Các dự án thuộc mọi quy mô đều bao gồm nhiều giai đoạn, thậm chí nhiều nhiệm vụ và sản phẩm bàn giao cần quản lý đồng thời. Làm cách nào để bạn quản lý lịch dự án đồng thời quản lý hiệu quả các tài nguyên của mình?
Câu trả lời rất đơn giản: với một lịch trình dự án quản lý chi tiết.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét chi tiết cấu trúc của một lịch trình dự án và lý do bạn cần một lịch trình. Chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách tạo lịch trình dự án.
Khái niệm Lịch trình dự án là gì
Lịch trình dự án là một công cụ lập kế hoạch phác thảo tất cả các nhiệm vụ riêng lẻ mà dự án yêu cầu. Trong đó cũng chỉ rõ các nguồn lực được phân bổ cần thiết. Một lịch trình cần ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc cần thiết đối với từng công việc.
Nhìn chung, Lịch trình dự án ghi lại mọi thứ liên quan đến dòng thời gian của dự án:
- Nhiệm vụ: một danh sách hoạt động chi tiết gồm các nhiệm vụ và nhiệm vụ con phải được hoàn thành để chuyển giao dự án thành công.
- Hạn chót: ngày hết hạn dự kiến cho các hoạt động cá nhân. Họ giữ cho toàn bộ dự án đúng tiến độ.
Các mốc quan trọng: các điểm then chốt trong một kế hoạch dự án. Chúng có thể được sử dụng để theo dõi tiến độ dự án hoặc đánh dấu các sự kiện quan trọng.
Lịch trình dự án cần được xác định chi tiết
Lịch trình cần thể hiện được gì?
Tùy thuộc vào nền tảng, một lịch trình có thể hiển thị các khía cạnh thiết yếu khác của dự án:
- Deliverables: sản phẩm hoặc dịch vụ được giao cho khách hàng.
- Tài nguyên: tài sản cần thiết cho một dự án. Ví dụ bao gồm con người, thiết bị, công cụ quản lý dự án, v.v.
- Yêu cầu: các tiêu chuẩn bắt buộc để hoàn thành một dự án. Chẳng hạn như chứng chỉ hoặc giấy phép an ninh.
- Ngân sách: được sử dụng để ước tính tổng chi phí của một dự án. Bao gồm nhân sự, mua sắm vật liệu, v.v.
- Các bên liên quan: những người chơi chính tham gia vào dự án, tức là các thành viên trong nhóm, khách hàng và nhà đầu tư.
Phần mềm lập lịch trình dự án như Dogoo Office giúp bạn lập kế hoạch và quản lý mọi phần của quản lý lịch trình từ một nơi. Tất cả các mục được đồng bộ hóa trong thời gian thực, cung cấp khả năng hiển thị chính xác.
Đây là một ví dụ về lịch trình dự án trên Dogoo Office:
Tại sao lịch trình dự án lại quan trọng?
Fyre Festival, một lễ hội âm nhạc sang trọng ở Bahamas, là một thất bại hoàn toàn từ góc độ quản lý dự án – những người đứng đầu đã bỏ cuộc vài ngày trước đó, người hâm mộ bị mắc kẹt ở sân bay và những “biệt thự” sang trọng hóa ra chỉ là lều thông thường (nhiều người không thậm chí lắp ráp!).
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn cách một lịch trình dự án có thể giữ mọi thứ đi đúng hướng (và ngăn chặn thảm họa cấu trúc phân chia công việc (WBS) xảy ra).
1) Giữ đúng tiến độ
Chỉ 35% các tổ chức chủ yếu hoặc luôn hoàn thành các dự án đúng thời hạn. Lịch trình dự án cung cấp bảng phân tích đầy đủ về các mốc thời gian cho danh sách nhiệm vụ và các nguồn lực cần thiết để hoàn thành chúng và thiết lập các nhóm để thành công.
Biểu đồ Gantt là một cách để tổ chức việc này.
Đây là một ví dụ về biểu đồ Gantt trên Dogoo Office:
Biểu đồ Gantt trực quan hóa danh sách dự án và tiến độ
Biểu đồ Gantt cung cấp chế độ xem cấp cao cho các dự án và quản lý tác vụ của bạn từ đầu đến cuối. Bạn có thể phân công nhiệm vụ, cộng tác trong thời gian thực và điều chỉnh kế hoạch dự án khi cần.
Bảng Kanban cũng có thể hỗ trợ các nhiệm vụ và lịch trình của dự án thông qua các cột và thẻ trực quan hóa và chia nhỏ quy trình làm việc của dự án thành các phần có thể thực hiện được.
Mỗi cột biểu thị một quy trình trong quy trình công việc và cung cấp ngữ cảnh cho các thẻ bên trong nó.
2) Đảm bảo dự án trong ngân sách
Các dự án có thể nhanh chóng vượt quá ngân sách vì bất kỳ lý do gì—thay đổi ngoài kế hoạch, thay đổi phạm vi, chậm trễ, v.v. Chỉ 43% các tổ chức có thể duy trì các dự án theo ngân sách.
Lịch trình dự án giúp bạn ước tính thời gian và nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án, nhờ đó bạn có thể lập kế hoạch phù hợp.
Ngân sách dự án được bảo đảm và điều chỉnh kịp thời
3) Xác định và chuẩn bị cho các nút cổ chai
Có cách nào giúp bạn tạo một lịch trình dự án?
1. Xác định phạm vi dự án
2. Liệt kê các nhiệm vụ của dự án
- Tạo một mô hình
- Tạo thiết kế UI/UX
- Xây dựng mặt sau
- Thiết kế đồ họa
- Tiến hành kiểm tra khả năng sử dụng
- Phát hành trên App Store
3. Xác định các nhiệm vụ phụ thuộc
4. Đặt các mốc quan trọng của dự án
- Ra mắt sản phẩm mẫu
- Đạt được sự chấp thuận bằng sáng chế
- Tiếp cận giai đoạn thử nghiệm
- Nhận tài trợ từ một nhà đầu tư
5. Giao nhiệm vụ
6. Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh tiến độ dự án
Dogoo Office giúp bạn số hóa dự án
- 10 bước đơn giản để quản lý dự án Agile với Scrum
- Phần mềm quản lý tiến độ dự án giúp báo cáo nhanh như thế nào?
Dogoo.vn
