Từ ngày 01/7/2025, số định danh cá nhân (số CCCD) sẽ chính thức thay thế mã số thuế cá nhân, và từ 01/8/2025, thay thế mã số bảo hiểm xã hội (BHXH) theo Thông tư 86/2024/TT-BTC và Công văn 1804/BHXH-QLT. Đây là bước tiến quan trọng trong cải cách hành chính và chuyển đổi số tại Việt Nam. Bài viết này sẽ phân tích rõ thay đổi này, tác động đến doanh nghiệp và các bước chuẩn bị cần thiết để tuân thủ quy định, đồng thời đảm bảo tối ưu hóa hoạt động quản lý nhân sự.
1. Số CCCD thay thế mã số thuế và BHXH: Thay đổi gì?
Thay thế mã số thuế cá nhân (01/7/2025)
Theo Thông tư 86/2024/TT-BTC, số định danh cá nhân (12 số trên CCCD) sẽ được sử dụng thay cho mã số thuế cá nhân trong các hoạt động:
-
Kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
-
Đăng ký người phụ thuộc theo quy định thuế.
-
Quản lý thuế cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (sử dụng số CCCD của người đại diện).
Quy trình chuyển đổi:
-
Cơ quan thuế sẽ tự động cập nhật số CCCD nếu thông tin khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
-
Nếu thông tin không khớp, mã số thuế sẽ ở trạng thái “chờ cập nhật” (trạng thái 10). Doanh nghiệp cần phối hợp với người lao động để hoàn thiện thông tin theo quy định.
-
Các chứng từ, hóa đơn sử dụng mã số thuế cũ trước 01/7/2025 vẫn hợp lệ, không cần sửa đổi.
Thay thế mã số BHXH (01/8/2025)
Theo Công văn 1804/BHXH-QLT, số CCCD sẽ thay thế mã số BHXH cho người tham gia BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
-
Mục tiêu: Đồng bộ dữ liệu BHXH với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, giảm trùng lặp mã số.
-
Quá trình chuyển đổi: BHXH Việt Nam đã xác thực hơn 100,2 triệu thông tin công dân (tính đến tháng 6/2025), đảm bảo sẵn sàng cho việc chuyển đổi. Mã số BHXH cũ vẫn được sử dụng tạm thời trong giai đoạn chuyển đổi để đảm bảo quyền lợi.
-
Bộ mã mới: Doanh nghiệp sẽ sử dụng bộ mã quản lý gồm ĐD (mã định danh đơn vị), ĐT (mã đối tượng), và LH (mã loại hình sản xuất kinh doanh).
Ý nghĩa của thay đổi
-
Đơn giản hóa thủ tục: Doanh nghiệp và cá nhân chỉ cần sử dụng một mã số duy nhất (CCCD) thay vì quản lý nhiều mã số (thuế, BHXH).
-
Tăng tính minh bạch: Liên thông dữ liệu giữa cơ quan thuế, BHXH, và công an giúp giảm sai sót và trùng lặp.
-
Hỗ trợ chuyển đổi số: Tăng cường tích hợp với các hệ thống công nghệ thông tin, thúc đẩy chính phủ điện tử.
2. Tác động đến doanh nghiệp
Lợi ích
-
Đơn giản hóa quản lý nhân sự
-
Doanh nghiệp chỉ cần sử dụng số CCCD để quản lý thông tin thuế TNCN và BHXH, giảm công sức đối chiếu dữ liệu.
-
Ví dụ: Việc đăng ký mã số thuế cho nhân viên mới sẽ được tự động hóa thông qua số CCCD, tiết kiệm thời gian.
-
-
Giảm thủ tục hành chính
-
Không cần đăng ký mã số thuế riêng, giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ nhân sự.
-
Kê khai thuế và BHXH được đồng bộ qua hệ thống liên thông, giảm rủi ro sai sót trong báo cáo.
-
-
Tăng hiệu quả và chính xác
-
Dữ liệu đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư giúp hạn chế tình trạng trùng lặp mã số thuế hoặc BHXH.
-
Quyết toán thuế TNCN và BHXH cuối năm trở nên dễ dàng hơn nhờ thông tin thống nhất.
-
-
Hỗ trợ chuyển đổi số
-
Doanh nghiệp có thể tích hợp số CCCD vào phần mềm nhân sự, kế toán, tự động hóa quy trình kê khai và báo cáo.
-
Dữ liệu dân cư đã được chuẩn hóa mở đường cho AI và Big Data
Thách thức
-
Rà soát thông tin nhân sự
-
Doanh nghiệp cần kiểm tra số CCCD của người lao động để đảm bảo khớp với dữ liệu quốc gia. Nếu không, có thể gặp lỗi khi kê khai thuế hoặc BHXH.
-
Các trường hợp người lao động có nhiều mã số thuế cần được hợp nhất trước 01/7/2025.
-
-
Nâng cấp hệ thống phần mềm
-
Phần mềm kế toán, nhân sự, và BHXH cần được cập nhật để hỗ trợ số CCCD thay vì mã số thuế và BHXH cũ.
-
Nếu không nâng cấp kịp, doanh nghiệp có thể gặp gián đoạn trong báo cáo thuế hoặc BHXH.
-
-
Đào tạo nhân sự
-
Bộ phận kế toán và nhân sự cần được đào tạo về quy định mới để tránh sai sót trong kê khai.
-
Doanh nghiệp cần theo dõi hướng dẫn từ Tổng cục Thuế và BHXH Việt Nam để đảm bảo tuân thủ.
-
-
Tác động đến giao dịch với hộ kinh doanh
-
Hộ kinh doanh sử dụng số CCCD thay mã số thuế, đòi hỏi doanh nghiệp cập nhật thông tin trên hóa đơn, hợp đồng để đảm bảo tính hợp lệ.
-
3. Doanh nghiệp cần làm gì để chuẩn bị?
Để tuân thủ quy định và tối ưu hóa quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
-
Kiểm tra thông tin CCCD
-
Rà soát số CCCD của người lao động và đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế (https://www.gdt.gov.vn) hoặc ứng dụng VNeID.
-
Cập nhật thông tin nếu có sai lệch, đặc biệt với nhân viên sử dụng CMND cũ hoặc có nhiều mã số thuế.
-
-
Cập nhật phần mềm quản lý
-
Liên hệ nhà cung cấp phần mềm (MISA, TS24, eBH) để nâng cấp chức năng sử dụng số CCCD.
-
Đảm bảo chữ ký số và hệ thống kế toán tương thích với quy định mới.
-
-
Thông báo cho người lao động
-
Yêu cầu nhân viên cung cấp số CCCD chính xác và cập nhật nếu chuyển từ CMND sang CCCD.
-
Tuyên truyền về quy định mới để đảm bảo sự phối hợp.
-
-
Theo dõi hướng dẫn chính thức
-
Cập nhật thông tin từ Tổng cục Thuế (https://www.gdt.gov.vn) và BHXH Việt Nam (https://baohiemxahoi.gov.vn).
-
Liên hệ Tổng đài BHXH 1900.9068 hoặc tham gia hội nghị tập huấn để được hướng dẫn chi tiết.
-
-
Đồng bộ chứng từ và giao dịch
-
Cập nhật số CCCD trên hóa đơn, hợp đồng, và chứng từ liên quan đến hộ kinh doanh hoặc cá nhân.
-
Đảm bảo tất cả báo cáo thuế và BHXH sử dụng số CCCD từ các mốc thời gian quy định.
-
Chuyển đổi số dịch vụ công sẽ không còn cảnh người dân chờ xếp hàng
4. Kết luận
Việc sử dụng số CCCD thay thế mã số thuế cá nhân (từ 01/7/2025) và mã số BHXH (từ 01/8/2025) là bước tiến lớn trong chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, và tối ưu hóa quản lý nhân sự. Tuy nhiên, để thích nghi, doanh nghiệp cần chủ động rà soát dữ liệu, nâng cấp phần mềm, và đào tạo nhân sự trước các mốc thời gian quan trọng.
Việc nhà nước thống nhất sử dụng mã định danh trong toàn bộ hệ thống đã tạo tiền đề cho các công nghệ AI, Big Data có cơ hội ứng dụng trong quản lý dân cư. Mọi dữ liệu Thuế, BHXH đã có thể đồng bộ nhanh chóng. Đây là một bước tiến đáng kể trong ứng dụng công nghệ vào dịch vụ công.
Giải pháp quản lý tự động: Nếu doanh nghiệp cần giải pháp tự động hóa chấm công, tính lương, và quản lý nhân sự phù hợp với quy định mới, hãy liên hệ Dogoo để được tư vấn và triển khai các giải pháp công nghệ hiệu quả. Đừng để những thay đổi pháp lý làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của bạn!
>> Xem thêm:
- BPM đã hỗ trợ Chuyển đổi số trong lĩnh vực dịch vụ công như nào?
- Các công nghệ Tự động hóa mà Cơ quan thuế dùng để quản lý thuế
Dogoo.vn
