Cải thiện hiệu suất công việc như thế nào?
Bước 1. Kiểm tra và tìm những gì bạn muốn cải thiện
Sử dụng công cụ quản lý công việc để kiểm soát tuần làm việc của bạn.
Bước 2. Áp dụng các chiến lược phù hợp nhưng vẫn kiểm soát các mục tiêu của bạn
Nhập: Mục tiêu S.M.A.R.T
- S (Specific): Cần phải hoàn thành những gì và bạn sẽ thực hiện những chiến lược nào?
- M (Measurable): Có thể đo lường. Dữ liệu nào cần được đo lường cho mục tiêu? Tiêu chí để được coi là thành công hay thất bại?
- A (Achievable): Mục tiêu có khả thi không? Bạn có những kỹ năng và khả năng để đạt được nó?
- R (Relevant): Mục tiêu phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp của bạn như thế nào? Tại sao kết quả lại quan trọng đối với bạn hoặc tổ chức của bạn?
- T (Time-Based): Dựa trên thời gian. Thời hạn cuối cùng của mục tiêu là gì?
Để hiểu rõ hơn, tôi sẽ chia sẻ một ví dụ mà tôi đã sử dụng S.M.A.R.T.
Tôi làm việc với tư cách là người viết nội dung cho một sản phẩm SaaS (Dogoo Office) và gần đây đã đặt mục tiêu giảm thời gian làm việc, nhưng mục tiêu này quá mơ hồ, vì vậy hãy biến nó thành một mục tiêu thông minh:
- S: Giảm thời gian viết một bài blog từ 5 giờ xuống còn 3 giờ bằng cách áp dụng kỹ thuật Pomodoro có cấu trúc
- M: Sau đó, tôi sẽ cần đo thời gian bằng công cụ theo dõi thời gian để tôi có thể so sánh nó với thời gian viết hiện tại của mình.
- A: Tôi đã viết được vài tháng và có đủ kinh nghiệm để cải thiện tốc độ viết của mình.
- R: Mục tiêu hiện tại của tôi là giảm thời gian làm việc và tập trung vào các hoạt động cá nhân khác như đi bộ, khiêu vũ và học đàn ukulele.
- T: Tôi sẽ hoàn thành mục tiêu này trước ngày 30 tháng 9 năm 2023 (tức là khoảng một tháng).
Cuối cùng, đây là mục tiêu S.M.A.R.T của tôi: “Giảm thời gian viết xuống 2 giờ bằng cách áp dụng phong cách làm việc Pomodoro có cấu trúc để giải phóng thời gian cho các hoạt động cá nhân trước ngày 30 tháng 9 năm 2023.”
Tương tự như vậy, bạn cần chia nhỏ các mục tiêu hiệu suất công việc của mình thành một kế hoạch hành động được xác định rõ ràng thay vì một điều gì đó mơ hồ. Nhưng hãy nhớ rằng, những gì hiệu quả với tôi sẽ không chắc sẽ hiệu quả với bạn. Thay vào đó, điều cần thiết là đo lường hiệu suất công việc của bạn, tìm ra những khoảng trống và áp dụng các chiến lược phù hợp nhất với bạn. Chia sẻ dưới đây là một số kỹ thuật bạn có thể áp dụng để cải thiện hiệu suất công việc:
Tránh đa nhiệm và áp dụng đơn nhiệm để tập trung vào một nhiệm vụ. Điều này tránh phân chia sự chú ý, do đó, cải thiện hiệu quả tổng thể.
Sử dụng bảng nhiệm vụ để chia các tuần làm việc phức tạp thành các mục tiêu và mục tiêu có thể thực hiện được.
Quản lý phiền nhiễu tại nơi làm việc bằng cách tích hợp trình chặn để loại bỏ bất kỳ yếu tố kích hoạt nào. Ví dụ: nếu bạn bị phân tâm bởi những email liên tục, hãy sử dụng trình chặn để chặn email khi bạn đang làm việc.
Bước 3: Xem xét tiến độ và điều chỉnh cho phù hợp
Một phần quan trọng trong việc cải thiện hiệu suất công việc là đảm bảo bạn vẫn đang đi đúng hướng. Đây là lúc đánh giá hiệu suất cá nhân. Bạn sẽ xác định được điều gì hiệu quả và quan trọng hơn, điều gì không hiệu quả với bạn. Hiện tại, không có quy tắc cụ thể nào để thực hiện điều này, nhưng bạn có thể tham khảo một số cách để thực hiện đánh giá hiệu suất cá nhân:
- Đảm bảo có nơi lưu trữ thông tin, báo cáo tiến độ công việc
- Chuẩn hóa dữ liệu được theo dõi để mô tả các chỉ số hiệu suất phù hợp nhất.
- Đánh giá tiến độ với các công việc của bạn và thực hiện các biện pháp thích hợp:
- Nếu mọi việc suôn sẻ, thật tuyệt! Bạn có thể tự tin đặt mục tiêu cao hơn.
- Nếu mọi thứ không thành công, hãy tìm hiểu lý do tại sao.
Hãy nhớ rằng, tất cả chúng ta đều là con người. Vì vậy đừng ngạc nhiên nếu bạn chưa thấy sự cải thiện đáng kể. Thay vào đó, hãy sử dụng điều này như một cơ hội để tinh chỉnh chiến lược.
Cải tiến quy trình đánh giá hiệu suất với quy trình ba bước
Hãy nghỉ ngơi khi bạn cần
Bạn không nhất thiết phải đạt năng suất cao nhất mỗi ngày, vì vậy nếu bạn cảm thấy mình đã đạt đến giới hạn của mình, hãy dừng lại và dành thời gian nghỉ ngơi! Nghỉ ngơi không phải là một điểm xấu. Thay vào đó, đó là một chiến lược thông minh để trẻ hóa và quay trở lại công việc của bạn với năng lượng cao hơn. Vào cuối ngày, tất cả đều phụ thuộc vào việc đo lường tiến độ và tối ưu hóa công cụ làm việc của bạn sao cho phù hợp nhất với bạn.
>> Xem thêm:
- Quản lý tài sản cho doanh nghiệp: Văn phòng phẩm sử dụng cũng cần thống kê báo cáo
- Tối ưu hoá chi phí nhân sự và nâng cao năng suất lao động
Dogoo.vn
