Phạm vi leo thang (Scope Creep) là nỗi khiếp sợ với bất kỳ nhà quản trị dự án nào. Nếu bạn vẫn đang loay hoay tìm cách phòng tránh, Dogoo khẳng định biểu đồ Gantt sẽ giúp bạn.
Phản ứng đầu tiên của bạn có thể là xây một bức tường để ngăn chặn sự gia tăng phạm vi sắp xảy ra. Nhưng điều đó là không thể vì sự gia tăng phạm vi không phải là một con người hay một loài động vật mà bạn có thể thuần hóa. Vậy nên, bạn chỉ có thể thực hiện các biện pháp phòng tránh leo thang phạm vi dự án.
Vậy bạn xử lý tình trạng vượt phạm vi dự án như thế nào? Là người quản lý dự án, bạn có nhiệm vụ vừa là người gác cổng dự án vừa là người cổ vũ, giám sát, quản lý và báo cáo tiến độ dự án. Đồng thời, bạn phải là người bảo vệ các kế hoạch, lịch trình dự án đã ước tính , phạm vi và mốc thời gian của dự án bằng lòng dũng cảm và sự khéo léo.
Định nghĩa và ví dụ về phạm vi leo thang (Scope Creep)
Trước khi giải thích phạm vi dự án là gì và nó ảnh hưởng đến dự án như thế nào, chúng ta hãy bắt đầu với định nghĩa đơn giản về phạm vi dự án.
Phạm vi dự án là gì?
Trong quản lý dự án, phạm vi chỉ đơn giản có nghĩa là ranh giới bạn đặt ra xung quanh dự án của mình để đáp ứng các mục tiêu dự án đúng thời hạn và ngân sách. Các ranh giới này xác định những gì sẽ được cung cấp vào thời điểm nào, bạn sẽ hoàn thành công việc như thế nào và dự án thành công trông như thế nào.
Biểu đồ Gantt giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về dự án
Phạm vi leo thang trong quản lý dự án là gì?
Phạm vi leo thang là khi phạm vi của một dự án thay đổi vượt quá những gì mọi người đã thỏa thuận ban đầu. Trong PMBOK Guide 7th Edition định nghĩa phạm vi leo thang (Scope Creep) là “khi phạm vi hoặc yêu cầu bổ sung được chấp nhận mà không điều chỉnh lịch trình, ngân sách hoặc nhu cầu tài nguyên tương ứng” (PMI, 2021).
Tại sao Scope Creep lại có hại?
Sự gia tăng phạm vi tác động tiêu cực đến các dự án theo nhiều cách—thường là do khối lượng công việc tăng lên, nhưng không phải do ngân sách hoặc khung thời gian.
Sự gia tăng phạm vi nổi tiếng là gây căng thẳng cho các thành viên trong nhóm, đẩy các dự án vượt quá ngân sách và làm mất thời gian và sự tập trung khỏi các mục tiêu ban đầu.
Ví dụ về Scope Creep
Vậy thì phạm vi leo thang sẽ trông như thế nào trong thế giới thực? Giả sử dự án của bạn ban đầu được xác định phạm vi cho 3 mục tiêu, nhưng giờ nó đã tăng lên 5 vì một bên liên quan đã yêu cầu thay đổi. Đó là một ví dụ đơn giản về Scope Creep trong quản lý dự án.
Sau đây là một số ví dụ về tình trạng vượt phạm vi mà bạn có thể gặp phải:
- Các vòng thay đổi thiết kế bổ sung không theo kế hoạch
- Thay đổi yêu cầu của dự án
- Sự chậm trễ của bên liên quan
- Giảm ngân sách
- Thay đổi thời hạn
- Hiểu lầm về phạm vi
Nguyên nhân nào gây ra tình trạng phạm vi leo thang?
Sự gia tăng phạm vi xảy ra vì nhiều lý do trong quản lý dự án. Các nguyên nhân phổ biến gây ra sự gia tăng phạm vi có thể bao gồm:
- Thiếu sự rõ ràng về các mục tiêu của dự án
- Yêu cầu của dự án không được xác định rõ ràng
- “Ý tưởng” vào phút chót hoặc thay đổi đối với sản phẩm giao
- Các bên liên quan không tham gia hoặc hiểu sai mức độ nỗ lực
- Thiếu sự giao tiếp xung quanh các chi tiết của dự án
Hiểu được tất cả những cách khác nhau khiến phạm vi dự án có thể đi chệch hướng có thể giúp bạn xác định và giải quyết tình trạng vượt phạm vi khi nó phát sinh và điều chỉnh kế hoạch hoặc kỳ vọng khi cần thiết.
Mọi thay đổi về dự án cần được kiểm soát chặt chẽ
Làm thế nào để tránh Scope Creep trong 5 bước
Bất kỳ thay đổi, yêu cầu bổ sung hoặc yêu cầu mới nào cũng có thể gây căng thẳng cho bất kỳ người quản lý dự án nào. Nhưng hãy nhớ: Bạn có rất nhiều thứ để dựa vào.
Hãy thực hiện thẩm định dự án kỹ càng bằng cách đọc và hiểu tài liệu phạm vi dự án của bạn. Từ đó, xây dựng kế hoạch dự án dựa trên phạm vi đó và thẩm định hoàn toàn với nhóm và khách hàng của bạn. Điều này sẽ giúp ngăn ngừa tình trạng vượt phạm vi dự án ngay từ đầu.
Lời khuyên quản lý dự án từ Dogoo:
Giữ một nơi lưu trữ hoặc thư mục cục bộ trên màn hình để bạn có thể tham khảo nhanh các tài liệu quan trọng. Thư mục này nên bao gồm các phiên bản của các kế hoạch gần đây nhất, phạm vi công việc và ước tính của bạn. Việc có sẵn chúng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian thay vì phải lội qua các thư mục phân tán.
Các bước đầu tiên của một quy trình quản lý dự án được xây dựng tốt sẽ thực sự mở ra con đường thành công cho bạn và dự án của bạn. Đừng bao giờ ngại dừng cuộc trò chuyện và nói “Để tôi xem lại phạm vi/kế hoạch và phản hồi lại sau.”
Không ai mong đợi bạn phải ghi nhớ mọi chi tiết—đặc biệt là nếu bạn chịu trách nhiệm cho nhiều dự án một lúc. Vì vậy, hãy dành thời gian thay vì vội vàng đưa ra câu trả lời ngay lập tức và luôn nhớ rằng một phản hồi chắc chắn sẽ có tác động tốt nhất.
Sau đây là 5 cách tốt nhất để ngăn chặn tình trạng vượt phạm vi dự án phá hỏng dự án của bạn.
1. Đạt được sự thống nhất với nhóm và các bên liên quan của bạn
Bắt đầu với mục tiêu trong đầu. Đảm bảo nhóm và các bên liên quan hiểu và đồng ý về phạm vi và mục tiêu của dự án, và ghi lại trong phạm vi công việc chính thức.
Việc thống nhất ngay từ đầu sẽ giúp ngăn ngừa tình trạng mở rộng phạm vi sau này. Bởi vì điều này giúp dễ dàng từ chối một ý tưởng mới không nằm trong phạm vi hoặc tốt hơn nữa là hướng khách hàng theo hướng khác phù hợp hơn với mục tiêu và phạm vi của dự án.
Tìm hiểu cách viết tài liệu phạm vi dự án chuẩn xác
2. Tạo một kế hoạch dự án chi tiết và tuân thủ nó
Sẽ dễ dàng hơn nhiều để giảm thiểu tình trạng vượt phạm vi khi bạn có một kế hoạch rõ ràng ngay từ đầu. Vì vậy, hãy dành thời gian phác thảo mọi bước bạn cần thực hiện để hoàn thành dự án đúng thời hạn và ngân sách từ đầu đến cuối. Biểu đồ Gantt cung cấp một công cụ trực quan tuyệt vời để xây dựng kế hoạch và theo dõi phạm vi khi công việc tiến triển.
Đừng để mọi công sức bạn bỏ ra cho kế hoạch đổ sông đổ biển vì phải chịu thua mọi vấn đề và yêu cầu mới. Phiên bản đầu tiên của kế hoạch chính là đường cơ sở của bạn, và bạn không thể chỉ bịa ra những điều này!
Nếu bạn làm đúng, bạn sẽ dựa trên ước tính và phạm vi của mình. Chắc chắn, các kế hoạch có thể thay đổi, nhưng việc coi kế hoạch đầu tiên đó là cơ sở thường sẽ giúp bạn tranh luận về trường hợp cần thêm thời gian hoặc ngân sách khi phạm vi mới bắt đầu xuất hiện. Hãy bám sát kế hoạch và sử dụng nó làm lộ trình cho dự án của bạn.
Dogoo Office giúp bạn tạo nhanh biểu đồ kế hoạch chi tiết cho dự án
Có thể bạn không biết Dogoo sẽ trợ thủ rất tốt trong khía cạnh lập kế hoạch dự án.
Tính năng kéo và thả dễ dàng với các mẫu để lên lịch nhanh hơn. Lên kế hoạch cho một dự án trong vài phút, cộng tác dễ dàng như một nhóm và chuyển sang chế độ xem lịch và danh sách chỉ bằng một cú nhấp chuột.
3. Đừng ngại nói không với những thay đổi về phạm vi
Nói không với khách hàng có vẻ đáng sợ—nhưng đôi khi đó là cách tốt nhất để giúp khách hàng của bạn đạt được mục tiêu. Và nó cũng có thể là một công cụ mạnh mẽ để ngăn chặn tình trạng vượt phạm vi.
Nếu bạn nhận được yêu cầu thay đổi khiến dự án đi chệch hướng, bạn có thể từ chối. Chỉ cần định vị nó như một cuộc trò chuyện, không phải là một tuyên bố. Giải thích rõ ràng cách các thay đổi sẽ tác động tiêu cực đến dự án như thế nào và thảo luận các lựa chọn để có cách tốt nhất để tiến hành.
4. Nói về cách những thay đổi tác động đến lịch trình dự án
Ngày là ngày. Việc thiếu thời hạn thường gây ra tác động, cho dù nó ảnh hưởng đến kế hoạch cung ứng, lần giao hàng tiếp theo hay thời hạn cuối cùng của bạn.
Đừng sợ cuộc trò chuyện về các vấn đề và tác động của mốc thời gian. Việc nói ra mọi thứ trong khi thay đổi đang diễn ra sẽ giúp mọi người hiểu được những gì bị ảnh hưởng.
Xem lại kế hoạch cơ sở của bạn với nhóm và các bên liên quan, và thảo luận về cách những thay đổi bất ngờ sẽ tác động đến thời hạn trong tương lai và lịch trình chung của dự án. Sau đó, cùng nhau làm việc để xác định cách tiến hành.
5. Xây dựng một quy trình để thay đổi phạm vi
Đây là sự cân bằng giữa việc thiết lập kỳ vọng và tạo quy trình. Nếu bạn ở trong một tổ chức lớn hơn, bạn có thể được yêu cầu hoàn thành một loạt các phê duyệt (đọc: tài liệu) để đảm bảo mọi người trong nhóm của bạn đồng ý với việc thay đổi kế hoạch hoặc mốc thời gian.
Trong các dự án nhỏ hơn với các nhóm nhỏ hơn, thường dễ dàng chỉ cần tin vào lời nói của mọi người và tiếp tục thực hiện các thay đổi. Trong trường hợp đó, bạn có thể cân nhắc tạo “chứng cứ giấy tờ” liên quan đến một cuộc trò chuyện cụ thể hoặc thay đổi về phạm vi.
Hãy sử dụng phán đoán của bạn ở đây, nhưng viết yêu cầu thay đổi cho một thay đổi không liên quan đến phạm vi không bao giờ là điều tệ . Đây có thể là một cách tốt để bảo vệ các căn cứ của bạn và đảm bảo không ai sẽ quay lại với những gì đã được thỏa thuận bằng miệng qua email.
Bất kỳ yêu cầu thay đổi phạm vi hợp lý nào cũng sẽ bao gồm:
- Mô tả về sự thay đổi
- Cách tiếp cận để thay đổi
- Tác động đến lịch trình/dòng thời gian
- Rủi ro
- Chi phí (nếu có)
- Chữ ký hoặc phê duyệt xác nhận(LUÔN yêu cầu những điều này)
Trên đây là những gợi ý giúp bạn hạn chế và chống đỡ với Scope Creep. Hy vọng Dogoo sẽ có nhiều thông tin bổ ích hơn nữa về quản lý dự án cho bạn. Hãy theo dõi những bài viết mới nhất trên Dogoo Blog bạn nhé!!
>> Xem thêm:
- Đừng để mất kiểm soát phạm vi dự án phá hỏng dự án của bạn
- 07 Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý dự án
Dogoo.vn
