo dõi trạng thái của một tác vụ, cụ thể là tiến trình của tác vụ đó trong suốt dự án. Có ba cột—Chờ thực hiện, Đang Thực hiện và Hoàn thành (đây chỉ là một vài ví dụ, thực tế có thể có nhiều bảng trạng thái hơn nữa)—và bạn có thể kéo từng tác vụ từ cột này sang cột khác tùy thuộc vào trạng thái của tác vụ đó.
Màn Kanban phù hợp với các công ty xử lý nghiệp vụ
Giống như hầu hết các công cụ trực tuyến, phần mềm bảng Kanban rất linh hoạt và dễ sử dụng, đồng thời người quản lý dự án có thể phát hiện sớm các điểm nghẽn và liên tục kiểm tra quy trình.
Lịch biểu
Lịch công việc chuẩn cho toàn bộ nhóm là một cách trực quan khác để biết khi nào các công việc nên bắt đầu và kết thúc. Giống như trong biểu đồ Gantt, các công việc được hiển thị dưới dạng các thanh ngang trên lịch nhưng không có sự phụ thuộc.
Vì vậy, trừ khi mục tiêu chính của bạn là theo dõi thứ tự thời gian thì lịch có thể phù hợp hơn với các hoạt động hàng ngày của bạn.
Dưới hiển thị lịch biểu, bạn sẽ nhìn được tiến trình công việc và số lượng công việc theo thời gian.
Cá nhân sẽ yêu thích Lịch biểu
Mỗi biểu đồ đều có ưu điểm và trọng tâm riêng. Do đó, mỗi ngành nghề, loại hình doanh nghiệp có thể tận dụng những cách thức quản lý dự án, công việc đặc thù riêng. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang loay hoay đi tìm lựa chọn, đừng bỏ qua Dogoo Work.
Giải pháp quản lý công việc của Dogoo tích hợp đầy đủ các phương thức quản lý theo Gantt, Kanban, Lịch biểu trong một module. Giao diện trực quan, dễ sử dụng chắc chắn sẽ khiến hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Hãy liên hệ với Dogoo và nhận bản dùng thử miễn phí ngay bạn nhé!
>> Xem thêm:
- Biểu đồ Gantt Chart: Các kiểu công việc ràng buộc trong dự án
- Hướng dẫn bạn cách quản lý công việc theo đơn đặt hàng
Dogoo.vn