Mọi dự án đều mang theo rủi ro, bất kể bạn cố gắng tránh nó đến mức nào. Nhưng rủi ro không nhất thiết phải dẫn đến thất bại. Với một số tầm nhìn xa và kế hoạch dự án, bạn có thể kiểm soát được rủi ro của dự án trước khi nó làm đảo lộn thành công của bạn.
Hãy cùng xem xét các loại rủi ro dự án khác nhau cần chú ý và hướng dẫn các bước đơn giản bạn có thể thực hiện để xác định, theo dõi và quản lý rủi ro trong dự án của mình.
Rủi ro trong quản lý dự án là gì?
Trong quản lý dự án, rủi ro đề cập đến một sự kiện hoặc tình huống có khả năng tác động đến dự án nếu nó xảy ra.
Mặc dù chúng ta thường nghĩ mọi rủi ro đều xấu, những tác động này có thể có tác động tích cực hoặc tiêu cực đến dự án. Vấn đề không phải ở kết quả mà là ở sự không chắc chắn của các yếu tố có thể khiến kế hoạch của bạn thay đổi, theo hướng tốt hơn hoặc xấu hơn.
Quản lý dự án luôn phải cân nhắc các rủi ro
Các loại rủi ro dự án khác nhau
Có rất nhiều loại rủi ro khác nhau trong quản lý dự án. Vậy làm sao bạn biết cần tìm kiếm điều gì?
Hãy bắt đầu bằng cách định nghĩa 2 loại rủi ro dự án rộng nhất: rủi ro nội bộ và rủi ro bên ngoài.
Có những rủi ro nội bộ tồn tại trong tổ chức của bạn và bạn cùng nhóm của mình có thể dễ dàng giảm thiểu và quản lý chúng. Rủi ro bên ngoài xảy ra bên ngoài tổ chức của bạn và thường nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn với tư cách là người quản lý nhóm hoặc dự án.
Những loại rủi ro dự án phổ biến nhất là gì?
Khi đã thực hiện một vài dự án, bạn sẽ bắt đầu nhận thấy rằng một số rủi ro trong dự án xuất hiện nhiều hơn những rủi ro khác.
Sau đây là 3 loại rủi ro phổ biến mà bạn nên lưu ý trong bất kỳ dự án nào bạn quản lý:
- Rủi ro chi phí là bất kỳ điều gì ảnh hưởng đến khả năng tuân thủ ngân sách dự án, cho dù đó là kết quả của việc mở rộng phạm vi dự án hay ước tính dự án chưa chính xác.
- Rủi ro lịch trình đề cập đến bất kỳ yếu tố nào gây nguy hiểm cho thời hạn của dự án. Những yếu tố này có thể bao gồm các yêu cầu tính năng nâng cao, một thành viên trong nhóm bị ốm trong thời gian dài hoặc sự chậm trễ bất ngờ trong việc cung cấp vật tư.
- Rủi ro hiệu suất tác động đến mục tiêu và kết quả của dự án. Điều này có thể là do thiếu sự hỗ trợ của các bên liên quan, nhóm làm việc quá sức hoặc kỳ vọng của dự án không phù hợp.
Tiến độ là khía cạnh quan trọng hàng đầu trong dự án
Các loại rủi ro khác có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn
Tất nhiên, còn rất nhiều rủi ro xoay quanh dự án. Tùy thuộc vào loại dự án bạn đang quản lý, bạn cũng có thể cần theo dõi các loại rủi ro khác nhau sau:
- Rủi ro dự án hoạt động đề cập đến bất kỳ điều gì làm gián đoạn sản xuất hoặc ngăn cản dự án thực sự được triển khai. Đây là các vấn đề dự án do nhóm hoặc các bên liên quan của bạn tạo ra có xu hướng ảnh hưởng đến ngân sách và thời hạn của dự án.
- Rủi ro quản trị ảnh hưởng đến khả năng lãnh đạo, ra quyết định hoặc khuôn khổ được sử dụng để điều hành một dự án hoặc doanh nghiệp.
- Rủi ro chiến lược của dự án ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu của dự án hoặc tổ chức trong ngắn hạn hoặc dài hạn.
- Rủi ro thị trường ảnh hưởng đến khả năng tài trợ cho dự án, khả năng cạnh tranh trên thị trường hoặc khả năng tạo ra lợi nhuận đầu tư tốt.
- Rủi ro pháp lý liên quan đến các hướng dẫn hoặc hậu quả pháp lý, hợp đồng hoặc quy định mà dự án hoặc tổ chức của bạn phải tuân theo .
- Các mối nguy hiểm bên ngoài bao gồm các sự kiện lớn khó dự đoán hoặc ngăn ngừa, chẳng hạn như thiên tai, đại dịch toàn cầu, đình công hoặc tội phạm.
- Giữ bức tranh lớn trong tầm nhìn dễ dàng
- Vạch ra con đường rõ ràng dẫn đến thành công bằng một kế hoạch trực quan, dễ hiểu và đảm bảo mọi người đồng bộ với quy trình làm việc linh hoạt và sự hợp tác của nhóm.
05 mẹo quản lý rủi ro cho dự án của bạn
Nói về tất cả các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn có thể là điều đáng sợ. Vì vậy, hãy chuyển sang một số bước dễ dàng mà bạn có thể thực hiện để kiểm soát rủi ro.
Bạn có thể không thể loại bỏ mọi rủi ro của dự án. Nhưng những mẹo và công cụ này có thể giúp bạn xác định và quản lý rủi ro một cách tự tin hơn rất nhiều.
1. Tạo sự liên kết xung quanh phạm vi và yêu cầu của dự án
Khi mọi người có ý tưởng hoặc kỳ vọng khác nhau về những gì cần phải cung cấp, điều đó có thể khiến thời hạn, ngân sách và mục tiêu của dự án gặp rủi ro. Đó là lý do tại sao việc làm việc với nhóm và các bên liên quan của bạn để xác định phạm vi và yêu cầu của dự án luôn đáng để bạn dành thời gian.
Sẽ dễ dàng hơn nhiều để bảo vệ các quyết định và kiểm soát phạm vi khi bạn đã ghi chép và thống nhất về các mục tiêu của dự án trước khi bắt đầu công việc.
Kiểm soát rủi ro là việc làm cần thiết để đảm bảo nhóm dự án hiệu quả
2. Tiến hành đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là một công cụ đơn giản mà bạn có thể sử dụng để xác định và đo lường rủi ro của dự án để bạn có thể đưa ra kế hoạch chủ động nhằm giảm thiểu. Sau đây là cách thức hoạt động:
- Liệt kê tất cả những rủi ro có thể xảy ra với dự án của bạn.
- Xếp hạng mức độ ưu tiên của từng rủi ro dựa trên mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của nó.
- Phác thảo các hành động sẽ giúp bạn quản lý hoặc giảm thiểu từng rủi ro.
- Biết được những rủi ro cần lưu ý và cách giải quyết chúng có thể giúp giảm bớt lo lắng cho mọi người tham gia vào dự án.
Ngân sách dự án cần được đảm bảo
3. Ghi chép và theo dõi kế hoạch dự án của bạn
Kế hoạch dự án đóng vai trò là nguồn thông tin trung tâm cho dự án của bạn, do đó không có câu hỏi nào về việc điều gì đang xảy ra, khi nào và ai chịu trách nhiệm. Nó cũng giúp dễ dàng phát hiện vấn đề sớm và đưa ra quyết định sáng suốt về thay đổi.
Tận dụng Dogoo Work để quản lý dự án hiệu quả
Sau đây là cách sử dụng kế hoạch dự án của bạn để tránh rủi ro trong Dogoo Work:
- Xác định các nhiệm vụ đang chậm tiến độ hoặc vượt ngân sách. Những gì bạn không biết có thể quay lại cắn bạn khi nói đến rủi ro của dự án. Đó là lý do tại sao việc theo dõi thời gian và ngân sách khi công việc tiến triển là rất quan trọng để đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng.
- Kiểm tra báo cáo tình trạng dự án của bạn . Báo cáo này chia nhỏ các nhiệm vụ thành các loại trạng thái chính—đúng hạn, chậm tiến độ hoặc quá hạn—để bạn có thể can thiệp sớm và ngăn chặn sự chậm trễ làm trì hoãn toàn bộ dự án của bạn.
- So sánh tiến độ với dự báo. Nếu bạn đang sử dụng Dogoo Work, bạn sẽ thấy một đường kẻ sọc mỏng ở giữa mỗi thanh tác vụ. Nếu đường kẻ sọc dài hơn tiến độ được chỉ định, thì số giờ được theo dõi đang chậm tiến độ, khiến ngân sách và mốc thời gian gặp rủi ro.
- Kiểm tra khối lượng công việc mỗi khi bạn có kế hoạch tránh giao quá nhiều việc cho nhóm của mình. Bạn có thể xem tính khả dụng theo số lượng nhiệm vụ hoặc giờ được giao cho tất cả các dự án mà không cần phải rời khỏi biểu đồ Gantt.
4. Thúc đẩy giao tiếp rõ ràng và cởi mở
Giao tiếp tốt giúp tránh sự nhầm lẫn và kỳ vọng không phù hợp khiến dự án của bạn đi chệch hướng. Nó cũng cho phép bạn giải quyết rủi ro sớm để bạn có thể kiểm soát tốt hơn tác động của nó đối với dự án của mình.
Kế hoạch truyền thông thiết lập các hướng dẫn rõ ràng về cách thức và thời điểm thông tin sẽ được chia sẻ trong dự án của bạn. Sử dụng nó để thiết lập kỳ vọng cho các bản cập nhật dự án, cuộc họp và công cụ cộng tác và hợp lý hóa giao tiếp với nhóm và các bên liên quan của bạn.
Đừng quên kế hoạch dự án của bạn cũng là một công cụ giao tiếp. Trong Dogoo Work, bạn có thể cộng tác làm việc và tải tài liệu trực tiếp lên kế hoạch của mình, cộng với nhận thông báo qua email hoặc Slack để bạn không bỏ lỡ các cập nhật nhiệm vụ quan trọng.
5. Báo cáo theo thời gian thực
Báo cáo tình hình dự án giúp các bên liên quan cập nhật tiến độ và biến rủi ro thành chủ đề thường xuyên trong các cuộc thảo luận về dự án. Rốt cuộc, bạn không thể sửa chữa những gì bạn không thừa nhận hoặc không nói đến.
Báo cáo dự án cần được cập nhật real-time
Theo dõi rủi ro trong báo cáo trạng thái của bạn cho các bên liên quan thấy bạn đang để mắt đến các vấn đề và cho phép bạn cùng nhau tìm giải pháp. Theo cách đó, bạn có thể điều chỉnh kế hoạch của mình khi cần để quản lý rủi ro hiệu quả.
Một kế hoạch tốt giúp theo dõi rủi ro dễ dàng
Bạn muốn quản lý rủi ro dễ dàng hơn? Với Dogoo Work, bạn có thể tạo một kế hoạch dự án rõ ràng, dễ theo dõi và giám sát.
Bạn sẽ có mọi tính năng cần thiết để phát hiện vấn đề sớm và đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách—từ tính năng kéo và thả đơn giản và cộng tác nhóm đến báo cáo dự án và quản lý khối lượng công việc.
Tuyệt vời nhất là mọi thứ đều được gói gọn trong một giao diện đơn giản và trực quan mà toàn bộ nhóm của bạn sẽ thích. Hãy liên hệ Dogoo để được tư vấn trải nghiệm dùng thử ngay nhé!
>> Xem thêm:
- 10 Bí quyết giúp quản lý nhóm dự án hiệu quả
- Xây dựng quy trình làm việc tối ưu cho các nhóm pháp chế
Dogoo.vn
