Quản lý nhóm là một kỹ năng cần thiết đối với bất kỳ người quản lý dự án nào. Bạn cần trao quyền và truyền cảm hứng cho nhóm của mình bằng cách thể hiện khả năng lãnh đạo hiệu quả. Bạn cần đảm bảo tiềm năng của nhóm được phát huy tối đa mà không khiến nhóm cảm thấy choáng ngợp. Đó là một ranh giới mờ nhạt nhưng với kinh nghiệm, bạn sẽ biết cách bước đi một cách cẩn thận.
Vai trò và trách nhiệm của nhóm dự án
Trước khi chúng ta bắt đầu đi vào chi tiết về các chiến lược này, bạn cần hiểu cách một nhóm dự án hoạt động hiệu quả trong quản lý dự án, các nhóm dự án làm gì và tất cả những ai tham gia vào nhóm đó. Một nhóm dự án bao gồm các cá nhân khác nhau với các cấp độ quyền hạn khác nhau. Cách thức hoạt động của họ phụ thuộc vào văn hóa tổ chức và phương pháp được sử dụng.
Một số vai trò chính trong một nhóm dự án hiệu quả là:
- Quản lý dự án
- Trưởng nhóm
- Thành viên của nhóm
- Ban dự án
- Nhà tài trợ dự án
- Các bên liên quan của dự án
Sơ đồ đơn giản về nhóm dự án
Một số trách nhiệm hàng ngày của các nhóm dự án là:
- Làm việc với người quản lý dự án trong suốt vòng đời dự án
- Hoàn thành các sản phẩm dự án được giao và đáp ứng mọi yêu cầu
- Tài liệu hóa quy trình, giai đoạn
- Đóng góp vào thành tích chung của nhóm
- Trình bày các giải pháp khả thi cho người quản lý trong trường hợp tắc nghẽn
- Thông báo cho người quản lý dự án về tiến độ dự án
Cách quản lý nhóm dự án hiệu quả
Bạn nắm vai trò quản trị dự án? Việc bạn cần làm là động viên nhóm của mình để đạt được sự cải tiến liên tục. Những người quản lý dẫn dắt nhóm của họ bằng tấm gương và chuẩn bị cho những thế hệ nhà lãnh đạo tương lai thường thành công. Chúng ta sẽ xem xét chi tiết 10 chiến lược hiệu quả nhất mà bạn có thể sử dụng để quản lý nhóm của mình và trở thành chuyên gia quản lý dự án.
1. Đảm bảo sự cân bằng trong nhóm
Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao các tổ chức lại dành nhiều thời gian để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng của mình chưa? Việc lựa chọn những người giỏi nhất cho công việc chiếm gần 50% công việc bạn cần làm. Khi lựa chọn thành viên nhóm cho một dự án cụ thể, bạn phải đảm bảo rằng năng lực kỹ thuật và tính cách của họ tương thích với yêu cầu của dự án.
Những thành viên quá giỏi nhưng không thể hòa đồng với các thành viên trong nhóm có thể sẽ làm bạn chậm lại. Tương tự như vậy, một người chỉ có kỹ năng giao tiếp ích kỷ không thể tạo thêm giá trị cho nhóm. Khi xây dựng nhóm, việc tìm kiếm những kỹ năng quản lý dự án phù hợp là cần thiết và tìm ra sự cân bằng hoàn hảo chính là chìa khóa.
2. Đảm bảo khả năng truyền đạt thông tin, minh bạch
Người quản lý dự án thường không kiểm soát được chính sách chia sẻ dữ liệu của tổ chức. Tuy nhiên, trong nhóm, bạn cần đảm bảo tính minh bạch của dự án và khả năng lan tỏa thông tin phù hợp tới tất cả các thành viên trong nhóm.
Lợi ích lớn nhất của các nhà lãnh đạo kém hiệu quả là xu hướng giữ bí mật thông tin trên cơ sở cần biết. Đó là một đặc điểm lãnh đạo độc hại đến nỗi nó có tên gọi riêng là quản lý nấm. Với sự minh bạch trong các dự án của mình, bạn có thể thu được lợi ích tối đa từ bộ kỹ năng của mỗi thành viên, nâng cao trách nhiệm giải trình nội bộ, kiểm soát tiến độ và làm được nhiều hơn thế.
Thông tin minh bạch là cần thiết với nhóm dự án
Bạn cũng có thể cải thiện hiệu quả hoạt động giao tiếp và cộng tác trong nhóm của mình thông qua tính minh bạch. Chúng ta sẽ thảo luận thêm về những điều này trong các phần sau.
3. Đảm bảo giao tiếp hiệu quả trong nhóm
Không có nhóm nào hoàn thành dự án của mình một mình. Họ dựa vào nhiều thực thể bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến thành công của họ. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn phải làm việc với họ thường xuyên và giữ họ gắn kết trong suốt vòng đời của dự án. Cách duy nhất để làm điều đó là thông qua giao tiếp quản lý dự án hiệu quả .
Giao tiếp là chìa khóa để quản lý hiệu quả trong bất kỳ môi trường chuyên nghiệp nào. Đối với các nhóm dự án, bạn cần chỉ ra mục tiêu của dự án và điều chỉnh lợi ích của mọi người để thu hút họ đầu tư.
Một lợi ích khác của giao tiếp cởi mở là bạn có thể tránh được rủi ro trước khi chúng trở thành mối đe dọa cho dự án của bạn. Khi các thành viên trong nhóm của bạn chia sẻ mối quan tâm và thách thức của họ trong quản lý dự án , bạn có thể sử dụng thông tin đó để chủ động ứng phó với rủi ro dự án .
4. Nuôi dưỡng văn hóa hợp tác
Hầu hết các chiến lược chúng ta đang thảo luận ở đây đều đi đôi với nhau. Ví dụ; không có sự minh bạch, bạn không thể có một mô hình giao tiếp hiệu quả và không có giao tiếp, bạn không thể khuyến khích sự hợp tác. Toàn bộ quá trình là một chu trình được kết nối với nhau.
Hợp tác từ xa là cần thiết để thành công trong thời đại này
Một bầu không khí hợp tác rất quan trọng cho sự phát triển và hoạt động của nhóm bạn. Không ai nên cảm thấy miễn cưỡng khi thảo luận về các vấn đề họ gặp phải trong khi hoàn thành nhiệm vụ được giao. Các công cụ cộng tác của dự án có thể giúp bạn tổ chức các cuộc trò chuyện từ xa và thu hút mọi người tham gia vào cuộc thảo luận. Điều này có thể giúp ích rất nhiều trong việc tạo ra một môi trường thịnh vượng.
5. Coi trọng đề xuất của mọi người và thảo luận về tiến độ với nhóm của bạn
Không ai có thể có tất cả các ý tưởng và tốt hơn hết là hãy tiến hành thảo luận về cách tiếp cận của bạn với nhóm của mình để tạo dựng thêm niềm tin với họ. Thảo luận khuyến khích sự khéo léo và thúc đẩy sự đổi mới. Cả hai điều này đều quan trọng để tối ưu hóa quy trình của bạn và cải thiện hiệu suất chung của nhóm bạn.
Ý tưởng có thể đến từ bất kỳ ai, bất kể vị trí của họ. Đó là lý do tại sao Agile tập trung vào việc tạo ra một nền văn hóa tôn trọng, nơi mọi người đều có cơ hội tham gia. Nhiệm vụ của bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo là làm thỏa mãn những nghi ngờ của các thành viên và xem xét ý tưởng của họ nếu chúng có tiềm năng.
Ngay cả khi bạn không chấp nhận một ý tưởng vì một lý do chính đáng, bạn vẫn nên giải thích lý do một cách trân trọng và khuyến khích các thành viên trong nhóm tiếp tục tham gia tích cực trong suốt kế hoạch dự án .
6. Thiết lập các thước đo thành công và khen thưởng những thành viên xuất sắc
Thiếu sự cạnh tranh lành mạnh và hệ thống khen thưởng yếu kém có thể ngăn cản sự phát triển hơn nữa và làm giảm sự quan tâm của nhóm. Bạn cần tạo ra một hệ thống khen thưởng để đánh giá cao những thành viên có tiến bộ tốt.
Muốn vậy, bạn cần có một công cụ hiệu quả để giám sát năng suất của từng nhân viên trong dự án. Hãy lựa chọn một nền tảng quản lý tiến độ, KPI
7. Giao việc để chuẩn bị cho những nhà lãnh đạo tương lai
Các thành viên trong nhóm dự án của bạn một ngày nào đó sẽ trở thành lãnh đạo và bạn phải đảm bảo rằng họ có một số kinh nghiệm lãnh đạo. Để làm được điều đó, bạn sẽ phải tin tưởng vào khả năng phán đoán của họ và cho họ một chút quyền tự do để xáo trộn mọi thứ.
Việc ủy quyền cũng giúp bạn trở thành người quản lý tốt hơn. Nếu bạn luôn bận rộn quản lý vi mô những việc nhỏ nhất, rõ ràng bạn sẽ không thể tập trung vào bức tranh lớn hơn và tìm ra cách hiệu quả để hoàn thành nhiệm vụ trước mắt.
8. Quản lý xung đột nội bộ
Khi nhiều cá tính làm việc cùng nhau, xung đột trở nên không thể tránh khỏi, đặc biệt là trong các nhóm mới thành lập. Bạn có thể giải quyết nó một cách hiệu quả hoặc làm nóng ngọn lửa hơn nữa. Quy tắc đầu tiên bạn phải tuân theo là không bao giờ đứng về phía nào và làm tổn hại đến tính khách quan của bạn. Thứ hai, lập kế hoạch ứng phó tùy theo bản chất của tình huống.
Nếu xung đột liên quan đến cách tiếp cận mà bạn nên thực hiện hoặc bất kỳ vấn đề chuyên môn nào khác, hãy nhắc nhở mọi người về mục tiêu thực sự và ngăn chặn tình huống đó. Tuy nhiên, nếu xung đột mang tính chất cá nhân, hãy cố gắng dành chút không gian cho các thành viên trong nhóm. Bạn phải khuyến khích họ giải quyết mọi việc một cách thân thiện nhất có thể.
Cho dù bạn gặp phải loại xung đột nào, kỹ năng lãnh đạo của bạn chắc chắn sẽ được kiểm tra trong tình huống đó.
9. Hãy tiếp thu phản hồi
Giống như việc bạn yêu cầu khách hàng phản hồi, bạn cũng nên lấy phản hồi từ nhóm dự án để cải thiện phong cách lãnh đạo của mình. Mặc dù khả năng lãnh đạo là một kỹ năng bẩm sinh nhưng điều quan trọng là bạn phải trau dồi thêm và tùy chỉnh nó theo đặc điểm tính cách của nhóm mình.
Một số thành viên trong nhóm dự án của bạn có thể nổi trội khi họ được tự do bổ sung phong cách của mình trong khi một số thành viên hoạt động tốt hơn với một chút giám sát. Bạn có thể tìm hiểu thêm về sở thích của nhóm mình sau khi dành thời gian với họ. Một số nhà lãnh đạo giữ lại hộp thư góp ý hoặc dựa vào các biểu mẫu định kỳ để tìm hiểu thêm về nhóm của họ và thay đổi phong cách nếu cần.
10. Tham gia các hoạt động teambuilding và lễ kỷ niệm thường xuyên
Điều quan trọng là phải ăn mừng những cột mốc và thành tựu quan trọng với nhóm dự án của bạn. Bạn phải tham gia tích cực vào các lễ kỷ niệm. Việc tôn vinh những thành tựu quan trọng sẽ thúc đẩy các thành viên trong nhóm thực hiện tốt hơn trong tương lai. Bạn cũng sẽ xây dựng mối quan hệ gắn kết với các thành viên trong nhóm của mình ở cấp độ cá nhân và khiến họ cảm thấy được trân trọng, điều này có ảnh hưởng tích cực đến hiệu suất của họ.
Sử dụng công nghệ để quản lý nhóm dự án
Sử dụng công nghệ bản thân nó không phải là một chiến lược nhưng nó sẽ giúp bạn thực hiện tất cả các bí quyết trên một cách thuận tiện nhất. Với việc cả thế giới đang xem xét lại cách cải tiến kinh doanh, bạn có cơ hội hoàn hảo để tận dụng tất cả các nguồn lực có sẵn cho mình và chuyển sang một công cụ đa nền tảng với các thao tác thuận tiện.
Nền tảng công nghệ giúp quản lý nhóm dự án hiệu quả
Các công cụ phần mềm dựa trên đám mây như Dogoo Office có mọi thứ bạn cần để luôn đứng đầu và quản lý các nhóm dự án của mình một cách chính xác ngay cả khi bạn làm việc từ xa. Nếu bạn quan tâm chuyển sang nền tảng mới, công nghệ mã thấp này cuả Dogoo được xây dựng dựa trên tinh thần đồng đội và tính minh bạch.
Bản demo miễn phí cho Nền tảng mã thấp Dogoo Office tại đây!
>> Xem thêm:
- Nhóm dự án là gì? Vì sao cần quản lý nhóm dự án hiệu quả?
- Top 10 tính năng hàng đầu của phần mềm tự động hóa quy trình làm việc
Dogoo.vn
