Quản lý ngân sách dự án là rất quan trọng. Với bài viết này, người quản lý và các bên liên quan có thể theo dõi và kiểm soát chi phí dự án tốt hơn.
Ngân sách dự án là gì?
Ngân sách dự án là tổng chi phí của tất cả các nhiệm vụ, hoạt động và vật tư liên quan đến toàn bộ dự án. Đó là một con số tài chính mà tất cả các bên liên quan và người tham gia sẽ cần tuân theo khi tham gia vào dự án.
Ngoài ra, ngân sách dự án cũng là một căn cứ phân bổ tài nguyên, quyết định xem mỗi loại tài nguyên sẽ được sử dụng như thế nào.
Bằng cách xác định ngân sách phân bổ chi tiêu cho các nhóm dự án, giai đoạn, nhiệm vụ và hoạt động, người quản lý và các bên liên quan có thể theo dõi và kiểm soát chi phí dự án tốt hơn.
Trước khi dự án của bạn bắt đầu, bạn cần lập kế hoạch dự trù ngân sách. Hãy cố gắng không để ngân sách thay đổi nhiều trong quá trình thực hiện dự án. Đây là điều quan trọng khi nhắc tới ngân sách.
Ngân sách dự án bao gồm những gì?
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn chính xác ngân sách dự án đòi hỏi những gì. Đó có thể là tài liệu chi tiết, các yêu cầu của dự án. Hiểu càng sâu, chi tiết về dự án càng tốt. Một danh sách chi tiết sẽ giúp bạn tạo ngân sách chính xác hơn; dự trù tài chính dự án sẽ càng sát với thực tế hơn.
Ngân sách dự án của bạn sẽ bao gồm một số loại chi phí. Việc cần làm là bạn sẽ cần chia nhỏ ngân sách ra để đánh giá kỹ hơn. Dưới đây là các loại chi phí dự án mà bạn sẽ cần đưa vào ngân sách của mình:
- Chi phí lao động: tiền lương và tiền công, phúc lợi và thuế
- Chi phí Vật liệu: thiết bị, phần mềm và các nguồn cung cấp khác
- Giao thông vận tải: chi phí đi lại và hậu cần khác
- Nghiên cứu và tư vấn: các chuyên gia hoặc nhóm chuyên môn như pháp lý hoặc phát triển
- Đào tạo: các khóa học, hội nghị hoặc người hỗ trợ cho các kỹ năng và công cụ liên quan đến dự án
- Dự trù khác.
05 loại chi phí cần cân nhắc khi quản lý dự án
Không phải mọi ngân sách dự án sẽ sử dụng các danh mục này theo cách giống nhau. Ví dụ, một dự án xây dựng có khả năng tập trung nhiều vào vật liệu hơn là một dự án marketing. Một dự án triển khai công nghệ có thể phân bổ nhiều nguồn ngân sách hơn cho chi phí đào tạo lực lượng lao động hơn là chi phí lao động thuần túy.
Tại sao ngân sách dự án lại quan trọng?
Ngân sách dự án là công cụ truyền thông cần thiết. Họ thúc đẩy khả năng tương tác giữa nhóm dự án và các bên liên quan chính.
Khi dự án của bạn thực hiện, bạn sẽ sử dụng ngân sách dự án của mình để theo dõi cách chi phí thực tế cộng dồn với chi phí ước tính và truyền tải thông tin đó đến các bên liên quan. Nếu các yêu cầu của dự án thay đổi, ngân sách cũng cần thay đổi để phản ánh các chi phí mới.
Dưới đây là một vài lý do khác khiến ngân sách dự án rất quan trọng:
- Ngân sách dự án phản ánh tiến độ và thành công của dự án bằng cách theo dõi việc sử dụng ngân sách khi dự án tiếp tục.
- Ngân sách dự án giúp minh bạch về cách sử dụng các nguồn ngân sách.
- Ngân sách dự án giúp các công ty hoạt động hiệu quả bằng cách lập kế hoạch chi phí trước thời hạn.
- Ngân sách dự án là tham chiếu cho chi phí dự án trong tương lai nhờ lưu trữ hồ sơ lịch sử về chi phí thực tế của dự án đã/đang thực hiện.
Để quản lý ngân sách thành công, bạn nên dành thời gian và xây dựng ngân sách. Đây cũng là một phần trong kế hoạch dự án mà bạn cần thực hiện. Ngân sách không thực tế sẽ có tác động tiêu cực đến dự án, dẫn đến chi phí cao hoặc các vấn đề khác.
Các bước để tạo và quản lý ngân sách dự án
Tạo ngân sách dự án là một quá trình chuyên sâu. Đặc biệt nếu bạn đang thực hiện dự án dài hạn hoặc dự án có ngân sách lớn.
1. Phác thảo các nhiệm vụ, giai đoạn và nhà cung cấp cho dự án
Trước khi bạn có thể ước tính chi phí cho ngân sách dự án của mình; bạn cần biết chính xác dự án của bạn dự định hoàn thành điều gì?
Hãy xem kế hoạch dự án của bạn để xác định các nhiệm vụ, cột mốc và hoạt động nào sẽ cần phải hoàn thành. Bạn cũng có thể làm việc với nhóm dự án hoặc các bên liên quan khác để đảm bảo mọi người đều thống nhất góc nhìn.
Tại thời điểm này trong quy trình lập ngân sách dự án, bạn không ước tính bất kỳ chi phí thực tế nào. Bạn chỉ đang lập một danh sách mọi việc cần làm. Từ danh sách này, ở bước sau bạn có thể lập kế hoạch ngân sách gọn gàng, chính xác hơn.
Lập danh sách các công việc cần làm trong dự án
Trong danh sách này cũng sẽ tiết lộ những thông tin khác mà bạn cần tìm. Chẳng hạn, bạn có phạm vi dự án đã hoàn thành không? Một danh sách các tài nguyên có sẵn? Cần chuẩn bị thêm gì cho dự án?
Tất cả các tài liệu này tác động lẫn nhau. Vì vậy bạn sẽ cần theo dõi tất cả thông tin dự án của mình để làm cho ngân sách của bạn chính xác nhất có thể.
2. Ước tính ngân sách dự án của bạn
Với danh sách các chi phí dự án dự kiến ở trên. Bạn đã có thể bắt đầu ước tính chi phí cho toàn bộ dự án.
Bạn có thể tiếp cận ước tính ngân sách theo 2 cách: từ trên xuống hoặc từ dưới lên.
+ Lập ngân sách từ trên xuống. Bạn đặt tổng số tiền cho ngân sách dự án và chia nhỏ ngân sách thành các nhiệm vụ và hoạt động.
+ Lập ngân sách từ dưới lên. Bạn cần ước tính chi phí cho từng nhiệm vụ dự á. Sau đó, bạn cần cộng chúng lại để tìm tổng ngân sách dự án.
Tiếp theo, bạn sẽ chọn một kỹ thuật ước tính cho từng nhiệm vụ. Bạn có thể sử dụng cùng một kỹ thuật cho từng nhiệm vụ trong dự án của mình; hoặc bạn có thể sử dụng các phương pháp khác nhau dựa trên loại nhiệm vụ mà bạn đang lập ngân sách.
Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để ước tính chính xác ngân sách? Đừng lo, Dogoo sẽ gợi ý bạn 3 kỹ thuật ước tính ngân sách phổ biến.
Ước tính tương tự
Sử dụng một dự án tương tự để ước tính chi phí. Bạn có thể điều chỉnh ngân sách dự án trước đây để tính đến các biến số hoặc sự khác biệt trong dự án mới.
Cách tiếp cận này sẽ tốt nhất nếu bạn thường xuyên thực hiện nhiều dự án tương tự. Các dự án có thể áp dụng chẳng hạn như cài đặt hoặc mua lại công nghệ, dự án marketing, dự án sản xuất,…
Lên dự trù ngân sách dựa trên các dự án đã hoàn thành
Ước tính với tham số
Phương pháp này giống như kỹ thuật ước lượng tương tự. Ước lượng tham số sử dụng dữ liệu từ các dự án trước đây hoặc các dự án tương tự. Nhưng thay vì đối chiếu các ước tính cho các loại nhiệm vụ, kỹ thuật tham số sử dụng các phương pháp và thuật toán thống kê để giải thích cho các biến và đưa ra ước tính ngân sách dự án chính xác, dựa trên dữ liệu.
Ước tính 3 điểm
Phương pháp ước tính từ dưới lên này lấy mức trung bình có trọng số của ngân sách với 3 đánh giá: tốt nhất, tệ nhất và có khả năng xảy ra nhất cho mỗi nhiệm vụ để đưa ra ước tính.
Đảm bảo sử dụng dữ liệu cập nhật nhất mà bạn có thể tìm thấy về chi phí trong bất kỳ danh mục nào. Phương pháp này cũng tính đến các biến số khác, chẳng hạn như điều kiện thị trường hoặc những thay đổi tiềm năng trong kinh doanh.
Phương pháp số 1 thường được dùng nhiều nhất và dễ nhất. Tuy nhiên với điều kiện thị trường biến động, chi phí thay đổi. Bạn hãy thử 2 cách sau nhé!
3. Hoàn thiện ngân sách dự án của bạn
Sau khi bạn có ngân sách dự án rõ ràng, bạn sẽ cần hoàn thiện ngân sách đó với những người chủ chốt tham gia vào dự án.
Ngân sách cần phải được các bên chấp thuận và đồng tình. Cũng có thể có những đánh giá, ước lượng khác. Do đó, bạn cần cùng mọi người thống nhất mức ngân sách tốt nhất cho dự án.
Bằng cách này, bạn có thể nhận phản hồi về các phần cụ thể của ngân sách. Điều này giúp dự án của bạn chạy hiệu quả nhất có thể.
4. Tìm công cụ theo dõi ngân sách dự án
Cho dù bạn đang quản lý lịch trình dự án và các yếu tố khác như thế nào; thì việc thêm công cụ theo dõi ngân sách vào hệ thống quản lý dự án của bạn là lựa chọn thông minh.
Với công cụ theo dõi dự án như thế này, bạn có thể xây dựng một danh sách các công việc hoàn chỉnh được sắp xếp thành các mốc quan trọng. Ngoài ra, bạn có thể thêm các cột để theo dõi chi phí ước tính và chi phí thực tế, cũng như các dữ liệu quan trọng khác.
Nếu bạn có một nhóm dự án lớn, bạn cũng có thể đặt các kiểm soát trên trình theo dõi ngân sách của mình để chỉ những người dùng được chỉ định mới có thể xem hoặc thay đổi ngân sách. Bằng cách này, bạn sẽ duy trì quyền kiểm soát đối với ngân sách để đảm bảo tính chính xác.
Lựa chọn công cụ quản lý ngân sách hiệu quả là cần thiết
5. Theo dõi ngân sách dự án của bạn
Điều quan trọng là phải theo dõi ngân sách dự án của bạn thường xuyên.
Bằng cách đo lường chi phí thực tế so với chi phí ước tính, bạn có thể dự đoán sớm các vấn đề như lạm chi, tạm ứng quá mức. Điều đó cho bạn đủ thời gian để thay đổi kịp thời mà không làm gián đoạn tiến độ dự án.
Khi bạn xây dựng công cụ theo dõi ngân sách dự án của mình trên Dogoo Office, bạn có thể tạo bảng điều khiển cấp cao để đo lường chi phí thực tế so với chi phí ước tính.
6. Tạo quy trình thay đổi ngân sách
Sau khi ngân sách dự án được hoàn tất, mục tiêu của người quản lý dự án là bám sát ngân sách đó nhất có thể.
Hầu hết thời gian, bạn sẽ không nên thay đổi ngân sách trừ khi phạm vi dự án hoặc lịch trình dự án thay đổi do nhu cầu kinh doanh.
Tuy nhiên, khi những thay đổi đó phát sinh, bạn sẽ cần đảm bảo rằng bạn giải quyết mọi phần của dự án bị ảnh hưởng bởi thay đổi này.
Bạn cũng có thể xác định quy trình động mà nhóm của bạn sẽ tuân theo khi dự án cần thực hiện thay đổi. Chẳng hạn, bạn có thể tạo biểu mẫu đề xuất thay đổi, danh sách phê duyệt ngân sách. Với công cụ quản lý dự án chuyên biệt như Dogoo Office, nhà quản trị còn có thể thiết lập thông báo cho tất cả các bên liên quan hoặc người quản lý ngân sách dự án.
7. Xem xét và bảo quản báo cáo ngân sách dự án của bạn
Mặc dù bạn sẽ theo dõi ngân sách của mình trong suốt thời gian thực hiện dự án; bạn vẫn nên tiến hành đánh giá ngân sách sau khi dự án kết thúc.
Việc đánh giá lại thông tin ngân sách có thể mang lại kinh nghiệm đáng giá cho ngân sách dự án trong tương lai.
Trong quá trình xem xét ngân sách dự án, hãy tóm tắt những gì diễn ra đúng như kịch bản ngân sách; những gì nằm ngoài kế hoạch ngân sách? Lý do là gì?. Những báo cáo ngân sách đó cho phép bạn ước tính ngân sách dự án trong tương lai chính xác hơn.
Quản lý ngân sách chặt chẽ giúp đạt hiệu quả dự án
Tạo và quản lý ngân sách dự án với Dogoo Office giúp bạn theo dõi và kiểm soát chi tiêu của mình trong suốt thời gian của dự án.
Bạn sẽ hoàn toàn minh bạch về ngân sách của mình. Phần mềm sẽ cảnh báo khi bạn có nguy cơ bội chi hoặc các vấn đề ngân sách khác.
Bằng cách theo dõi chi tiêu của dự án, bạn có thể giúp dự án duy trì lợi nhuận cho doanh nghiệp hoặc nhóm của mình. Đăng ký trải nghiệm miễn phí Dogoo Office ngay tại: https://office.dogoo.vn bạn nhé!
>> Xem thêm:
- Quản lý ngân sách dự án hiệu quả: Nhà quản trị cần chú ý điều gì?
- Ứng dụng RPA trong ngành Bất động sản: Làn sóng Công nghệ Mới
Dogoo.vn
