Nếu bạn không dành thời gian để xây dựng tài liệu phạm vi dự án trong quy trình lập kế hoạch của bạn, nhiều dự án sẽ thất bại. Lý do rất rõ ràng và đơn giản.
Khi bạn không tính đến phạm vi công việc, bạn sẽ không có đủ định hướng cho dự án. Và kết quả là các nhóm dự án và các bên liên quan sẽ bị lạc đường. Bạn có thể trượt ra ngoài các yêu cầu của dự án, lịch trình dự án và tất nhiên là các sản phẩm bàn giao của dự án.
Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ đi sâu vào cách bạn có thể xác định và hoàn thiện phạm vi dự án của mình một cách thực tế để chúng hoạt động hiệu quả, hiệu quả và tập trung vào mục tiêu. Chúng tôi thậm chí còn có một công cụ giúp bạn viết tài liệu phạm vi dự án để đạt được các mục tiêu dự án của bạn. Đó là Dogoo Office – Hệ thống số hóa doanh nghiệp.
Tài liệu phạm vi dự án là gì?
Phạm vi dự án là kế hoạch đằng sau dự án giúp bạn theo dõi mọi thứ (và mọi người) trong quá trình thực hiện dự án.
Phạm vi dự án là một cách thiết lập các giới hạn và ranh giới cụ thể cho dự án. Điều này liên quan đến việc xác định mục tiêu, nhiệm vụ, sản phẩm bàn giao, thời hạn và kỳ vọng xung quanh những gì cần thiết từ tất cả các bên liên quan. Tài liệu này còn giúp định nghĩa về những gì là và những gì không phải là một phần của dự án.
Phạm vi dự án không phải là một đặc tả kỹ thuật của các sản phẩm được viết bằng các nét cọ ở cấp độ cao và rộng. Thay vào đó, nó rất rõ ràng, cụ thể và chi tiết với nhiều sự rõ ràng và không có vùng xám nào có thể dẫn đến sự mơ hồ xung quanh dự án. Nói về tài liệu phạm vi dự án, chúng ta có thể dùng từ “rõ ràng, cụ thể” để mô tả.
Một tài liệu phạm vi dự án nhằm mục đích thu thập thông tin và sắp xếp nó để nó có thể được sử dụng như một trụ cột minh bạch cho tất cả các bên liên quan.
Bởi vì nó có thể có rất nhiều thay đổi và phản hồi trong giai đoạn lập kế hoạch, chúng tôi khuyên bạn nên quản lý nó trong một nền tảng phần mềm quản lý dự án cộng tác như Dogoo Office. Đây cũng là nơi lý tưởng để quản lý các quy trình công việc của bạn.
Số hóa quy trình dự án
Khởi tạo dự án: Thời điểm viết tài liệu về phạm vi dự án
Giai đoạn bắt đầu dự án của vòng đời dự án là tất cả về việc thiết lập nền tảng cho sự thành công của dự án. Vì vậy, việc bạn viết một tài liệu phạm vi dự án trong giai đoạn này là điều đương nhiên.
Trong giai đoạn này, một số hoạt động thu thập và liên lạc chi tiết quan trọng nhất giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan sẽ diễn ra.
Tuyên bố phạm vi dự án so với tuyên bố công việc
Khi nói đến quản lý phạm vi dự án, bạn sẽ nghe thấy thuật ngữ Tuyên bố phạm vi dự án (PSS – Project Scope Statement) và Tuyên bố công việc (SOW – Statement of Work) có trong từ vựng quản lý dự án. Làm thế nào chúng ta có thể hiểu được sự khác biệt?
Một tuyên bố phạm vi dự án chia nhỏ những gì công việc sẽ bao gồm và cả những gì nó sẽ không bao gồm. Tuy nhiên, một tuyên bố về công việc là một tài liệu chi tiết hơn bao gồm phạm vi công việc bên cạnh các chi tiết cụ thể khác về cách thức và thời điểm công việc sẽ được hoàn thành.
Lợi ích của việc sử dụng tài liệu phạm vi dự án
Có một số lợi ích cụ thể khác khi có một tài liệu phạm vi dự án liên quan đến sự rõ ràng, trọng tâm và tổ chức. Hãy khám phá từng chi tiết hơn.
Rõ ràng, minh bạch
Sự rõ ràng đến từ phạm vi dự án có nghĩa là tốn ít thời gian hơn để phỏng đoán hoặc đưa ra các giả định về những gì cần phải được thực hiện và bởi ai. Điều đó có nghĩa là mọi người tham gia có thể cảm thấy tự tin hơn về vai trò của mình và hiểu rõ hơn về những gì được mong đợi ở họ trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Tập trung
Phạm vi dự án tập trung giúp dự án không bị thổi phồng (mất kiểm soát phạm vi) hoặc không đạt được tầm nhìn ban đầu bằng cách xác định phần nào là một phần của dự án cũng như phần nào không. Điều này giúp mọi thứ không bị trật bánh hoặc phình to đến mức không thể quản lý được nữa. Không ai muốn trở thành một phần của dự án mà cuối cùng cảm thấy không có phương hướng.
Tổ chức
Có một phạm vi dự án giúp khởi động một dự án với một kế hoạch dự án và mục tiêu dự án có tổ chức để mọi thứ trôi chảy theo một tiến trình hợp lý với các điểm chuẩn trong suốt quá trình. Điều này giúp tất cả các bên liên quan của dự án nhìn thấy các phần của họ trong vòng đời dự án lớn hơn. Nếu sử dụng Hệ điều hành công việc như Dogoo Office, bạn có thể thêm biểu đồ Gantt sống động để làm cho bối cảnh này rõ ràng hơn và dễ tiếp cận hơn đối với mọi người.
Tạo lập tài liệu phạm vi dự án là bước cần thiết
Nguyên tắc hướng dẫn xác định phạm vi dự án
Thu thập thông tin
Trước tiên, bạn cần biết “tại sao” đằng sau dự án của mình và các yếu tố cốt lõi cần có để dự án thành công. Điều này có nghĩa là bắt đầu với việc nghiên cứu và thu thập thông tin để chắc chắn rằng bạn hiểu rõ dự án thực sự là gì. Đừng vội vàng ở bước này, hãy dành thời gian của bạn và tìm hiểu tất cả các sự kiện trước khi tiếp tục.
Xác định phạm vi dự án
Khi bạn xây dựng các tham số của phạm vi dự án, hãy bao gồm các mục tiêu rõ ràng, các giai đoạn và ngày đến hạn, nhiệm vụ, tài nguyên, ngân sách và trách nhiệm. Một phần quan trọng của việc này sẽ là xác định các mục tiêu SMART, có nghĩa là các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có thể thực hiện được theo thời gian.
Dành thời gian để hỏi (và trả lời) những câu hỏi quan trọng liên quan đến dự án như một phần của quy trình phạm vi dự án của bạn.
Ví dụ: nếu dự án đang cài đặt phần mềm PM mới cho các thành viên của nhóm bán hàng, việc xác định phạm vi của dự án có nghĩa là tự hỏi bản thân và các bên liên quan những câu hỏi như: dự án có bao gồm việc đảm bảo rằng phần mềm PM mới thực sự được chấp nhận bởi đội ngũ bán hàng? Liệu nó bao gồm dịch vụ bảo trì? Nó có bao gồm việc giới thiệu mọi đội không?
Chỉ định phù hợp
Từ đây, đã đến lúc bắt đầu phân công nhiệm vụ. Bạn biết điểm mạnh của các thành viên trong nhóm của mình. Vì vậy hãy giao các nhiệm vụ dự án phù hợp với kỹ năng tốt nhất của họ. Tuy nhiên, bạn cần nhớ rằng đừng làm mọi người quá tải. Ủy quyền là một giải pháp, nhưng hãy rõ ràng về vai trò của họ trong dự án lớn hơn và giải thích phần của họ sẽ là một phần của tổng thể như thế nào để họ có thể hình dung những gì họ đang giúp hướng tới.
Chỉ rõ những gì không được bao gồm trong phạm vi
Hãy rõ ràng về những gì nằm ngoài phạm vi dự án. Các ranh giới cứng và ràng buộc đối với dự án giữ cho các nhiệm vụ (và những người được giao chúng) tập trung. Loại bỏ sự mơ hồ và khuyến khích các thành viên động não để phát hiện ra các lỗ hổng trong phạm vi dự án hoặc để tìm ra những câu hỏi được đặt ra một cách tự nhiên.
Ví dụ: nếu bạn đang thuê các nhà thầu bên ngoài để tăng cường nỗ lực của mình trong một bộ phận cụ thể, thì bạn cần nói rõ với họ về những gì bạn cần và khi nào. Phạm vi dự án giúp đảm bảo cả hai bên đều thống nhất và cùng nhau, bạn sẽ đạt được mục tiêu cuối cùng mong muốn, đúng ngân sách và đúng thời hạn.
Hãy rõ ràng về trách nhiệm và đặt câu hỏi như: Họ có chịu trách nhiệm thực hiện hay chỉ là chiến lược? Có bao nhiêu cuộc điện thoại được bao gồm? Có bao nhiêu vòng sửa đổi?
Theo dõi tiến độ
Khi bạn làm việc trên các giai đoạn khác nhau của dự án, hãy đảm bảo rằng mọi người đều đang đi đúng hướng và các sản phẩm bàn giao không bị bỏ sót. Đặt ra các điểm chuẩn và thời hạn rõ ràng trong suốt quá trình thực hiện để giúp đánh giá động lực của dự án và sử dụng chúng làm chỉ báo về tiến độ hướng tới các mục tiêu cuối cùng.
Quản lý tiến độ dự án rất quan trọng
Ví dụ: nếu bạn đã thuê một nhà thiết kế web để giúp xây dựng một trang web mới, thì các sản phẩm được giao gắn với thời hạn và các giai đoạn sẽ giúp mọi thứ luôn vận hành và không bị tụt hậu hoặc vượt quá xa. Bạn thậm chí có thể chia nhỏ tiền lương của chuyên gia đó để họ chỉ được trả sau khi đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định, vì điều này có thể đóng vai trò là động lực mạnh mẽ cho sự tiến bộ của cả hai bên trong mối quan hệ kinh doanh.
Các câu hỏi thường gặp
Những gì nên được bao gồm trong một tài liệu phạm vi dự án?
- Lý do đằng sau dự án
- Mục tiêu chính
- Báo cáo công việc
- Sản phẩm bàn giao chính
- Nhưng dâu môc quan trọng
- Những ràng buộc chính
- Loại trừ phạm vi
Ba khía cạnh của phạm vi dự án là gì?
- Sự định nghĩa
- Cấu trúc phân chia công việc (WBS)
- Sự quản lý
Sử dụng tài liệu phạm vi dự án để duy trì mục tiêu
Điểm mấu chốt khi nói đến quản lý phạm vi dự án: ít hơn không phải là nhiều hơn. Bạn càng có thể trình bày cụ thể về dự án, những gì nó đòi hỏi, ai đang làm gì và thời gian hoàn thành các sản phẩm, bạn càng có thể xây dựng một lộ trình để đạt được kết quả cuối cùng thành công mà mọi người tham gia có thể tự hào.
Bây giờ bạn đã có định hướng, hãy bắt đầu thu thập thông tin với công cụ quản lý Yêu cầu và phê duyệt dự án của chúng tôi và xây dựng tài liệu phạm vi dự án của riêng bạn trên Dogoo Office.
>> Xem thêm:
- Làm việc khoa học trong công ty: Đừng ôm đồm mọi thứ!
- Cải thiện năng suất làm việc với Time Batching
Dogoo.vn
