Scope creep (Mất kiểm soát phạm vi dự án) có thể xảy ra với cả những nhân viên siêng năng nhất. Đây là một cái bẫy mà bất kỳ nhà quản lý dự án nào đều lo sợ. Hãy học cách tránh xa bẫy này ngay từ đầu.
Mất kiểm soát phạm vi dự án
Mất kiểm soát phạm vi dự án (Scope Creep – còn được biết đến với tên gọi Phạm vi leo thang) trong quản lý dự án được hiểu là sự mất kiểm soát về sự thay đổi hoặc sự tiếp tục phát triển về quy mô dự án. Hiện tượng này xảy ra khi phạm vi dự án không được xác định, định nghĩa và kiểm soát rõ ràng. Việc này thường có khuynh hướng dẫn tới xảy ra các tiêu cực, làm phát sinh thêm chi phí nhân lực, thời gian và đổ bể dự án của bạn.
Nếu phạm vi của dự án là danh sách mọi thứ bạn sẽ cần thực hiện trong dự án và tất cả công việc bạn sẽ làm trong quy trình, thì phạm vi leo thang Scope creep sẽ là tất cả các yêu cầu nhỏ, nhỏ kéo dài. Điều này khiến dự án của bạn đi ra ngoài phạm vi ban đầu.
Oliver Yarborough, một chuyên gia tiếp thị và quản lý dự án, người điều hành một khóa học LinkedIn Learning về việc ngăn chặn mất kiểm soát phạm vi dự án từng giải thích: “Đó là sự mở rộng không kiểm soát đối với phạm vi sản phẩm hoặc dự án mà không có sự điều chỉnh về thời gian, chi phí và nguồn lực.
“Một cách nhìn khác là, phạm vi tăng dần đòi hỏi bạn phải làm nhiều việc hơn với cùng một lượng thời gian và tiền bạc như bạn ước tính ban đầu.”
Hậu quả của mất kiểm soát phạm vi dự án
Sự leo thang trong phạm vi không được quản lý có thể gây ra những hậu quả rất tồi tệ, bao gồm trễ hạn, vượt chi phí, giảm chất lượng công việc và thậm chí khiến các dự án bị phá sản dưới sức nặng cồng kềnh một cách bất công của chúng.
Trên thực tế, hàng năm, gần 50-60% dự án phần mềm kết thúc với thất bại một phần hoặc toàn bộ, với phạm vi leo thang được liệt kê là một trong những yếu tố nổi bật nhất, theo một nghiên cứu về phạm vi leo thang.
Các nhà quản lý được khảo sát cho biết rằng 92% dự án thất bại do thiếu khả năng quản lý sai lệch phạm vi. Quản lý Dự án vẫn xác định việc tránh phạm vi leo thang là yếu tố đóng góp chính giúp cho hiệu suất dự án tốt hơn.
Vì vậy, mặc dù có thể tránh được, nhưng cần phải tạm dừng và xem xét các cách khác nhau, đề phòng các tình huống phạm vi leo thang ngay từ đầu.
Phạm vi leo thang trong quản lý dự án: Nguyên nhân
Phạm vi dự án ban đầu không được xác định rõ ràng
Nếu phạm vi dự án của bạn không được trình bày rõ ràng, có lẽ vì khách hàng chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng—khi đó mọi thứ sẽ vượt khỏi tầm kiểm soát. Khách hàng có thể yêu cầu những thứ không nằm trong suy nghĩ của bạn như một phần của phạm vi nhưng được đưa vào ước tính của họ.
Không tương tác với khách hàng trong suốt quá trình
Bạn không thể thực hiện công việc trong một hoặc hai tháng rồi gửi kết quả cho khách hàng để phê duyệt. Bất kỳ vấn đề nào họ gặp phải có thể khiến nhóm của bạn phải làm thêm nhiều việc. Khách hàng phải là đối tác của bạn, liên tục được cập nhật thông tin và họp bàn. Và với tư cách là người quản lý dự án, bạn nên tìm cách chủ động nêu ra bất cứ điều gì nếu bạn thấy khúc mắc.
Không có quy trình quản lý phạm vi nào được đưa ra
Vì việc vượt quá phạm vi là một vấn đề đối với hầu hết mọi dự án, nên cần phải có một quy trình để giải quyết vấn đề đó một cách hiệu quả. Nếu không có cách nào để ghi lại và đối phó với những thay đổi ngay từ đầu, chúng tích lũy lại cho đến khi nhóm quản lý dự án của bạn choáng váng khi nhận ra chúng.
Không xem xét đầy đủ các yêu cầu mới
Trong môi trường làm việc áp lực, đôi khi bạn có thể dễ dàng thực hiện một yêu cầu nhỏ đột xuất và chỉ cần thực hiện nó. Tuy nhiên, một yêu cầu nhỏ thường dẫn đến một yêu cầu khác.
Do đó, mỗi vấn đề nên được xem xét một cách bình tĩnh và thấu đáo, để đảm bảo rằng chúng phải được thực hiện và xem chúng sẽ ảnh hưởng đến dự án như thế nào.
Yêu cầu mới luôn cần thêm thời gian thực hiện
Không ưu tiên các tính năng hoặc sản phẩm bàn giao
Bạn cần xác định rõ được nhiệm vụ trọng yếu mà bạn phải bàn giao. Con đường để đạt được sản phẩm đó. Không nên đánh đổi sản phẩm cuối cùng cho những tính năng, sản phẩm ngoài lề khác.
Giải pháp kiểm soát phạm vi dự án
Cân nhắc kỹ ngay từ đầu và khi có đề xuất mới
Ví dụ: bạn ký với một công ty viễn thông không dây trong một dự án cho khách hàng. Ban đầu, bạn ký hợp đồng với công ty để cung cấp thiết bị di động cho nhân viên bán hàng của họ tại hiện trường; nhưng sau đó, họ lại yêu cầu bạn cung cấp thiết bị di động cho một số nhân viên nội bộ của họ. nhân viên.
Nghe có vẻ dễ dàng, phải không? Không phải đâu. Điện thoại di động không phải lúc nào cũng có tín hiệu mạnh bên trong các tòa nhà. Do đó, bạn phải cài đặt phần cứng để tăng cường tín hiệu.
Khách hàng ngần ngại trả tiền cho công việc bổ sung và thiết bị không có trong hợp đồng ban đầu. Vậy giải pháp là gì? Bạn cần nói chuyện với khách hàng về “nhu cầu so với mong muốn của họ”, thuyết phục họ rằng chỉ vì nhân viên bên trong muốn có thiết bị di động chứ họ không thực sự cần chúng.
Một số cách rõ ràng để quản lý leo thang phạm vi là làm ngược lại những điều trên: ưu tiên các tính năng hoặc sản phẩm có thể phân phối, xem xét đầy đủ các yêu cầu mới, đưa ra quy trình quản lý phạm vi được cân nhắc kỹ lưỡng, bám sát khách hàng trong suốt quá trình và xác định dự án phạm vi triệt để ngay từ đầu.
Chiến lược kiểm soát phạm vi dự án
Bên cạnh đó, các chiến lược quản lý phạm vi khác bao gồm:
- Minh bạch—Nếu hoặc khi phạm vi tăng lên, hãy nêu vấn đề đó ngay lập tức với khách hàng, thành viên nhóm và các bên liên quan để vấn đề có thể được giải quyết trong khi vẫn có thể quản lý được.
- Chấp nhận sự thay đổi—Những thay đổi đối với một dự án và các điểm xoay trục là không thể tránh khỏi. Hãy ghi nhớ mục tiêu cuối cùng của bạn và làm những gì cần thiết để đạt được nó.
- Hãy phân tích—Tìm hiểu chính xác mỗi thay đổi sẽ ảnh hưởng đến dự án như thế nào, tốt hay xấu, sau đó đưa ra các giải pháp khả thi để áp dụng, giảm thiểu hoặc xoa dịu chúng.
Chia nhỏ dự án để quản lý
Một trong những cách tốt nhất để ngăn chặn phạm vi leo thang là thực hiện một dự án phức tạp và chia nó thành các phần nhỏ hơn, với thời hạn riêng. Việc chia nhỏ nó có thể rất phức tạp, bởi vì có rất nhiều sự phụ thuộc lẫn nhau.
Cần phải phân tích rất nhiều,” khi bạn ghi nhớ các mục tiêu tổng thể của dự án và cách một phần ảnh hưởng đến các phần khác. Và một khách hàng lo lắng về việc dự án vượt khỏi tầm kiểm soát sẽ được xoa dịu khi nhóm quản lý dự án đạt được thời hạn mới cho các phần dự án dễ quản lý hơn của họ.
Đối với một số ngành—chẳng hạn như xây dựng—sự leo thang phạm vi phổ biến hơn, đây là nguyên nhân hàng đầu gây chậm tiến độ, tất nhiên không chỉ leo thang phạm vi làm chậm tiến độ. Từ việc hiểu tầm nhìn của khách hàng ngay từ đầu đến việc áp dụng các giao thức nhất định, đây là cách ngăn chặn phạm vi leo thang trong quá trình xây dựng.
Chia nhỏ dự án để phân bổ nguồn lực, tài nguyên chuẩn nhất
Mất kiểm soát phạm vi dự án trong các dự án xây dựng
Việc dự án không thể kiểm soát được đúng phạm vi gây nhiều hậu quả mệt mỏi đối với các công ty. Đặc biệt với công ty xây dựng, hậu quả này còn rõ ràng hơn nữa. Phạm vi leo thang trong các dự án xây dựng là một trách nhiệm nhất định và liên tục đối với các công ty xây dựng, làm giảm khả năng sinh lời và làm tổn hại danh tiếng của công ty xây dựng trong quá trình thực hiện.
Chúng ta có thể liệt kê một số hậu quả của mất kiểm soát phạm vi dự án, bao gồm:
- Khiến cho nhân viên, đội nhóm trong dự án mệt mỏi
- Gây chậm tiến độ, đội vốn, ăn mòn lợi nhuận của công ty
- Gây tiếng tăm xấu khi công ty bị chậm tiến độ, làm giảm uy tín của doanh nghiệp trên thị trường
Lý do leo thang phạm vi ở đây có thể bao gồm việc thiếu hiểu biết về yêu cầu thực sự của khách hàng, giao tiếp kém, không nhận ra phạm vi công việc thực sự, không thiết lập được hệ thống xử lý các yêu cầu thay đổi, không sử dụng các thủ tục hợp đồng phù hợp và khách hàng thực sự đang tìm kiếm để có được công việc miễn phí từ một công ty xây dựng.
Giải pháp quản lý phạm vi dự án cho các công ty xây dựng
- Hiểu trước tầm nhìn của khách hàng—Cách bảo vệ tốt nhất khỏi phạm vi leo thang là hiểu thấu đáo những gì khách hàng muốn khi bắt đầu quy trình. Đừng chỉ hỏi về công việc cụ thể mà hãy hỏi tầm nhìn của khách hàng là gì. Hiểu điều này có thể giúp bạn dự đoán công việc có thể phát triển vượt ra ngoài phạm vi ban đầu của nó như thế nào.
- Đưa ra ước tính và phạm vi rõ ràng—Vạch ra tất cả các quy trình và chi phí của bạn để hoàn thành một dự án, để khách hàng hiểu, chẳng hạn như chi phí vật liệu mới cho một đơn đặt hàng thay đổi. Sau khi nhận thức được chi phí, họ có thể cân nhắc mọi yêu cầu thay đổi mới một cách cẩn thận hơn.
- Thiết lập các kênh liên lạc mạnh mẽ—Rào cản phạm vi xảy ra do các yêu cầu không có giấy tờ. Vì vậy, bất kỳ yêu cầu thay đổi nào cũng phải được lập thành văn bản để công ty xây dựng có tài liệu tham khảo trong trường hợp có tranh chấp pháp lý.
- Đặt các giao thức vào đúng vị trí—Tìm ra cách đối phó với những thay đổi trong phạm vi công việc trước khi chúng xảy ra. Một ý tưởng hay là tạo Ghi chú rõ ràng cho cá công việc phát sinh thêm. Một cách dễ dàng để làm điều này là thông qua phần mềm quản lý công việc của Dogoo Office cho phép bạn giữ tất cả các quy trình công việc và tài liệu quan trọng ở một vị trí trung tâm.
Công cụ Dogoo Office giúp quản lý thay đổi hiệu quả
Nền tảng hoàn toàn có thể tùy chỉnh của Dogoo Office cho phép mọi người chạy bất kỳ dự án nào một cách hiệu quả. Doanh nghiệp của bạn có thể bắt đầu bằng cách điền thông tin chi tiết như các bên liên quan, tài liệu cần thiết, ngày quan trọng, thông tin liên lạc, hợp đồng và thông tin cần thiết khác để bạn hiểu rõ về những gì đang xảy ra xung quanh dự án, công ty của bạn.
Tạo và điều phối lịch để tất cả các bên liên quan hoặc nhà thầu biết được những gì đang xảy ra và khi nào.
Từ đó, nhóm của bạn có thể sử dụng các tính năng như tự động hóa để đảm bảo tất cả các bên liên quan được thông báo khi trạng thái dự án thay đổi. Tính năng quan trọng này duy trì mức độ giao tiếp minh bạch và sẵn sàng cảnh báo cho các thành viên trong nhóm về phạm vi leo thang sắp xảy ra để họ có thể hành động và định tuyến lại khi cần thiết.
Doanh nghiệp của bạn cũng có thể truy cập các bản cập nhật tiến độ và chia sẻ chúng với khách hàng. Sửa đổi các đơn đặt hàng hoặc yêu cầu, nêu chi tiết phạm vi công việc mở rộng và các điều khoản và điều kiện thanh toán để tham khảo sau này. Bạn có thể lưu trữ tất cả các thông tin liên lạc và tài liệu này ở một nơi trung tâm để mọi thứ luôn ngăn nắp và rõ ràng.
Leo thang phạm vi không phải luôn xấu
Dù những tác hại mà phạm vi leo thang gây ra, nó có thể có mặt lợi. Ví dụ: bằng cách vượt ra ngoài phạm vi công việc (đến giới hạn hợp lý), bạn có thể nhận được nhiều khách hàng đánh giá cao hơn và bạn có cơ hội tối ưu hóa các quy trình quản lý dự án của mình, sử dụng các trải nghiệm vượt quá phạm vi thử nghiệm để tránh các vấn đề tương tự trong tương lai.
Và trên hết, bạn cũng có thể tăng doanh thu của mình cho một dự án, nếu bạn tính phí cho công việc bạn làm thêm. Tuy nhiên, hãy cân nhắc thật kỹ trước khi đưa ra quyết định nhé!
Xem thêm:
- Nhà quản lý cần làm việc thông minh hơn và tránh kiệt sức?
- Phần mềm quản lý tiến độ dự án giúp báo cáo nhanh như thế nào?
Dogoo.vn
