Có thể bạn đã từng bị mắc kẹt trong một cuộc họp trước đây, điều đó giống như một sự lãng phí thời gian không bao giờ kết thúc.
Bạn bị mắc kẹt trong một căn phòng đầy những người mông lung và chả giải quyết được vấn đề nào; và cuối cùng, bạn đã mất nửa ngày. Đây là thực trạng tại nhiều công ty, thời gian đi họp nhiều hơn thời gian làm việc.
Kết quả là, bạn phải ra sức chạy deadline để bù vào khoảng thời gian đã mất đi. “Cuộc họp này lẽ ra phải là một email,” bạn tự nghĩ.
Cách tiếp cận mới, không chỉ họp
Với cách tiếp cận phù hợp, bạn có thể biến các cuộc họp nhóm của mình thành các phiên làm việc hiệu quả, đầy cảm hứng để thúc đẩy các sáng kiến tiến lên, khơi dậy các ý tưởng sáng tạo và giúp mỗi thành viên trong nhóm tỏa sáng.
Tổ chức được những cuộc họp hiệu quả là điều nhà quản lý mong muốn
Thế nào là một cuộc họp hiệu quả?
Trước khi tìm hiểu về cách thức và lý do, chúng ta hãy tìm hiểu về những cuộc họp hiệu quả thực sự là gì. Các cuộc họp hiệu quả có một vài đặc điểm chính mà bạn có thể xác định. Hãy nhìn nhận các cuộc họp tại công ty xem có những đặc điểm này chưa nhé:
- Hòa nhập: Mọi người tham dự đều được chia sẻ ý tưởng, phản hồi và đề xuất của họ.
- Hợp tác: Có một cảm giác tin tưởng và mối quan hệ thiết lập một môi trường để hợp tác và chia sẻ.
- Chiến lược: Cuộc họp có mục đích rõ ràng vượt ra ngoài việc chia sẻ thông tin.
- Hiệu quả: Có một kế hoạch hành động rõ ràng và một mục tiêu cho thời gian dành cho nhau để giữ cho cuộc trò chuyện đi đúng hướng.
Khi cuộc họp của bạn đều đảm bảo các yếu tố này, bạn có thể chắc chắn rằng thời gian các bạn dành cho nhau với tư cách là một cuộc họp đã được sử dụng hợp lý.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn rất dễ lạc hướng và lạc khỏi những nguyên tắc cốt lõi này trong môi trường nhóm ồn ào. Để quản lý cuộc họp tốt hơn, bạn sẽ cần giữ cho mọi người tham gia có trách nhiệm và trong giới hạn.
Tại sao quản lý cuộc họp hiệu quả lại quan trọng
Vậy tại sao việc quản lý cuộc họp hiệu quả lại quan trọng?
Chà, hãy xem xét điều này: Một báo cáo trên Harvard Business Review đã minh họa rằng trong số 182 nhà quản lý cấp cao được khảo sát, có tới 65% cho biết các cuộc họp ngăn cản họ hoàn thành công việc cá nhân, trong khi 71% cho rằng hầu hết các cuộc họp đều không hiệu quả và không hiệu quả. Đây là một kết quả rất đáng tiếc.
Mọi người cần có vai trò trong cuộc nhóm
Nhưng có nhiều hơn nữa. Khi các cuộc họp không hiệu quả, chúng có thể gây thiệt hại lớn đến hiệu quả và công việc liên quan đến nhiệm vụ.
Lý do: Khi mọi người bị trói buộc trong các cuộc họp, họ không thể làm gì khác. Do đó, những cuộc tụ họp được lên kế hoạch sơ sài này có thể làm tổn hại tinh thần và khiến các thành viên trong nhóm thất vọng và căng thẳng. Các cuộc họp như này ảnh hưởng nhiều hơn đến năng suất làm việc trong ngày của họ. Và năng suất bị mất sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn.
Dữ liệu của Fuze cho thấy các cuộc họp không hiệu quả gây lãng phí ước tính 37 tỷ đô la mỗi năm.
Tiếp theo, hãy xem bạn có thể làm gì trước cuộc họp để chắc chắn rằng bạn bắt đầu mọi việc thuận lợi.
Chuẩn bị quản lý cuộc họp hiệu quả
Khi nói đến việc chuẩn bị cuộc họp hiệu quả, có một vài nguyên tắc chính cần tuân theo để giúp bạn và nhóm của bạn tận dụng tối đa thời gian của các bạn.
1. Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc
Đặt khung thời gian cho cả đầu và cuối cuộc họp của bạn sẽ giúp mọi người có trách nhiệm khi đến lúc. Đừng để các cuộc họp kết thúc mở, vì Quy Luật Parkinson cho chúng ta biết rằng các nhiệm vụ thường mở rộng về mức độ phức tạp để lấp đầy thời gian được phân bổ.
Thay vào đó, hãy xem xét mục đích của cuộc họp và lên kế hoạch phù hợp. Dữ liệu của Lynda.com cho biết hầu hết các cuộc họp chỉ nên kéo dài từ 30 phút trở xuống, ngoại trừ các cuộc họp về chiến lược hoặc động não có thể kéo dài tới 90 phút.
2. Thiết lập một kế hoạch họp và thông báo trước
Sử dụng một chương trình nghị sự (hoặc thậm chí là một danh sách ngắn các gạch đầu dòng) để vạch ra các chủ đề bạn sẽ cần trình bày trong cuộc họp của mình sẽ giúp đưa mọi người vào cùng một ý niệm về những việc phải hoàn thành. Và bằng cách gửi thông báo trước, bạn có thể bắt đầu và tạo cơ hội cho mọi người bắt kịp tốc độ,. Nhờ chuẩn bị trước, thời gian họp của bạn trở nên hiệu quả hơn.
Andrew Lolk, Người sáng lập SavvyRevenue, cho biết: “Ngay cả khi bạn không có một chương trình nghị sự chính thức, hãy nêu mục đích của cuộc họp của bạn trước khi nhóm họp. Nếu bạn không làm như vậy, cuộc họp có thể sẽ trở thành một phiên động não không giới hạn về câu hỏi “họp gì? họp để làm gì?…” với rất ít kết quả rõ ràng.
3. Phân công vai trò cho người tham dự
Đừng ngại ủy quyền. Cung cấp cho mỗi người tham dự một mục đích và nhiệm vụ mà họ chịu trách nhiệm trong cuộc họp để họ tỉnh táo, chủ động tham gia và ở chế độ cộng tác viên (chứ không phải ngủ gục trên ghế).
Không có nhiệm vụ trong cuộc họp, bạn có thể khiến một số người tham dự động não về bất cứ vấn đề gì. Đưa họ vào như một phần tích cực của cuộc họp và đưa ra lý do cho mỗi người tham gia có liên quan trực tiếp đến sự thành công của dự án hoặc chủ đề mà bạn đang họp.
Chiến thuật để quản lý cuộc họp tốt hơn
Bây giờ bạn đã biết cách chuẩn bị cho một cuộc họp hiệu quả, hãy tìm hiểu xem điều gì sẽ xảy ra trong cuộc họp thực tế.
Bỏ phòng họp truyền thống
Thay vì kéo ghế xung quanh bàn họp, hãy thử đi dạo hoặc ra ngoài trời để thay đổi khung cảnh trong cuộc họp của bạn. Nghiên cứu cho thấy rằng đi bộ dẫn đến tăng cường tư duy sáng tạo và bằng chứng thực tế cho thấy rằng cuộc họp được thực hiện trong khi đi bộ dẫn đến trao đổi trung thực hơn với các thành viên trong nhóm, nói chung là hiệu quả hơn so với các cuộc họp ngồi xuống truyền thống.
Bạn sẽ sáng tạo hơn và tập trung hơn vào nhiệm vụ hiện tại nếu bạn vừa đi vừa nói. Điều này cũng tương tự các cuộc họp qua cuộc gọi–chỉ cần đảm bảo rằng bạn đang ở trong một không gian an toàn/không có ô tô và bạn quan tâm đến môi trường.
Dành thời gian cho cuộc nói chuyện ngoài lề
Các cuộc họp không nhất thiết phải là công việc kinh doanh. Trên thực tế, bạn nên dành thời gian để mọi người kết nối về các chủ đề không liên quan đến công việc trước và sau cuộc họp.
Điều này giúp xây dựng lòng tin, mối quan hệ và giao tiếp giữa các nhóm có xung đột trong tuần làm việc.
Cuộc họp cần người thư ký
Khi bạn tập hợp một nhóm người lại với nhau, bạn rất dễ bị phân tâm. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải có một người đứng ra giúp mọi người thực hiện nhiệm vụ và tập trung vào chương trình họp (và điều đó đóng vai trò như một trọng tài).
Bạn cũng có thể yêu cầu người đó đóng vai trò là người thư ký bằng cách yêu cầu họ ghi chú về các ý tưởng/chủ đề khác xuất hiện trong cuộc trò chuyện nhóm đề phòng trường hợp cần xem lại sau.
Các công ty cần quản trị cuộc họp hiệu quả
Tóm tắt cuộc họp
Cuối cùng – hãy nhớ tóm tắt lại những gì bạn đã trình bày trong cuộc họp vào cuối cuộc họp và xem lại những gì bạn đã phác thảo và hoàn thành. Từ đó, trình bày lại kế hoạch hành động cho những gì cần diễn ra sau khi cuộc họp kết thúc, ai chịu trách nhiệm về việc gì và khi nào. Điều này giúp mọi người rời khỏi cuộc trò chuyện với các bước tiếp theo rõ ràng sẽ giúp dự án tiếp tục tiến lên.
Nhà văn Alyssa Goulet đã đưa ra ví dụ sau về hình thức và âm thanh của điều này: “Chúng tôi đã nói về những bản sửa đổi mà bạn yêu cầu trong dự án này. Tôi đã ghi chú thêm dựa trên những gì chúng ta đã thảo luận. Chúng tôi sẽ đặt ngày đến hạn là X cho bản nháp cuối cùng. Cái đó có hiệu quả không?”
Quản lý các cuộc họp tốt hơn, hiệu quả hơn
Với các mẹo quản lý cuộc họp mà chúng tôi đã đề cập ở đây, bạn có thể bắt đầu tận dụng tối đa thời gian bạn dành cho các thành viên trong nhóm của mình–và ít lãng phí thời gian hơn. Chỉ cần nhớ thực hiện các bước trước, trong và sau để chuẩn bị cho một cuộc họp hiệu quả và ý nghĩa. Nó sẽ mất thêm một chút công việc, nhưng nó sẽ mang lại hiệu quả.
Nếu bạn cần một công cụ để tổ chức cuộc họp hiệu quả. Hãy tận dụng công cụ doCalendar trong Dogoo Office, hệ thống sẽ tự động tạo cuộc gọi, mời họp, thông báo nhắc nhở, ghi lại nội dung cuộc họp giúp bạn.
>> Xem thêm:
- Cách loại bỏ các cuộc họp mà vẫn cập nhật được thông tin
- doWork: Phần mềm quản lý công việc trên máy tính có gì?
Dogoo.vn
