Điều hành một tổ chức phi lợi nhuận không hề dễ dàng và hầu hết các trưởng nhóm có thể sử dụng một số công cụ trợ giúp để tối ưu hóa công việc cho phép họ hoàn thành sứ mệnh của mình.
Nội dung tóm tắt
hide
Một trong những công cụ đáng tin cậy nhất nhưng ít được sử dụng trong lĩnh vực phi lợi nhuận là công nghệ.
Theo thống kê, chỉ có 11% các nhà quản lý tổ chức hài lòng với cách họ sử dụng sự đổi mới trong quản lý công việc.
Để giúp 89% còn lại bắt kịp tốc độ tối đa trong việc áp dụng công nghệ, chúng tôi sẽ xem xét các lợi ích của nó và đưa ra kế hoạch thực hiện từng bước.
Thách thức các nhà quản lý phi lợi nhuận phải đối mặt
Khi quản lý một tổ chức phi lợi nhuận, có rất nhiều thách thức mà các nhà quản lý sẽ phải đối mặt. Hãy nói về những điều có ảnh hưởng nhất:
- Tính khả thi về tài chính: vì các tổ chức phi lợi nhuận không trực tiếp tạo ra doanh thu nên việc duy trì sự phát triển bền vững là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý tổ chức.
- Tuyển dụng và giữ chân nhân tài: thật khó để thu hút và giữ chân những đồng đội lành nghề. Kết quả là, trong thế giới phi lợi nhuận, có những trách nhiệm nằm ngoài bản mô tả công việc của bạn là “điều bình thường mới”.
- Thiếu công cụ quản lý tổ chức: rất ít tổ chức có cơ sở hạ tầng công nghệ đủ mạnh để hỗ trợ đầy đủ các nỗ lực của nhóm.
- Tính hợp pháp: ngày nay có rất nhiều hoài nghi xung quanh hoạt động từ thiện. Đặc biệt là sau vụ các nghệ sĩ sao kê, rồi từ thiện mùa covid. Những vụ bê bối như vậy khiến các nhà quản lý phi lợi nhuận gặp khó khăn hơn trong việc thu hút những người ủng hộ.
Ứng dụng công nghệ trong tổ chức phi lợi nhuận
Tổ chức phi lợi nhuận ứng dụng công nghệ có lợi ích gì
Đây chỉ là một vài lý do để bạn xem xét áp dụng công nghệ cho nhóm của bạn.
- Tính minh bạch: trong môi trường phi lợi nhuận, càng minh bạch thì càng có nhiều nhà tài trợ tin tưởng. Chế độ kế toán ngày càng khuyến khích các nhà quản lý lưu giữ hồ sơ tài chính rõ ràng, lương thưởng cho giám đốc điều hành, chính sách đi lại và các quy trình nội bộ khác trong tổ chức.
Công nghệ có thể hợp lý hóa và sắp xếp tất cả thông tin này theo cách giúp tạo và chia sẻ báo cáo sau này với các bên liên quan dễ dàng hơn.
- Cam kết của nhà tài trợ chất lượng cao hơn: công nghệ truyền thông và tiếp thị khuyến khích các nhà quản lý phi lợi nhuận đẩy mạnh việc tiếp cận những người ủng hộ tiềm năng.
- Điều này bao gồm các luồng từ thiện, chiến dịch quảng cáo trên mạng xã hội, hệ thống CRM quản lý nhà tài trợ hiệu quả và gây quỹ.
- Bảo mật dữ liệu: Điều này có được nhờ lưu trữ đám mây, thiết lập tường lửa cũng như hệ thống báo cáo xâm nhập đáng tin cậy.
- Khả năng mở rộng và hiệu quả nội bộ: Bằng cách tự động hóa quy trình công việc hàng ngày, bạn sẽ nâng cao năng suất làm việc và nắm bắt các cơ hội phát triển.
Cách áp dụng công nghệ cho các tổ chức phi lợi nhuận
Công nghệ là một lăng kính mạnh mẽ mà qua đó các nhà quản lý tổ chức phi lợi nhuận có thể kết nối với các nhà tài trợ, đối tác và xây dựng các nhóm hoạt động như những cỗ máy được bôi dầu tốt.
Nếu bạn cảm thấy choáng ngợp trước nhu cầu lập bản đồ quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của tổ chức mình, hãy xem các nguyên tắc này để đưa sự đổi mới vào cơ sở hạ tầng phi lợi nhuận.
Dogoo Office là công cụ miễn phí cho các tổ chức phi lợi nhuận
Bước #1: Hãy rõ ràng về mục tiêu của bạn
Việc khám phá các điểm ứng dụng công nghệ trong cơ sở hạ tầng của tổ chức phi lợi nhuận của bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu vị trí, sứ mệnh, mục tiêu và sự hiện diện của tổ chức mình trong mối quan hệ với ngành.
Để xác định chúng, bạn nên:
- Định hình sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức, đối tượng mục tiêu và lĩnh vực bạn làm việc.
- Xác định các mục tiêu cấp cao mà bạn muốn đạt được bằng công nghệ.
- Xây dựng các phụ thuộc và ràng buộc có thể cản trở mục tiêu của bạn.
Bước #2 Xác định đối tượng mục tiêu của bạn
Một mặt, các nhà quản lý phi lợi nhuận cần thu hút những người có kỹ năng sẵn sàng tình nguyện. Mặt khác, họ cần phải tạo ra một chiến lược truyền thông của nhà tài trợ để đảm bảo một dòng quyên góp ổn định.
Đầu tiên, nhắm mục tiêu các tình nguyện viên một cách tự tin:
- Hãy rõ ràng về vai trò mà bạn muốn tình nguyện viên đảm nhận. “Tình nguyện viên” không phải là một bản mô tả công việc—hãy cụ thể bằng cách thêm các tiêu đề mô tả như “Giao tiếp” và thêm các trách nhiệm cụ thể của vai trò. Đảm bảo nhấn mạnh “đặc quyền” của hoạt động tình nguyện, chẳng hạn như môi trường làm việc và bữa ăn, nếu có, và tất nhiên là tác động về thời gian của họ.
- Xác định cách bạn sẽ khuyến khích và đền bù cho các tình nguyện viên. Đặt giới hạn ngân sách để đảm bảo bạn không thuê một nhóm lớn sẽ gây căng thẳng về tài chính cho tổ chức.
Các nhà quản lý phi lợi nhuận có thể tiếp cận mục tiêu thứ hai bằng cách phân chia các nhà tài trợ thành hai nhóm:
- Nhà tài trợ số lượng ít, số lượng lớn: những người đóng góp có đóng góp nhiều tiền cho tổ chức.
- Các nhà tài trợ số lượng lớn, số lượng thấp: những người ủng hộ không quyên góp nhiều và thường là thành viên cộng đồng thuộc tầng lớp trung lưu đam mê sự nghiệp của tổ chức.
Bước #3 Xây dựng cơ sở hạ tầng mạnh mẽ
Để đáp ứng nhu cầu hoạt động và tiếp thị để trở thành một tổ chức phi lợi nhuận thành công, phát triển kênh online là cần thiết. Thực hiện theo các mẹo sau để chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi:
- Phác thảo các chiến thuật và công cụ truyền thông mà bạn dự định sử dụng để tạo sự hiện diện.
- Phác thảo chu trình điển hình cho một nhà tài trợ tiềm năng để các tình nguyện viên và thành viên trong nhóm có thể hình dung và theo dõi công việc của họ trong quá trình thực hiện.
- Xác định số liệu chuyển đổi để phân biệt trạng thái chu kỳ này với trạng thái chu kỳ khác.
Bước #4 Chọn công cụ phù hợp
Sau khi bạn đã tạo các cơ chế phức tạp để kết nối với các nhà tài trợ, quản lý nhóm/tình nguyện viên và có tầm nhìn rõ ràng về mục tiêu của mình, đã đến lúc tìm một công cụ hỗ trợ quy trình làm việc của tổ chức. Phần mềm quản lý dự án là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.
Dogoo Office: Cách thông minh để quản lý quy trình công việc
Thay vì phân tán sự chú ý của nhóm trên nhiều nền tảng khác nhau, các nhà quản lý phi lợi nhuận nên cố gắng thu hẹp phạm vi công cụ mà họ sử dụng. Một nền tảng động chẳng hạn như Work OS cho phép các tổ chức phi lợi nhuận đưa tất cả các khía cạnh trong quy trình làm việc của họ vào một nền tảng— từ quản lý dự án đến các biểu mẫu yêu cầu và lên lịch tình nguyện, cả nhóm có thể xem những gì đang được thực hiện.
Hãy cùng khám phá cách Hệ điều hành công việc Dogoo Office có thể tối ưu hóa quy trình làm việc của các tổ chức phi lợi nhuận.
03 ưu điểm của Dogoo Office
- Giảm chi phí: xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh phù hợp với quy trình nội bộ của nhóm bạn đến từng chi tiết sẽ rẻ hơn so với việc đầu tư vào một bộ công cụ rộng rãi. Và, bằng cách hợp nhất một số công cụ quản lý dự án khác thành một, bạn có thể tiết kiệm.
- Dễ sử dụng: để tạo các quy trình công việc phức tạp trên Dogoo Office, các nhóm không cần phải là những lập trình viên lành nghề để sử dụng các tính năng và khả năng không cần mã, ít mã. Tính linh hoạt là hoàn hảo khi một kế hoạch thay đổi hoặc một nhóm mở rộng.
- Tập trung hóa và bảo mật dữ liệu: Lưu trữ các tài liệu và dữ liệu quan trọng ở một nơi an toàn và có thể truy cập được cho tất cả mọi người. Bạn thậm chí có thể sử dụng Work OS của mình như một hệ thống CRM an toàn cho các nhà tài trợ.
Các tính năng hàng đầu của Dogoo Office dành cho tổ chức phi lợi nhuận
- Công thức tự động hóa để tiết kiệm thời gian
- Hàng trăm tích hợp với trình chỉnh sửa tệp, công cụ CRM và phần mềm có liên quan khác
- Bảng điều khiển trực quan hóa dữ liệu đẹp mắt để có được cái nhìn toàn cảnh về hoạt động của tổ chức
- Một loạt các quyền và cài đặt quản trị mạnh mẽ
- Trình theo dõi tiến độ nhiệm vụ để theo dõi hiệu quả của nhóm
Bước #5 Theo dõi thành công
Cuối cùng, sau khi thực hiện chiến lược kỹ thuật số của bạn, đã đến lúc xem nó hoạt động tốt như thế nào. Công nghệ giúp việc xác định những thiếu sót và nỗ lực tận dụng toàn bộ tiềm năng của tổ chức trở nên đơn giản và chính xác hơn.
Dưới đây là một vài chiến lược hữu ích:
- Nhóm tất cả các số liệu thành ba loại: tác động, hoạt động và năng lực
- Theo dõi lợi tức đầu tư kỹ thuật số để tận dụng tiềm năng của các kênh hiệu suất cao và loại bỏ những kênh không có tác động đáng chú ý đến chuyển đổi.
- Tính đến thời gian bằng cách theo dõi lượng thời gian cần thiết để thực hiện các chiến thuật chiến lược kỹ thuật số; chọn những thứ mang lại năng suất cao nhất và mất ít thời gian nhất.
- Công nghệ là cách thức, phương tiện để chăm sóc đối tác
Trên con đường tạo ra sự khác biệt và ủng hộ những mục đích cao cả, bạn sẽ gặp những thách thức về tổ chức và giao tiếp. Một cách đáng tin cậy để giảm thiểu chúng là triển khai công nghệ.
Với sự trợ giúp của các công cụ quản lý dự án kỹ thuật số, các trưởng nhóm phi lợi nhuận có thể tận dụng tối đa nhóm của họ, quản lý cơ sở dữ liệu của nhà tài trợ và tạo môi trường để phát triển nhất quán.
Xem thêm:
Dogoo.vn
