Bạn đã bao giờ tham gia vào một dự án kéo dài một tuần mà ngày càng trở nên phức tạp. Các nhiệm vụ buộc bạn phải làm việc đến kiệt sức để chạy deadline? Định luật Parkinson về năng suất là một định luật về sự dàn trải của công việc. Trong bài viết này Dogoo sẽ hướng dẫn cách bạn vượt qua tình trạng mất kiểm soát này.
Tại sao trên thế giới điều này xảy ra quá thường xuyên?
Đó là một thứ gọi là Định luật Parkinson. Hiện tượng này là một rào cản lớn cản trở năng suất của các cá nhân và quản lý nhóm làm việc trên khắp thế giới. (Đừng lo lắng, bạn không đơn độc đâu.)
Hãy cùng xem nó chi tiết hơn là gì và tìm hiểu cách bạn có thể tận dụng nó để nâng cao hiệu quả của mình (và hoàn thành được nhiều việc hơn.)
Mọi deadline đều đủ với nhân viên?
Định luật Parkinson ra đời như nào?
Năm 1955, Cyril Parkinson, nhà sử học hải quân người Anh, đã đăng một bài châm biếm trên tờ The Economist. Nó mở đầu bằng câu nói (không châm biếm) sau: “Công việc ngày càng nở ra để lấp đầy thời gian dự kiến để hoàn thành nó.”
Anh ấy đã lặp lại khái niệm này trong hai cuốn sách khác mà anh ấy đã xuất bản trong những năm tiếp theo, và ý tưởng bắt đầu thành công. Đó là một cái nhìn sâu sắc tuyệt vời về một trong những rào cản chính đối với việc quản lý thời gian hiệu quả đến nỗi nó đã gây được tiếng vang với khán giả trên khắp thế giới.
Và như vậy, Định luật Parkinson ra đời.
Định luật Parkinson trong kinh doanh hiện đại
Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, khái niệm này là gì? Đây là một ví dụ: Nếu bạn cho mình ba ngày để thực hiện một dự án, bạn sẽ mất trọn vẹn ba ngày.
Chúng tôi thấy điều này xảy ra mọi lúc. Giả sử bạn được giao một nhiệm vụ tại nơi làm việc và có ba tuần để hoàn thành nó. Bạn cứ thong thả và giao thành phẩm vào ngày 21 theo đúng yêu cầu.
Nhưng nếu bạn chỉ có một tuần để làm cùng một nhiệm vụ thì sao? Bạn sẽ có thể vượt qua thử thách? Rất có thể. Bạn sẽ tập trung cao độ và hiệu quả, tìm ra các phương pháp làm tắt hữu ích và thậm chí có thể nhờ một số người có liên quan để hoàn thành công việc.
Vấn đề của Định luật Parkinson là: Càng dành nhiều thời gian cho một nhiệm vụ, chúng ta càng kỹ càng và nhiệm vụ đó càng trở nên phức tạp hơn. Kết quả là, mọi thứ mất nhiều thời gian hơn và tiến độ tổng thể của bạn chậm lại (điều này thậm chí có thể khiến bạn trì hoãn – đúng vậy, đây thật sự là một mặt trái).
Tin tốt là khi bạn biết về hiện tượng này, bạn có thể giải quyết nó và chú ý hơn đến năng suất của mình. Hãy cùng đi sâu vào định luật này nhiều hơn một chút.
Bạn có thể hack Định luật Parkinson để tăng năng suất không?
Câu trả lời là có. Nghiên cứu cho thấy bạn thực sự có thể sử dụng nó để tăng năng suất và làm việc hiệu quả hơn. Dưới đây là một vài ví dụ về điều này để biết thêm ngữ cảnh.
Ca làm việc ngắn hơn, năng suất cao hơn
Một nghiên cứu do chính phủ Thụy Điển tài trợ đã phát hiện ra rằng các y tá chuyển từ chế độ làm việc 8 giờ một ngày truyền thống xuống 6 giờ một ngày đã giảm bớt căng thẳng, số ngày ốm đau và tăng tổng năng suất so với những ngày làm việc 8 giờ.
Đặt thời hạn dự án nhỏ hơn, khuyến khích nhiều hơn cho hiệu quả
Một nghiên cứu khác cho thấy rằng các thành viên của nhóm khai thác gỗ có tỷ lệ sản lượng cao hơn đáng kể khi giới hạn giao hàng của nhà máy vào một hoặc hai ngày mỗi tuần so với khi không đặt giới hạn thu mua như vậy. Vì tất cả các bên đều được thanh toán trên cơ sở tỷ lệ sản phẩm, nên có động cơ để tối đa hóa sản xuất sớm khi phải tuân theo các hạn chế.
Vậy hai nghiên cứu này cho chúng ta biết điều gì?
Hầu hết thời gian, bạn có thể rút ngắn thời hạn cho một dự án mà vẫn đáp ứng yêu cầu của mình. Trên thực tế, nó có thể buộc bạn phải làm việc hiệu quả hơn, đó là một cách đơn giản để phá vỡ Định luật Parkinson.
Chiến thuật vượt qua Định luật Parkinson
Có thể bạn đang tự hỏi, “Được rồi, nhưng tôi thực sự có thể làm gì để vượt qua Định luật Parkinson và giữ cho mình làm việc hiệu quả?”. Dưới đây là một vài ý tưởng để bạn cùng cân nhắc xem xét:
Đặt thời gian chặt chẽ hơn
Thực hiện chạy thử với dòng thời gian ngắn hơn bình thường để xem liệu bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ với thời gian nhanh hơn không. Bạn có thể ngạc nhiên – những gì từng tốn ba giờ có thể thực hiện được trong một giờ.
Chạy đua để nhận thưởng
Nếu bạn cho rằng mình đang phân bổ quá nhiều thời gian cho một nhiệm vụ, hãy sử dụng đồng hồ hẹn giờ và cố gắng hoàn thành nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như 30 phút hoặc một giờ. Nếu bạn có thể làm được, hãy tự thưởng cho mình một phần thưởng nhỏ như một bữa ăn nhẹ đặc biệt hoặc thời gian dã ngoại ở ngoài trời. Một động lực nhỏ có thể giúp bạn đi một chặng đường dài.
Tạo ra một động lực bên ngoài
Bằng cách làm việc gì đó như làm việc mà không mang theo bộ sạc laptop, bạn sẽ buộc mình phải hoàn thành công việc trước khi thiết bị hết điện. Động lực này có thể giúp thúc đẩy bạn tập trung hơn cho công việc.
Nhà quản trị dự án cần ứng dụng ngay định luật
Vượt qua Quy luật Parkinson, quản lý dự án hiệu quả nhất
Bây giờ bạn đã biết Định luật Parkinson là gì (và cách đánh bại nó), bạn có thể tận hưởng nhiều thời gian rảnh rỗi và linh hoạt hơn trong lịch trình của mình. Nó chỉ đòi hỏi một chút tập trung có chủ ý và chánh niệm mà các nhiệm vụ thường mở rộng để lấp đầy dòng thời gian được phân bổ.
Bí quyết để đạt năng suất tối đa có thể chỉ là quản lý thời hạn chặt chẽ hơn. Quá đơn giản phải không nào?
Dogoo.vn
