Quản lý dự án là hoạt động không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. Có nhiều cách để giám sát dự án, trong đó excel là công cụ được khá nhiều người lựa chọn. Cùng tìm hiểu ngay cách quản lý dự án bằng excel hoàn toàn miễn phí từ A đến Z nhé!
Quản lý dự án bằng Excel có ưu và nhược điểm gì?
Ưu điểm
Sở dĩ công cụ excel được nhiều người sử dụng cho việc quản lý là vì nó mang lại khá nhiều ưu điểm.
- Tiết kiệm chi phí: công cụ excel giúp bạn giám sát các công việc cho dự án một cách chi tiết và hiệu quả. Vì thế số lượng người quản lý cũng giảm xuống và tiết kiệm chi phí thuê nhân lực. Ngoài ra, công cụ này cũng hoàn toàn miễn phí và bạn không phải trả bất kì khoản tiền nào cho việc mua phần mềm quản lý.
- Công cụ excel có thể làm được nhiều tính năng quản lý như: thống kê dữ liệu, sắp xếp công việc theo từng nhóm, giám sát tiến độ thực hiện dự án, giám sát nhân lực,… Vì thế đảm bảo mọi hoạt động trong dự án đều được giám sát chặt chẽ, sát sao và không bỏ lỡ bất kì thông tin quan trọng nào.
- Chỉ cần có quyền truy cập thì nhiều người quản lý dự án có thể vào xem file excel dự án và quản lý, chỉnh sửa. Do đó tạo sự thống nhất giữa những người cùng có vai trò quản lý.
- Công cụ quản lý excel có cách sử dụng khá đơn giản và dễ sử dụng. Hầu như ai cũng sẽ biết tới công cụ này nên doanh nghiệp không cần bỏ ra quá nhiều thời gian và công sức để hướng dẫn cách sử dụng.
Nhược điểm
Ngoài những ưu điểm trên thì thực hiện quản lý bằng excel cũng có một vài điểm hạn chế.
- Công cụ excel chưa có khả năng tự động hoá nên hầu hết các thông tin đều được nhập vào và giám sát một cách thủ công. Khi có công việc mới được giao hay thông tin cần sửa đổi cũng không tự động thông báo tới mọi người. Vì thế, nếu người quản lý muốn giao việc hay sửa đổi nhiệm vụ của nhân viên thì phải tự thông báo tới nhân viên đó. Nếu muốn quản lý một cách tự động hoá, bạn có thể tham khảo phần mềm tại https://office.dogoo.vn
- Excel chỉ phù hợp với các dự án nhỏ, số lượng công việc ít và quy mô nhân sự cũng nhỏ. Nếu dự án có quy mô lớn mà quản lý bằng excel sẽ rất khó để giám sát hết.
- Khả năng lưu trữ bị giới hạn: file excel liên quan tới dự án có thể bị mất do các sự cố như: sập nguồn, mất điện mà chưa lưu hoặc do virus. Vì thế, khả năng lưu trữ dữ liệu của dự án bằng excel có rủi ro khá cao.
Cách quản lý dự án bằng Excel hoàn toàn miễn phí từ A đến Z
Để quản lý thật hiệu quả bằng công cụ excel thì bạn cần lên kế hoạch từng bước sao cho phù hợp. Dưới đây là cách quản lý bằng Excel cực kì đơn giản và hiệu quả.
Bước 1: Lập danh sách các dữ liệu cần thiết
Bước đầu tiên khi thực hiện quản lý bằng excel là người quản trị cần phải lập ra danh sách các dữ liệu, thông tin cần theo dõi, giám sát. Đó có thể là: các đầu việc, thời gian hoàn thành mỗi công việc, số nhân lực cho công việc, chi phí dự kiến là bao nhiêu, trạng thái thực hiện dự án, nguồn lực cần cho dự án,… Sau đó, người quản trị lập thành một bảng trong file excel để dễ dàng giám sát, theo dõi dự án.
Bước 2: Tạo các biểu đồ liên quan
Để thuận tiện hơn cho quá trình giám sát, theo dõi dự án và so sánh với kế hoạch, người quản trị nên lập ra các biểu đồ trực quan. Thông thường, người ta sử dụng biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ thực hiện dự án. Các dạng biểu đồ tròn, biểu đồ cột biểu đồ đường để theo dõi chi phí thực tế, hiệu quả dự án,…
Bước 3: Thiết lập các hàm tính toán
Một điểm cộng khi quản lý bằng excel là nó cung cấp cho người dùng các hàm tính toán. Mà nếu muốn quản lý dự án hiệu quả thì cần phải tính toán được thời gian hoàn thành công việc, tổng số ngày làm việc,… Bạn có thể dùng hàm WORKDAY để tính thời gian làm xong công việc, hàm NETWORKDAY để tính số ngày làm việc, hàm COUNTIF để tính số lượng các đầu công việc.
Bước 4: Theo dõi dự án liên tục
Khi đã có file quản lý bằng excel, người quản trị cần theo dõi và cập nhật liên tục những thay đổi mới trong từng hoạt động. Đảm bảo không bỏ sót bất kì thông tin quan trọng nào và giúp dự án thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra.
Có thể thấy, excel là công cụ hỗ trợ quản lý dự án khá hiệu quả và được sử dụng hoàn toàn miễn phí. Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc sẽ có thêm lựa chọn để giúp cho công việc quản lý dễ dàng hơn.
>Xem thêm:
Dogoo.vn
