Tự động hóa quy trình làm việc cho các nhóm pháp chế có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho tổ chức của bạn đồng thời giúp các thành viên trong nhóm cung cấp dịch vụ tốt hơn và tăng sự hài lòng của nhân viên cũng như khách hàng.
Khối lượng công việc dự kiến sẽ tăng 25% cho các bộ phận pháp lý (pháp chế) trong vài năm tới. Bạn không thể đánh giá thấp tầm quan trọng của quy trình làm việc đối với các nhóm pháp chế.
Trước khi bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc của mình và của các nhân viên pháp chế, điều quan trọng là bạn phải hiểu rõ quy trình làm việc là gì. Hôm nay, chúng tôi sẽ giải thích quy trình làm việc là gì, cách hợp lý hóa các quy trình này và giới thiệu
Dogoo Work như một công cụ vô giá cho những nỗ lực này.
Xây dựng quy trình cho phòng pháp chế của công ty
Quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là một chuỗi các nhiệm vụ đưa bạn từ đầu đến cuối của một nhiệm vụ lớn hơn. Bạn có thể sử dụng quy trình công việc để tạo cấu trúc thực tế cho bất kỳ chức năng hoặc việc sử dụng dữ liệu nào.
Quy trình công việc có thể được ghi lại hoặc truyền đạt theo nhiều cách khác nhau, bao gồm danh sách kiểm tra, lưu đồ và các loại sơ đồ khác. Sử dụng quy trình công việc để xử lý bất kỳ loại quy trình kinh doanh nào, cho dù đó là phê duyệt yêu cầu mua hàng hay giới thiệu nhân viên mới.
Một quy trình làm việc hợp lý hóa các nhiệm vụ của phòng pháp chế của bạn để thúc đẩy năng suất cao hơn và tăng sự hài lòng của nhân viên. Một số ứng dụng thực tiễn tốt nhất về quy trình làm việc cho phòng pháp chế là gì?
Các phương pháp tự động hóa quy trình cho nhóm pháp chế
Khi bạn xem xét các quy trình công việc hiện tại của mình, việc tự động hóa các tác vụ thông thường sẽ giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi. Các phương pháp hay nhất khác để tự động hóa quy trình pháp chế bao gồm những điều sau đây.
Không sử dụng giấy tờ (càng nhiều càng tốt):
Chắc chắn, bạn sẽ muốn các bản sao có chữ ký thực của một số tài liệu nhất định. Nhưng hãy nghĩ về số lượng giấy tờ do bộ phận pháp chế tạo ra — và lượng thời gian cần thiết để nộp tất cả các tài liệu đó. Bằng cách không sử dụng giấy tờ, bạn tiết kiệm được cây xanh và giúp các chuyên gia pháp lý của bạn có thể truy cập tài liệu họ cần từ bất kỳ đâu có kết nối internet.
Tạo cơ sở kiến thức:
Nhóm pháp chế của bạn có thể truy cập tài liệu càng dễ dàng. Họ càng có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình nhanh hơn — và càng ít khả năng xảy ra sai sót.
Giảm thiểu sự dư thừa:
Danh sách nhiệm vụ, biểu mẫu có thể điền cho các tài liệu bạn sử dụng nhiều nhất và mẫu cho các nhiệm vụ lặp lại là những cách hiệu quả để tránh lãng phí thời gian bằng cách bắt đầu từng nhiệm vụ từ đầu.
Hợp lý hóa phương thức trao đổi giao tiếp:
Sử dụng môi trường trực tuyến an toàn để giao tiếp và cộng tác giúp tiết kiệm thời gian quý báu cho nhóm pháp chế của bạn mà nếu không có thể bị lãng phí thời gian trong vô số email và hội thoại qua điện thoại.
Tự động hóa để tiết kiệm thời gian:
Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc pháp chế cho phép bạn tự động hóa việc tiếp nhận, các nhiệm vụ thường xuyên, quy trình công việc cuộc hẹn và phân công nhiệm vụ của nhóm pháp chế để tiết kiệm thời gian quý báu. Tự động hóa tài liệu giúp đơn giản hóa việc tạo, quản lý và chia sẻ thông tin cần thiết. Quy trình công việc tự động có thể tạo các bản ghi cần thiết, gửi cập nhật qua email và nhắc nhở nhóm của bạn theo dõi một cách thích hợp.
Lợi ích của quy trình làm việc tự động cho các nhóm pháp chế
Cho dù bạn đang tìm cách cải thiện các hoạt động pháp lý tại một công ty luật lớn hay bộ phận pháp lý của một tổ chức cỡ trung bình, tự động hóa quy trình làm việc pháp chế có thể giúp bạn làm việc hiệu quả và năng suất hơn theo nhiều cách.
Quy trình công việc tự động mang lại nhiều lợi ích cho nhóm pháp chế của bạn, từ lập hóa đơn và lập hóa đơn dễ dàng hơn cho đến cải thiện thông tin liên lạc.
Cải thiện giao tiếp với nhóm pháp chế của bạn
Với quy trình làm việc tự động, bộ phận pháp chế của công ty bạn có thể hướng dẫn công ty của bạn tốt hơn và chia sẻ chuyên môn của công ty khi cần. Có thể gọi thông tin mà các bộ phận khác nhau yêu cầu sẽ tăng tốc độ liên lạc và giúp nhóm pháp chế của bạn tập trung vào các vấn đề cần giải quyết.
Tiết kiệm thời gian
Bất cứ khi nào nhóm pháp chế của bạn xử lý việc lên lịch, phân công nhiệm vụ, lên lịch và quản lý tài liệu, họ sẽ không tập trung vào các vấn đề pháp lý mà tổ chức của bạn đang gặp phải. Phần mềm quản lý quy trình pháp lý đã cách mạng hóa hiệu quả của các công ty luật và bộ phận pháp chếở mọi cấp độ kinh doanh. Với các công cụ tự động hóa quy trình làm việc, các chuyên gia pháp lý của bạn có thể dành thời gian, kiến thức chuyên môn và năng lượng của họ cho các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.
Các biện pháp bảo vệ tích hợp giúp giảm thiểu rủi ro
Khi phòng ban pháp chế của bạn tuân theo các phương pháp hay nhất liên quan đến việc tạo hợp đồng tự động, NDA và các tài liệu khác, bạn có thể yên tâm rằng họ đang tuân thủ các chính sách của công ty. Các quy trình tự động đảm bảo rằng tất cả các điều khoản được đưa vào các tài liệu liên quan. Bạn thậm chí có thể sử dụng kho tài liệu chung để hướng dẫn nhóm của bạn từng bước thực hiện các quy trình và tuân thủ quan trọng.
Quản lý văn bản tinh gọn
Quản lý tài liệu thích hợp (
doDrive và
doDoc) là rất quan trọng trong lĩnh vực pháp lý. Bởi vì nó rất dễ xảy ra lỗi do con người gây ra, nên việc tự động hóa việc quản lý tài liệu pháp lý sẽ nâng cao hiệu quả của bạn (không còn phải chạy theo các tài liệu bị gửi nhầm).
Thanh toán và hóa đơn dễ dàng hơn
Nếu nhóm pháp chế của bạn phải xử lý việc lập hóa đơn và thanh toán, tự động hóa quy trình làm việc có thể tăng tốc quá trình này một cách dễ dàng. Việc theo dõi số giờ có thể lập hóa đơn trở nên dễ dàng, cũng như việc thiết lập các hóa đơn định kỳ. Bộ phận kế toán của bạn sẽ cảm ơn bạn — và bộ phận pháp chế của bạn cũng vậy — khi họ được thanh toán kịp thời.
Bạn có thể thấy tất cả tính năng này trên Dogoo Office
Dogoo Office giúp các nhóm pháp chế tổ chức công việc
Việc xây dựng quy trình làm việc tối ưu cho các nhóm pháp lý sẽ đơn giản và hiệu quả hơn khi bạn có các công cụ và phần mềm phù hợp. Dogoo Office giúp bạn tổ chức các nhiệm vụ của vụ việc thông qua các mẫu quản lý vụ việc pháp lý, cho phép bạn theo dõi người được giao, thời hạn, vấn đề và trạng thái, cũng như cung cấp nhật ký thời gian.
Nhiều bộ phận pháp lý cũng tận dụng các khả năng tùy chỉnh cực cao của Dogoo Work và các mẫu hỗ trợ. Tùy chỉnh cho phép các nhóm pháp lý tạo quy trình công việc họ cần, hoàn thành với các điểm chuẩn để đảm bảo tất cả các nhiệm vụ con cần thiết đều được hoàn thành một cách thích hợp.
Câu hỏi thường gặp về quy trình công việc dành cho nhóm pháp chế
Tự động hóa quy trình làm việc là gì?
Nếu quy trình công việc là một chuỗi các bước từ đầu đến cuối nhiệm vụ, thì tự động hóa quy trình công việc đang sử dụng phần mềm để hoàn thành các bước đó. Tự động hóa quy trình làm việc thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh cụ thể như đã được lập trình, thường là tự nó hoặc có sự tham gia của con người để chỉ đạo các phần nhất định của nhiệm vụ.
Sự khác biệt giữa quy trình và quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là một tập hợp các bước, hành động hoặc quy trình có thể lặp lại để cùng nhau hoàn thành một nhiệm vụ. Quy trình bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết, kể cả quy trình công việc, để đạt được một mục tiêu quan trọng. Do đó, các quy trình công việc chú ý nhiều hơn đến chi tiết chi tiết, trong khi các quy trình tập trung vào các mục tiêu của tổ chức.
Các yếu tố cần xem xét khi cải thiện quy trình làm việc pháp lý là gì?
Khi cải thiện quy trình làm việc hợp pháp, những cân nhắc quan trọng nhất là tính trực quan, dễ sử dụng và tìm các ứng dụng có thể tùy chỉnh. Bạn nên tìm cách hợp lý hóa các quy trình từ giới thiệu và tiếp nhận khách hàng đến giao tiếp và hơn thế nữa.
Làm thế nào để bạn giám sát quy trình làm việc cho nhóm pháp lý của bạn?
Cách tốt nhất để giám sát quy trình làm việc cho nhóm pháp lý của bạn là sử dụng giải pháp phần mềm toàn diện. Thông qua phần mềm, bạn có thể sử dụng các mục như biểu đồ Gantt và bảng Kanban để theo dõi và đánh giá quy trình làm việc cũng như năng suất tổng thể của nhóm.
Tăng năng suất của bạn với quy trình làm việc tự động cho các nhóm pháp lý của bạn
Tự động hóa quy trình làm việc cho nhóm pháp lý của bạn mở ra cơ hội giúp các chuyên gia pháp lý của bạn có thêm thời gian để tập trung vào công việc hiệu quả hơn.
Tận dụng Dogoo Office có thể tăng năng suất đáng kể, từ đó dẫn đến nhiều khách hàng hài lòng hơn và cuối cùng là lợi nhuận tốt hơn.
Xem thêm:
Dogoo.vn
