Trong nền kinh tế hiện đại, cách duy nhất để các doanh nghiệp có thể theo kịp nhu cầu của người tiêu dùng và cạnh tranh trong ngành là Tự động hóa quy trình kinh doanh. Nhưng trước khi thực hiện, bạn cần nắm rõ những quy tắc vàng sau đây.
Tự động hóa doanh nghiệp đang là từ khóa quan trọng nhất trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay. Có vô vàn công cụ hỗ trợ bạn, nhưng đừng vội vàng ra quyết định. Hãy tham khảo bài viết này trước khi bắt tay vào thay đổi doanh nghiệp của bạn.
Việc triển khai các công nghệ tự động hóa cho các quy trình hệ thống không giống như đi dạo trong công viên. Trong bài đăng này, chúng tôi đã liệt kê hai quy tắc chính mà bạn cần ghi nhớ khi tự động hóa quy trình kinh doanh.
1. Tự động hóa: Bạn cần có một chiến lược rõ ràng
Khi bạn lập kế hoạch tự động hóa, bạn cần phải đảm bảo rằng bạn đã phân tích đầy đủ tổ chức, quy trình và dữ liệu của mình. Bằng cách này, bạn có thể bao quát tất cả các cơ sở, chi nhánh kinh doanh của mình.
Điều này càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết trong bối cảnh có nhiều doanh nghiệp tiến hành số hóa thất bại. Lý do nằm ở chỗ các chủ doanh nghiệp chọn sai quy trình và không đặt nhiều áp lực vào việc quản lý thay đổi. Ngay cả khi bạn chọn một phần mềm tiên tiến nhất, doanh nghiệp của bạn sẽ không nhận được tác động tích cực nếu bạn không đưa ra chiến lược tự động hóa hợp lý.
Mục tiêu rõ ràng là cần thiết khi bắt đầu tự động hóa
Lập kế hoạch tự động hóa thông qua phân tích, vẽ lưu đồ quy trình và thiết kế lại công việc. Các mục tiêu và cấu trúc kinh doanh của bạn cũng nên được xem xét để các kế hoạch tự động hóa của bạn hoạt động liền mạch với các quy trình của bạn. Khi tự động hóa được áp dụng vào quy trình làm việc đúng cách, bạn sẽ cảm nhận được quả ngọt đầu tiên. Đó là cắt giảm thời gian chi phí nhờ hiệu quả hoạt động tốt hơn.
Bạn cần giúp nhân viên nhận thức về những thay đổi. Hãy đánh giá đúng mực về khối lượng công việc cho nhân viên. Hơn nữa, sẽ rất hữu ích nếu có một tầm nhìn rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được. Điều này là cần thiết để tránh đưa ra các giải pháp chồng chéo.
2. Biết nhiệm vụ nào nên được tự động hóa
Mặc dù thật tuyệt vời khi bộ giải pháp công nghệ như Dogoo Office đã cho phép chúng ta tự động hóa các quy trình kinh doanh hoặc quy trình công việc rất phức tạp, nhưng không phải mọi nhiệm vụ đều nên giao cho máy móc xử lý. Ngoài việc có khả năng gây lãng phí tiền bạc và thời gian vào các quy trình không cần thiết hoặc do con người xử lý tốt hơn, việc tự động hóa mọi thứ sẽ khiến doanh nghiệp của bạn mất đi tính nhân văn — đặc biệt là đối với các đối tác liên quan bên ngoài.
Các lĩnh vực có tiềm năng tự động hóa lớn
Trên thực tế, nghiên cứu từ Viện Internet Oxford báo cáo rằng mọi người phần lớn vẫn sợ chuyển giao dữ liệu của họ để giúp tối ưu hóa quá trình tự động hóa, đặc biệt là trong các quy trình không thể tiết lộ đầy đủ cách họ đưa ra quyết định. Vì vậy, tiếp tục theo đuổi tự động hóa hoàn toàn có thể dẫn đến thảm họa cho công ty của bạn. Bạn nên cân nhắc tự động hóa các quy trình phụ trợ thay vì những quy trình cần sự linh hoạt và can thiệp của con người.
Ví dụ về tự động hóa quy trình kinh doanh
Tuy nhiên, tự động hóa cũng cho thấy tiềm năng thực sự của nó khi nói đến các quy trình thủ công lặp lại, dễ sai sót. Ví dụ: chỉ cần tự động hóa các quy trình kinh doanh liên quan đến các bài đăng trên mạng xã hội của doanh nghiệp thông qua lập lịch có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và năng lượng.
Tự động hóa các tác vụ thủ công này đi kèm với nhiều lợi ích. Doanh nghiệp của bạn sẽ loại bỏ các nhiệm vụ tẻ nhạt và tốn thời gian, giải phóng nhân lực cho những việc quan trọng hơn. Nhân viên có thể tập trung vào các khía cạnh khác của doanh nghiệp đòi hỏi sự linh hoạt, mềm mỏng của con người, như dịch vụ khách hàng và quan hệ đối tác.
Giảm thiểu rủi ro lỗi nhờ áp dụng tự động hóa
Nhưng đó không phải là tất cả, vì một bài báo của Verizon Connect về việc các quy trình thủ công đang trở nên lỗi thời như thế nào cho biết thêm rằng tự động hóa cũng làm giảm khả năng xảy ra lỗi. Điều này rất quan trọng đối với các hoạt động kinh doanh đòi hỏi độ chính xác, như phân tích dữ liệu hoặc lập bảng lương, thông báo lương. Ngoài ra, việc tự động hóa các nhiệm vụ tẻ nhạt liên quan đến bảo mật giúp doanh nghiệp của bạn luôn cập nhật các quy định thay đổi.
Phần kết luận
Đúng là tự động hóa là tương lai. Vì vậy, các doanh nghiệp hãy tận dụng để không bị bỏ lại phía sau. Tự động hóa các quy trình kinh doanh đòi hỏi phải lập kế hoạch và chiến lược tỉ mỉ. Nếu bạn có thể thực hiện các kế hoạch tự động hóa của mình mà không gặp bất kỳ sự cố nào, hãy mong đợi tiến độ đi lên và doanh thu lớn hơn cho doanh nghiệp của bạn.
Hãy bắt đầu sử dụng Dogoo Office để trải nghiệm tính năng lập bảng lương tự động, số hóa quy trình làm việc, nhắc việc,… Rất nhiều tính năng tự động hóa đang chờ đợi bạn khám phá đấy!
>> Xem thêm:
- Cách cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên và phòng ban với Tự động hóa
- 05 cách bạn có thể tăng năng suất của nhân viên thông qua tự động hóa
Dogoo.vn
