Quản lý hàng tồn kho là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý chuỗi cung ứng đối với các nhà cung cấp vật liệu xây dựng. Vì tất cả các khía cạnh trong hoạt động trơn tru của doanh nghiệp đều bị ảnh hưởng bởi nó, nên việc nâng cao hiệu lực và hiệu suất thông qua công nghệ có thể có tác động rõ rệt đến lợi nhuận.
Tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Các nhà cung cấp vật liệu xây dựng phải rất thận trọng giữa việc luôn có sẵn sản phẩm mà khách hàng muốn mua và việc đốt quá nhiều tiền vào nguyên liệu thô hoặc sản phẩm không có nhu cầu.
Chỉ có thể đạt được sự cân bằng phù hợp khi quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Điều này có nghĩa là có mức sản phẩm và nguyên vật liệu tối ưu cho doanh số hiện tại và dự đoán. Trước đây, việc hiểu những thông số này phụ thuộc vào trực giác và kinh nghiệm.
Đã đến lúc thay đổi cách bạn quản lý kho VLXD
Ví dụ: một người quản lý cửa hàng dày dạn kinh nghiệm sẽ biết những sản phẩm nào cần có trong kho với số lượng nhiều hơn hoặc ít hơn vào các thời điểm khác nhau trong năm ở khu vực cụ thể của họ và đặt hàng cho phù hợp.
Trong thị trường kinh doanh phức tạp hơn ngày nay, với danh mục sản phẩm và nguyên liệu rộng hơn, chuỗi cung ứng không thể đoán trước và giá cả biến động, việc tính toán thủ công dựa trên dự đoán không còn khả thi nữa.
Bài toán được giải quyết bằng công nghệ
Tin vui là các nhà cung cấp vật liệu xây dựng hiện có thể triển khai phần mềm dành riêng cho ngành liên kết hàng tồn kho, mua hàng, giao hàng, kế toán và phân tích kinh doanh trong một hệ thống dễ sử dụng.
Các hệ thống này được xây dựng để doanh nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng cập nhật khi có đơn đặt hàng và việc mua hàng được thực hiện tự động. Không cần phải mất thời gian nhập dữ liệu vào các hệ thống lưu trữ hồ sơ khác nhau, điều này có thể gây ra sai sót và thiếu chính xác.
Tạo biểu mẫu nhanh và tự động cho cửa hàng kinh doanh của bạn
Để duy trì tính cạnh tranh, bạn cần đáp ứng yêu cầu của khách hàng bằng dịch vụ xuất sắc đồng thời tiếp tục tạo ra lợi nhuận. Quản lý hàng tồn kho là chìa khóa để đạt được đồng thời hai mục tiêu đó và xây dựng một doanh nghiệp thành công.
Hiểu về quản lý hàng tồn kho
Các loại hàng tồn kho
Các phương pháp kỹ thuật khác nhau liên quan đến quản lý hàng tồn kho, chủ yếu liên quan đến kiểm soát và thời gian. Phổ biến nhất là số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ), phân tích ABC, số lượng sản xuất hàng tồn kho và hàng tồn kho đúng lúc.
- Phương pháp EOQ (Số lượng đặt hàng kinh tế) đề cập đến số lượng đặt hàng lý tưởng nên mua để giảm thiểu chi phí tồn kho và tối ưu hóa số lượng đơn vị đặt hàng.
- Phân tích ABC là phương pháp phân loại hàng tồn kho, đưa sản phẩm vào ba nhóm, từ A dành cho các sản phẩm quan trọng nhất cần kiểm soát chặt chẽ nhất và ghi lại chính xác nhất đến C với các biện pháp kiểm soát đơn giản nhất.
- Số lượng sản xuất hàng tồn kho cho bạn biết số lượng sản phẩm nên được đặt hàng trong một đợt để tối ưu hóa chi phí lưu kho.
- Hàng tồn kho JIT (Just-in-time) dựa trên chiến lược điều chỉnh việc giao hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng và giảm mức tồn kho.
10 mẹo quản lý hàng tồn kho
1) Phân loại hàng tồn kho của bạn
Nơi bắt đầu với việc quản lý hàng tồn kho là phân loại các mặt hàng bạn thường bán và số lượng sản phẩm hiện tại. Đây được gọi là nhập tồn kho ban đầu.
Điều này sẽ tạo ra mức tồn kho cơ bản và cái nhìn tổng quan về các sản phẩm có thể được sử dụng để đưa lên phần mềm quản lý hàng tồn kho của bạn. Có thể dữ liệu cần thiết cho giai đoạn này được lưu giữ ở nhiều nơi, chẳng hạn như hồ sơ giấy và tủ, nhưng bạn chỉ phải thực hiện việc đó một lần.
Giao hàng VLXD cần đảm bảo đúng-đủ-kịp thời
2) Theo dõi thông tin sản phẩm
Sau khi phân loại kho sản phẩm của mình, bạn có thể quyết định cách theo dõi sản phẩm khi chúng di chuyển trong doanh nghiệp, từ khi đến cửa kho cho đến vận chuyển đến khách hàng.
Đơn vị lưu giữ hàng tồn kho nội bộ (SKU) giúp xác định từng sản phẩm theo tên nhà cung cấp, danh mục sản phẩm, màu sắc và mã sản phẩm chung (UPC). Bạn sẽ có dữ liệu cơ sở cần thiết để nhận, lưu trữ và đặt hàng lại các sản phẩm cụ thể từ đây.
3) Tổ chức kho của bạn
Mỗi nhà cung cấp vật liệu xây dựng sẽ có những ưu tiên về cách bố trí vật lý của không gian lưu trữ, tùy thuộc vào không gian cũng như số lượng và loại sản phẩm.
Đây là lúc vận dụng sự hiểu biết chi tiết về doanh số bán hàng của bạn, vì bạn có thể quyết định thời điểm đặt các danh mục sản phẩm gần khu vực bốc hàng nhất trong kho, tùy thuộc vào khối lượng vận chuyển. Sẽ rất hợp lý nếu bạn để những sản phẩm phổ biến nhất ở gần cửa nhất.
Bố trí kho hàng thông mình là cần thiết
4) Kiểm kê kho thường xuyên
Bây giờ bạn đã phân loại và sắp xếp hàng tồn kho của mình bằng lần kiểm kê đầu tiên. Bạn nên thực hiện kiểm tra theo dõi thường xuyên để đảm bảo rằng hàng tồn kho thực tế tương ứng với bất kỳ hệ thống sổ sách kế toán nào bạn sử dụng.
Kiểm kê có thể được thực hiện sáu tháng một lần hoặc thậm chí mỗi năm. Điều này đảm bảo kho hàng thực tế và kế toán không chênh lệch hoặc sản phẩm thất lạc nào đi vào nhầm khu vực của nhà kho.
Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn, bạn có thể chia nhỏ quy mô kiểm kê hàng hóa hơn nữa bằng cách thực hiện đếm chu kỳ theo danh mục sản phẩm hoặc nhà cung cấp và/hoặc thực hiện kiểm tra đột xuất đơn giản.
5) Tuân theo quy tắc 80/20
Quy tắc tồn kho 80/20 nói rằng 80% lợi nhuận của bạn sẽ đến từ 20% lượng hàng tồn kho của bạn. Hiểu rõ các sản phẩm bán tốt nhất của bạn, dù theo lợi nhuận hay số lượng, sẽ giúp quản lý những sản phẩm đó một cách cẩn thận nhất và đảm bảo bạn không hết hàng.
6) Giao tiếp với nhà cung cấp
Điều cần thiết là phải hiểu các nhà cung cấp đang hoạt động tốt hay kém như thế nào. Bạn có nhà cung cấp nào luôn giao hàng trễ hoặc thường xuyên gửi sản phẩm bị lỗi không?
Kinh doanh VLXD đã có trợ thủ mới
Trao đổi với nhà cung cấp để tìm giải pháp là bước đầu tiên, nhưng bạn có thể cần tìm nhà cung cấp thay thế. Xin lưu ý rằng xu hướng ngày càng tăng đối với một số nhà cung cấp là tự quản lý việc sắp xếp lại hàng tồn kho của bạn dựa trên mô hình bán hàng trước đó. Nó có thể có vẻ hữu ích, nhưng sẽ không hữu ích nếu dự đoán của họ không chính xác và bạn dự trữ quá nhiều sản phẩm nhất định.
7) Cập nhật phần mềm của bạn
Nếu bạn là nhà cung ứng vật liệu xây dựng vẫn đang sử dụng bảng tính excel và/hoặc phương pháp thủ công để quản lý kho của mình hoặc dựa vào hệ thống cây nhà lá vườn đã lỗi thời, hãy cân nhắc cập nhật lên ứng dụng hiện đại, dựa trên đám mây.
Bạn có thể sử dụng những tính năng phần mềm hiện đại như doPOS để ghi lại tất cả dữ liệu biến đổi được thu thập trong các giai đoạn trước và kết nối nó với các công nghệ khác như quản lý khách hàng, quản lý đội sales. Hệ thống quản lý hàng tồn kho tích hợp bao gồm mọi thứ bạn cần để chạy một bộ quy trình trơn tru.
8) Phân tích doanh số bán hàng của bạn
Ngoài quản lý quy trình bán hàng, phần mềm phù hợp sẽ cung cấp cho bạn dữ liệu bán hàng mà bạn cần để hiểu doanh nghiệp của mình và cải thiện hiệu suất.
Những phần mềm quản lý như doPOS thậm chí còn tích hợp kịch bản Sales, theo dõi KPI của nhân viên trong đội ngũ của bạn. Điều này sẽ là động lực để tối ưu hiệu quả nhân sự trong doanh nghiệp của bạn.
9) Tài khoản thay đổi nhu cầu
Không thể dự đoán những gì khách hàng có thể muốn mua nếu không có hiểu biết sâu sắc về doanh số và lợi nhuận. Điều đó có thể khiến bạn có hàng tồn kho không mong muốn, nhà kho đông đúc, khó làm việc và mất cơ hội đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Hệ thống dữ liệu tập trung cung cấp các báo cáo bán hàng và dự báo nhu cầu cho phép bạn kiểm tra lịch sử đặt hàng của khách hàng theo xu hướng theo mùa, ví dụ: loại bỏ suy đoán về sản phẩm nào sẽ có trong kho vào các thời điểm khác nhau trong năm.
10) Giảm chi phí
Các nhà cung cấp vật liệu xây dựng làm theo các bước này sẽ tiết kiệm được chi phí đáng kể theo nhiều cách. Chúng bao gồm tiết kiệm lượng hàng tồn kho chết thông qua việc mua hàng thông minh hơn, tiết kiệm chi phí giấy tờ thông qua tạo biểu mẫu và lập hóa đơn tự động, đồng thời tiết kiệm thời gian/nguồn lực trong việc chuyển thông tin từ đơn đặt hàng sang hóa đơn sang tài khoản phải trả.
Điều này áp dụng cho tất cả các loại nhà cung cấp vật liệu xây dựng, từ các doanh nghiệp kinh doanh với đơn đặt hàng tùy chỉnh đến các showroom thiết bị nhà bếp và phòng tắm, nội thất gia đình, v.v.
Quản lý quy trình bán hàng VLXD thông minh hơn với doPOS
Làm chủ doanh nghiệp VLXD của bạn
Một phần mềm toàn diện như doPOS được thiết kế để đáp ứng nhu cầu riêng của bạn. Được tạo ra bởi các chuyên gia cung cấp vật liệu xây dựng, nó quản lý mọi thứ từ mua hàng và tồn kho cho đến phân phối, kế toán và phân tích kinh doanh.
Được xây dựng dựa trên chức năng quản lý tài liệu cốt lõi, nó cho phép bạn truy cập nhanh chóng báo giá, đơn đặt hàng (PO) và chứng từ thanh toán của khách hàng, đồng thời nhận tài liệu và hóa đơn bán hàng trong một hệ thống tập trung, dễ sử dụng, tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách gửi email cho khách hàng báo cáo và hóa đơn của họ .
Các địa điểm chi nhánh khác nhau được hỗ trợ đầy đủ, không phải cài đặt riêng biệt mà là một phần mềm và cơ sở dữ liệu. Điều này giúp việc di chuyển hàng tồn kho, kiểm tra tình trạng sẵn có của hàng hóa giữa các chi nhánh và thay đổi chi nhánh trong phần mềm rất dễ dàng. Cũng có thể chỉ định các chi nhánh cung cấp và bán hàng khác nhau cho các đơn đặt hàng và hợp nhất việc mua hàng có hoặc không có (các) địa điểm kho hàng.
Liên hệ Dogoo ngay để được trải nghiệm miễn phí doPOS bạn nhé!
>> Xem thêm:
Dogoo.vn
