09 Lý do thuyết phục bạn sử dụng phần mềm quản lý công việc

Quan trọng hay thứ yếu, khẩn cấp hay có thể trì hoãn, phức tạp hay đơn giản, bạn không được quên nhiệm vụ nào. Theo Anders Clark, Nhà văn/Biên tập viên/Quản lý dự án tại Disciples of Flight “Phần mềm quản lý công việc Trực tuyến là một cách hay để ghi nhật ký và sắp xếp các công việc khi chúng đến, đồng thời được nhắc nhở xử lý chúng vào thời điểm thích hợp”.

Jordan Warzecha, Giám đốc điều hành & Đồng sáng lập của backstitch, cũng đã minh họa điều đó bằng một ví dụ dựa trên kinh nghiệm của anh ấy “Bất cứ khi nào có điều gì đó như khiếu nại hoặc yêu cầu của khách hàng, chúng tôi sẽ đưa nó vào danh sách giao nhiệm vụ với mức độ ưu tiên. Bằng cách đó, chúng ta không quên các nhiệm vụ đặc biệt nhưng không phải luôn căng thẳng về chúng trong tâm trí. Chúng ta chỉ cần thêm nó vào danh sách và tiếp tục dành tâm trí cho các công việc khác.”

Trên thực tế, phần lớn email có liên quan đến việc cần làm. Các nhiệm vụ đã được giao cho bạn hoặc các nhiệm vụ mà bạn đã giao cho người khác. Phần mềm quản lý Công việc trực tuyến cung cấp một cách giao tiếp tốt hơn thay vì dựa vào email chẳng hạn. Nhân viên cũng có thời gian tập trung vào công việc. Họ sẽ không còn bị xao nhãng vì lo check email, inbox hàng giờ để cập nhật thông tin.

Các công ty có sơ đồ phức tạp. có nhân viên ở nhiều văn phòng, tất cả đều làm việc trên nhiều nhiệm vụ với các nhóm khác nhau. Mọi người có thể xem và cập nhật các tác vụ khi đang ở ngoài văn phòng. Nếu có gì đó thay đổi liên quan đến một nhiệm vụ, các cá nhân có thể nhận được thông báo trên điện thoại di động và máy tính xách tay của họ.

Nhóm của bạn có thể làm việc cùng lúc với nhiều nhiệm vụ. Chúng ta có thể giao tiếp và tương tác với nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng khi cần thiết. Trong trường hợp này, chúng ta có thể biết và lập kế hoạch sử dụng tài nguyên. Kết quả là, nó cho phép chúng ta tiết kiệm thời gian cho cả nhóm và giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn, nhanh hơn. Mọi người trong công ty có thể làm việc cùng nhau trên khắp thế giới, kết hợp kiến thức, văn hóa và giúp công ty chúng tôi cùng phát triển với họ.

Bản thân việc hoàn thành nhiệm vụ đã khiến bạn hài lòng, nhưng sử dụng các công cụ theo dõi nhiệm vụ, điều đó có thể còn tuyệt vời hơn thế nữa. Thật vô cùng hài lòng khi chuyển mọi thứ từ trạng thái “Đang thực hiện” sang “Hoàn thành”. Có thể nhìn lại mọi thứ đã hoàn thành trong một ngày, một tuần hoặc một tháng mang lại kết quả cụ thể cách để một nhóm có cảm giác hoàn thành.

Cảm giác thoải mái khi gạch bỏ những công việc bạn đã làm xong thực sự rất tuyệt vời, khó lý giải. Đây có thể là động lực làm việc cho nhân viên của bạn và chính bạn.

Các cá nhân sử dụng phần mềm quản lý tác vụ có thể cảm thấy có trách nhiệm hơn. Khi một Nhiệm vụ được giao cho một cá nhân, nhiệm vụ đó sẽ giúp cá nhân đó đi đúng hướng với một ngày hoàn thành đã định. Khi mọi người được phân công rõ ràng hơn, họ cảm thấy có trách nhiệm hơn.

Phần mềm quản lý công việc có thể theo dõi thời gian và mức độ nỗ lực để hoàn thành công việc. Một công cụ như vậy có thể giúp bạn tinh chỉnh năng suất của mình. Nếu bạn không theo dõi thứ gì đó, bạn không thể tối ưu hóa nó và phần mềm theo dõi tác vụ có thể là một cách tuyệt vời để đánh giá bạn đang thực hiện những tác vụ cụ thể như thế nào.

Hệ thống quản lý công việc là một công cụ đào tạo nhân viên mới rất hữu ích. Bạn có thể đưa ra bản mô tả tường trình về những gì bạn đã làm rất lâu sau khi thực tế xảy ra.

Người đến rồi người đi. Do đó, một chức năng kinh doanh quan trọng là biết lịch sử của một Nhiệm vụ, có thể là vài ngày hoặc nhiều năm sau, có thể là bất kỳ vấn đề liên lạc hoặc hỗ trợ nào. Với mọi thứ được ghi nhận vào phần mềm quản lý, doanh nghiệp trở nên ít phụ thuộc vào con người hơn và phụ thuộc vào quy trình nhiều hơn.

Mọi thông tin dự án, công việc được lưu trữ tập trung giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với dự án, công việc.

Theo dõi nhiệm vụ bằng phần mềm là một trong những cách tốt nhất để đảm bảo rằng nhiệm vụ và dự án đạt đạt tiến độ trong khi vẫn đảm bảo ngân sách.

Có lẽ lợi ích lớn nhất (đối với phần mềm theo dõi công việc) đối với nhiều công ty là khả năng quản lý ngân sách của khách hàng.

Một số công ty dịch vụ có nghiệp vụ rất đa dạng; tất cả các khách hàng của họ đều có ngân sách khác nhau và thay vì tính một số tiền cố định cho mỗi nhiệm vụ cần thực hiện, các công ty sẽ tính phí cho thời gian của mình. Điều này có nghĩa là nếu không có phần mềm theo dõi nhiệm vụ, sẽ rất (rất!) khó theo dõi xem ngân sách của mỗi khách hàng đã được chi tiêu bao nhiêu.

Với phần mềm theo dõi nhiệm vụ công việc, bạn bắt đầu hiểu rõ hơn về thời gian thực hiện của một số nhiệm vụ cũng như nguồn lực mà các nhiệm vụ đó yêu cầu. Điều này cũng giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn cho các nhiệm vụ tương tự trong tương lai.

Phần mềm theo dõi công việc cũng rất cần thiết trong việc quản lý thời gian của nhân viên và đảm bảo họ không bị thiếu thời gian hoặc làm việc quá sức. Mặc dù chúng ta không bao giờ có thể đo lường chính xác một việc sẽ mất bao lâu, nhưng chúng ta có thể chỉ định cho mỗi nhiệm vụ một số giờ nhất định. Điều này có nghĩa là, sau khi chúng ta tính toán được gần đúng khối lượng công việc mà mỗi nhân viên có thể hoàn thành trong một tháng nhất định (một biến số lớn khác do các trách nhiệm khác nhau của nhân viên và tất nhiên, cả ngày nghỉ), chúng ta có thể đảm bảo họ được giao khối lượng công việc phù hợp cho từng nhân viên.

Nếu vẫn đang tìm kiếm một nền tảng quản trị Công việc hiệu quả, đừng quên tìm hiểu và dùng thử Dogoo Office bạn nhé!

Dogoo.vn