Nhân sự là đội ngũ trực tiếp tham gia vào các hoạt động của doanh nghiệp. Vì thế, nhà quản trị luôn phải thực hiện quản lý nhân sự và giám sát tình hình làm việc của các nhân viên. Để theo sát mỗi nhân viên, doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm quản lý nhân sự hoặc excel. Vậy, phần mềm có ưu điểm gì so với excel?
Tầm quan trọng của hoạt động quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự là hoạt động không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Nhà quản trị sẽ chịu trách nhiệm giám sát nguồn nhân lực, sử dụng nguồn nhân lực một cách hợp lý để hoàn thành các công việc trong doanh nghiệp sao cho hiệu quả.
Hoạt động quản lý con người trong tổ chức có vai trò quan trọng và giúp các doanh nghiệp vận hành tốt hơn. Bởi khi quản lý hiệu quả, đội ngũ nhân lực trong công ty sẽ được sắp xếp vào các vị trí công việc phù hợp. Từ đó góp phần nâng cao kết quả công việc và khiến doanh nghiệp phát triển lớn mạnh hơn. Bên cạnh đó, quản lý nhân lực còn bao gồm hoạt động đào tạo các nhân viên nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ để không gây ra sai lầm ảnh hưởng tới uy tín doanh nghiệp.
Quản trị nhân lực không chỉ dừng lại ở việc sử dụng đúng nhân viên cho vị trí công việc hay đào tạo nhân sự giỏi. Nhà quản trị còn phải có kỹ năng tuyển dụng để chọn ra đúng các ứng viên đáp ứng được tiêu chí doanh nghiệp đề ra. Nếu không nhanh tay, ứng viên giỏi có thể gia nhập đội ngũ của đối thủ cạnh tranh.
Ưu và nhược điểm khi quản lý nhân sự bằng Excel
Excel là công cụ bảng tính thường được nhà quản trị dùng để quản lý nhân sự. Đây là công cụ miễn phí có nhiều ưu điểm song vẫn tồn tại những hạn chế.
Ưu điểm
Ưu điểm đầu tiên khi sử dụng excel để quản trị nguồn nhân lực là công cụ này hoàn toàn miễn phí. Vì thế tiết kiệm khá nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Dù không mất phí nhưng doanh nghiệp vẫn có thể lưu trữ thông tin của các nhân viên, giám sát kết quả làm việc của họ. Bên cạnh đó, công cụ excel cũng cung cấp một số hàm tính để nhân viên làm các báo cáo hay tính toán số liệu trong công việc.
Công cụ excel có thể quản lý riêng từng nhân viên vào các bảng tính khác nhau. Vì thế đảm bảo không bị nhầm lẫn thông tin và dễ dàng giám sát từng nhân sự hơn. Cách sử dụng excel cũng không quá khó, nhà quản trị và nhân viên chỉ cần học một vài ngày đã có thể nắm được các thao tác cơ bản.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm như trên thì việc quản lý nguồn nhân lực bằng excel cũng có những nhược điểm lớn. Khi quản lý bằng excel, dữ liệu sẽ bị phân tán thành nhiều file, nhiều bảng tính chứ không thể lưu trữ tập trung thành 1 file. Ngoài ra, bất kì ai có quyền truy cập đều có thể mở và xem file quản lý nhân sự. Vì thế khả năng bảo mật không cao, doanh nghiệp phải chịu rủi ro mất thông tin của nhân sự.
Quản lý nhân sự bằng phần mềm có ưu điểm gì so với Excel?
Quản lý con người bằng excel tuy tiện lợi hơn phương pháp truyền thống nhưng vẫn được thao tác nhiều bởi con người. Vì thế rất dễ xảy ra những sai sót nếu người quản lý bất cẩn. Để giảm thiểu những rủi ro thì doanh nghiệp sẽ tự động hoá quá trình quản lý nhân sự bằng phần mềm.
- Quy trình quản lý nhân lực được tự động hoá: nhà quản trị sẽ thiết lập quy trình quản lý nhân sự trên hệ thống. Sau đó, phần mềm tự động thực hiện các nhiệm vụ trong quy trình theo thiết lập sẵn.
- Giảm thiểu rủi ro: như đã trình bày ở trên, quản lý nhân sự bằng excel có thể khiến doanh nghiệp bị lộ các thông tin. Trong khi đó, phần mềm quản lý sẽ giảm thiểu hầu hết các rủi ro vì nó có công nghệ bảo mật đa tầng.
- Dễ dàng đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự: phần mềm lưu trữ mọi kết quả làm việc của từng nhân viên. Vì thế, nhà quản trị có thể dễ dàng đánh giá kết quả làm việc của nhân viên và của cả 1 phòng ban trong công ty.
- Thông tin lưu trữ tập trung: nếu như excel lưu trữ dữ liệu phân tán thì phần mềm lại lưu trữ dữ liệu tập trung trên 1 hệ thống. Đây là ưu điểm vượt trội của phần mềm và giúp cho việc quản lý dữ liệu đơn giản hơn.
- Phần mềm hỗ trợ quản lý mọi lúc mọi nơi: excel chỉ được truy cập trên máy tính hoặc 1 số điện thoại di động có hỗ trợ tải công cụ này. Còn phần mềm có thể truy cập bằng bất kì thiết bị di động nào, từ đó giúp quản lý nhân lực mọi lúc mọi nơi.
Kết luận
Có thể thấy, quản lý nhân sự bằng phần mềm có nhiều ưu điểm so với excel. Các doanh nghiệp nên đầu tư nhiều hơn về phần mềm này để quản lý hiệu quả.
>Xem thêm
Dogoo.vn
