Biểu đồ Gantt là một công cụ quan trọng trong quản lý dự án, cho phép lập kế hoạch và trực quan hóa hiệu quả các mối phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Trong các dự án lớn, những mối phụ thuộc này là không thể tránh khỏi và đòi hỏi phải hiểu biết và quản lý để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.
Biểu đồ Gantt cho phép các nhóm thấy được sự chậm trễ trong một nhiệm vụ có thể dễ dàng ảnh hưởng đến các nhiệm vụ khác như thế nào. Trong bối cảnh này, điều cần thiết là phải hiểu các loại mối phụ thuộc được sử dụng trong biểu đồ Gantt.
Biểu đồ Gantt: Các kiểu phụ thuộc (Dependencies)
Chúng ta có thể phân biệt các kiểu Công việc Phụ thuộc trong Biểu đồ Gantt sau đây:
- Kết thúc để bắt đầu (Finish-to-Start) — Một công việc A cần kết thúc trước khi công việc B có thể bắt đầu.
- Bắt đầu để bắt đầu (Start-to-Start)— Một công việc A bắt đầu trước khi công việc B có thể bắt đầu.
- Hoàn thành để Hoàn thành (Finish-to-Start)— Một công việc A hoàn thành trước khi công việc B có thể hoàn thành.
- Bắt đầu để Kết thúc (Start-to-Finish) — Một công việc A bắt đầu trước khi công việc B được hoàn thành.
Biểu đồ Gantt không chỉ là hình ảnh đại diện cho dự án của bạn mà còn là công cụ mạnh mẽ giúp bạn hiểu cách từng giai đoạn và nhiệm vụ ảnh hưởng đến luồng chung của dự án. Sự phụ thuộc giữa các thành phần biểu đồ rất quan trọng ở đây.
Các loại ràng buộc công việc trong dự án
Bằng cách hiểu những sự phụ thuộc này, bạn có thể kiểm soát được tiến độ của dự án và đảm bảo dự án được hoàn thành.
Công việc phụ thuộc: Kết thúc để bắt đầu (Finish-to-Start)
Phụ thuộc Finish to Start (FS) là phụ thuộc chuẩn trong quản lý dự án. Chỉ định rằng một công việc phụ thuộc (tác vụ kế nhiệm) chỉ có thể bắt đầu sau khi hoàn thành công việc tiền nhiệm. Nói cách khác, việc bắt đầu tác vụ B phụ thuộc trực tiếp vào việc hoàn thành tác vụ A.
Ví dụ: A kết thúc, B bắt đầu.
- Nhiệm vụ A : Đổ bê tông móng.
- Nhiệm vụ B : Khởi công xây dựng tường chịu lực.
Trong trường hợp này, bạn không thể bắt đầu xây tường (Nhiệm vụ B) cho đến khi bê tông trong móng (Nhiệm vụ A) đã đông cứng và đạt được cường độ yêu cầu. Liên kết logic này đảm bảo rằng kết cấu của tòa nhà an toàn và ổn định.
FS là kiểu công việc ràng buộc phổ biến nhất
Sự phụ thuộc Finish to Start rất quan trọng trong các dự án mà trình tự các nhiệm vụ được xác định nghiêm ngặt và không thể thay đổi mà không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án.
Kiểu ràng buộc này cho phép các nhà quản lý dự án lập kế hoạch và lên lịch công việc chính xác, điều này cần thiết để duy trì quá trình xây dựng và tránh thời gian chết không cần thiết. Một công việc chỉ được bắt đầu khi công việc ràng buộc đã kết thúc.
Công việc phụ thuộc: Bắt đầu để bắt đầu(Start-to-Start)
Sự phụ thuộc Bắt đầu để Bắt đầu (SS) trong biểu đồ Gantt chỉ ra tình huống mà các tác vụ song song bắt đầu đồng thời. Điều này có nghĩa là sự bắt đầu của một tác vụ được liên kết trực tiếp với sự bắt đầu của một tác vụ khác, cho phép cả hai được thực hiện đồng thời.
Ví dụ: A bắt đầu, B có thể bắt đầu.
- Nhiệm vụ A: Thiết kế kiến trúc của tòa nhà.
- Nhiệm vụ B: Chuẩn bị ước tính chi phí sơ bộ.
SS là kiểu ràng buộc cho 2 công việc cùng bắt đầu
Trong trường hợp này, cả thiết kế kiến trúc (Nhiệm vụ A) và chuẩn bị ước tính chi phí (Nhiệm vụ B) đều có thể bắt đầu cùng lúc. Mặc dù có giá trị khi các nhiệm vụ độc lập, việc hoàn thành chúng cùng lúc là hiệu quả hoặc cần thiết vì những lý do khác, chẳng hạn như hạn chế về thời gian của dự án.
Sự phụ thuộc Start to Start có chức năng khi bạn muốn tối đa hóa các nguồn lực có sẵn và giảm thời gian phân phối dự án tổng thể. Nó cho phép quản lý tác vụ linh hoạt hơn và có thể giúp bạn đạt được mục tiêu dự án nhanh hơn. Nhiệm vụ A được kích hoạt thì ngay lập tức nhiệm vụ B cũng sẽ được kích hoạt.
Công việc phụ thuộc: Kết thúc để kết thúc(Finish-to-Finish)
Phụ thuộc Finish to Finish (FF) là một loại phụ thuộc trong đó việc hoàn thành một tác vụ liên quan đến việc hoàn thành một tác vụ khác. Điều này có nghĩa là hai tác vụ được lên lịch để hoàn thành đồng thời hoặc một tác vụ chỉ có thể hoàn thành khi tác vụ kia hoàn thành.
Trong phụ thuộc Start to Start, các tác vụ bắt đầu đồng thời. Tuy nhiên, việc hoàn thành của chúng không liên quan đến nhau. Trái lại, công việc phụ thuộc Finish to Finish có thể có điểm đầu không liên quan nhưng kết thúc phải ràng buộc và song hành cùng nhau.
Ví dụ: A hoàn thành, B có thể hoàn thành.
- Nhiệm vụ A: Lắp đặt hệ thống điện.
- Nhiệm vụ B: Hoàn thiện trần thả.
Hai công việc cùng kết thúc kiểu FF
Trong trường hợp này, sự phụ thuộc từ hoàn thiện đến hoàn thiện có nghĩa là việc lắp đặt các thiết bị điện (Nhiệm vụ A) và trần nhà (Nhiệm vụ B) phải được hoàn thành đồng thời để có thể bắt đầu giai đoạn tiếp theo, ví dụ như sơn tường. Điều này rất cần thiết vì công việc hoàn thiện, chẳng hạn như sơn, có thể bắt đầu sau khi tất cả các công việc lắp đặt và trần nhà đã sẵn sàng.
Như vậy, ngay khi trạng thái công việc B được cập nhật hoàn thành thì công việc A cũng được cập nhật hoàn thành.
Sự phụ thuộc Finish to Finish rất tiện lợi cho các dự án yêu cầu nhiều quy trình công việc phải được hoàn thành đồng thời để chuyển sang giai đoạn tiếp theo hoặc để đạt được một cột mốc quan trọng.
Công việc phụ thuộc: Bắt đầu để kết thúc(Start-to-Finish)
Phụ thuộc Bắt đầu để Kết thúc (FS) là phụ thuộc ít phổ biến hơn nhưng có giá trị giữa các tác vụ. Trong phụ thuộc này, tác vụ sau chỉ có thể được hoàn thành sau khi tác vụ trước đó đã bắt đầu. Nó có lợi cho các dự án yêu cầu một tác vụ bắt đầu trước khi tác vụ khác kết thúc.
Lưu ý sự khác biệt chính so với sự phụ thuộc Finish to Start phổ biến nhất, trong đó tác vụ kế nhiệm không thể bắt đầu cho đến khi tác vụ trước đó hoàn thành. Trong sự phụ thuộc Start to Finish, tác vụ trước đó phải bắt đầu trước khi tác vụ kế nhiệm có thể bắt đầu.
Ví dụ: A bắt đầu, B phải bắt đầu trước khi A kết thúc.
- Nhiệm vụ A: Công tác chuẩn bị.
- Nhiệm vụ B: Công tác xây dựng
Kiểu công việc này chỉ bắt đầu khi công việc kia kết thúc
Trong trường hợp này, công việc xây dựng (Nhiệm vụ B) không thể bắt đầu cho đến khi công việc chuẩn bị (Nhiệm vụ A) hoàn thành. Trong trường hợp này, Nhiệm vụ A phải bắt đầu trước khi Nhiệm vụ B có thể bắt đầu.
Điều này có nghĩa là thời điểm bắt đầu Nhiệm vụ B có liên quan trực tiếp đến Nhiệm vụ A. Điều này cũng có nghĩa là Công việc B bắt đầu sẽ dẫn đến sự kết thúc cho công việc A.
Sự phụ thuộc này rất quan trọng khi thời điểm bắt đầu của một nhiệm vụ phụ thuộc vào thời điểm bắt đầu của một nhiệm vụ khác, chứ không phải vào thời điểm hoàn thành của nhiệm vụ đó.
Vai trò của các công việc ràng buộc trong dự án
Tóm lại, sự phụ thuộc Bắt đầu đến Kết thúc điều hòa các tác vụ để đảm bảo rằng các tác vụ cụ thể chỉ được bắt đầu trong khi các tác vụ khác đang được tiến hành. Điều này rất quan trọng để dự án diễn ra suôn sẻ và tránh sự chậm trễ hoặc lặp lại công việc không cần thiết.
Tính năng ràng buộc công việc trên Dogoo Work được triển khai sâu rộng
Việc tự động hóa các điều kiện ràng buộc giúp các nhà quản lý dự án được giải phóng tâm trí. Những nhà quản trị dự án sẽ không mất thời gian tư duy, giám sát việc thực hiện công việc nào trước, sau.
Và đặc biệt, tất cả những tính năng “ngọt ngào” nhất của quản lý dự án đã được tích hợp trong Dogoo Work. Nền tảng của Dogoo cho phép các nhà quản trị dự án theo kịp tiến độ công việc, báo cáo dự án nhanh chóng. Và rất nhiều tính năng thú vị đang chờ bạn khám phá.
>>> Xem thêm:
- Tăng cường hiệu quả quản lý dự án với biểu đồ Gantt trực tuyến
- Tạo Biểu đồ Gantt trực tuyến: Không thể bỏ qua Dogoo Office
Dogoo.vn
