Quy trình tự động và Quy trình thủ công: Bạn hưởng lợi gì?

Một quy trình thủ công tốn nhiều thời gian và tốn kém hơn so với tự động. Các quy trình thủ công liên quan đến một hoặc nhiều người thực hiện các tác vụ, chẳng hạn như nhập và/hoặc xác minh dữ liệu, trong khi các quy trình tự động liên quan đến một hoặc nhiều máy thực hiện các tác vụ, chẳng hạn như quét và/hoặc phân loại.

Cho dù bạn đang lên kịch bản phân cảnh cho một chiến dịch tiếp thị mới hay tạo báo cáo phân tích dữ liệu, quy trình làm việc là điều cần thiết để giúp công ty luôn phát triển. Các quy trình và hệ thống thủ công cung cấp nhiều đặc quyền giống như quy trình làm việc tự động. Tuy nhiên, có nhiều bước ở giữa hơn, lỗi có thể xảy ra và chúng thường mất nhiều thời gian hơn. Báo cáo vật lý phải được chuyển từ bàn này sang bàn khác để đảm bảo rằng mọi thứ đã được tuân thủ. Trong trường hợp nhầm lẫn, bạn sẽ phải lặp lại quy trình tương tự. Điều này có thể cực kỳ tốn thời gian vì các sai lệch, nhiễu giao tiếp giữa các thành viên khác nhau trong nhóm.

Khi bạn tìm cách đưa hình minh họa vào quy trình làm việc, điều này sẽ thêm một bước chỉnh sửa và in mới. Điều này tiếp tục làm chậm quá trình. Ngoài ra, bạn thậm chí có thể cần phải làm việc với một cửa hàng in để tạo các bản sao để đem cho các thành viên trong công ty tham khảo. Đây thực sự là một nhiệm vụ đau đầu.

Nói chung, tự động hóa có thể hoàn thành nhiều mục tiêu giống như quy trình thủ công với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Các quy trình được tự động hóa có ưu điểm hơn ở chỗ chúng có thể loại bỏ người trung gian và tránh bất kỳ bước trung gian nào gây lãng phí thời gian và dẫn đến sai lầm. Điều này có thể đạt được với độ tin cậy 24/7 và chất lượng thực thi quy trình nhất quán.

Khi bạn duy trì và chỉnh sửa quy trình trực tuyến, bạn vẫn có thể chỉnh sửa tài liệu và tạo các sản phẩm độc đáo. Tuy nhiên, việc cộng tác sẽ dễ dàng hơn nhiều vì bạn không cần phải in tài liệu ra và chuyển nó để qua các bước duyệt quyết định khác nhau. Ngoài ra, tự động quản lý cũng mang đến khả năng theo dõi công việc trong giai đoạn sản xuất.

Tự động hóa đã được chứng minh là giúp tăng năng suất lên 30%. Có thể mất nhiều thời gian và công sức hơn để cài đặt hệ thống này và đào tạo nhân viên sử dụng nó. Tuy nhiên, quy trình làm việc tự động có thể giúp văn phòng chậm chạp hoạt động hiệu quả hơn nhiều.

Với sự trợ giúp của tự động hóa, bạn cũng có thể tránh được vấn đề phổ biến là giấy tờ bị thất lạc khi xáo trộn. Người dùng tự động hóa quy trình làm việc có thể ngay lập tức kiểm tra nhật ký để xác định việc hoàn thành các bước khác nhau. Nếu cần chỉnh sửa, bạn có thể chuyển nó cho đúng thành viên trong nhóm một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nhờ đó, bạn có thể hạn chế sự chậm trễ và lãng phí thời gian thường đến từ quy trình công việc. Tự động hóa tích cực loại bỏ những điểm kém hiệu quả chung trong khi cải thiện sản phẩm cuối cùng.

Phần mềm quy trình làm việc cũng có thể trao quyền cho doanh nghiệp của bạn phát triển lên một tầm cao mới. Các chương trình độc đáo này hoạt động để tự động hóa việc tạo báo cáo và tăng tốc quá trình. Do đó, bạn có thể tiếp tục tối đa hóa hiệu quả của công ty mình.

Nếu bạn quan tâm đến việc triển khai tự động hoanh nghiệp, thì Dogoo Office có thể hiệu quả trong việc giúp bạn đạt được những lợi ích nhờ nền tảng tự động hóa kỹ thuật số. Với lợi ích của các quy trình tự động và sự hỗ trợ của công cụ kích thích quy trình làm việc, bạn có thể thay đổi hoàn toàn cách thức hoạt động của công ty mình.

Dogoo.vn