Để hoàn thành dự án thành công thì không thể nào thiếu hoạt động quản lý, giám sát dự án. Đừng bỏ qua 5 điều bạn cần quản lý dự án để thành công được trình bày dưới đây nhé!
Quản lý nhân sự
Nhân sự là những người trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện dự án. Vì vậy, quản lý nhân sự cũng rất quan trọng và cần thiết. Quản trị nhân sự không phải là điều đơn giản. Nó đòi hỏi cả một quá trình với các bước cụ thể, rõ ràng và phù hợp. Nếu nhà quản trị chưa biết nên giám sát nhân sự như thế nào thì có thể tham khảo quy trình sau:
- Lập kế hoạch: người quản trị có trách nhiệm xác định nhu cầu nhân lực cần thiết cho dự án, dự án có bao nhiêu công việc cần thực hiện, và làm sao để nguồn nhân lực đáp ứng được mục tiêu công việc đề ra. Sau đó, nhà quản trị lập bản kế hoạch chi tiết thông qua những vấn đề đã được xác định.
- Xây dựng đội nhóm nhân sự cho dự án: nhà quản trị theo dõi quá trình làm việc của nhân viên và chọn ra những người có năng lực phù hợp nhất với từng công việc trong dự án. Sau khi đã thành lập được đội dự án thì xây dựng các buổi đào tạo để nâng cao chuyên môn giúp họ hoàn thành dự án hiệu quả hơn.
- Tiến hành giám sát và đánh giá hiệu quả làm việc của đội dự án: trong quá trình đội dự án làm việc, nhà quản trị cần phải quản lý một cách sát sao. Đồng thời thường xuyên nhắc nhở và cập nhật cho nhân lực những thay đổi mới.
Quản trị nhân sự là yếu tố then chốt của mỗi dự án
Quản lý ngân sách
Ngân sách là yếu tố cần thiết để thực hiện dự án.Tuy nhiên, ngân sách chi ra cho dự án chỉ được nằm trong một khoảng nhất định nên nhà quản trị cần lên kế hoạch quản lý ngân sách. Để quản lý hiệu quả nguồn tài chính này, hãy lập kế hoạch theo những bước sau đây:
- Xác định chi phí cần cho dự án: nhà quản trị lập danh sách các công việc cần thực hiện cho dự án. Sau đó phân bổ chi phí cho từng công việc cụ thể.
- Ngân sách dự phòng là yếu tố không thể thiếu. Bởi khi dự án hoạt động bạn sẽ không biết điều gì có thể phát sinh thêm. Nguồn chi phí dự phòng này giúp nhà quản trị tự tin ứng phó với những vấn đề phát sinh.
- Giám sát chi tiêu thực so với kế hoạch để có hướng điều chỉnh ngân sách phù hợp.
- Lập báo cáo tài chính và lưu lại mọi thông tin thu – chi.
Quản lý thời gian
Dự án muốn thành công không thể kéo dài mãi mãi mà cần có một khoảng thời gian dự kiến hoàn thành. Bởi vậy, thời gian cũng là yếu tố để quản lý dự án hiệu quả. Cách quản lý thời gian dự án như sau:
- Xem xét các công việc cần thực hiện trong dự án. Sau đó tiến hành phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên, công việc nào cần làm trước và công việc nào cần làm sau.
- Phân bổ nguồn lực cho từng công việc để có cơ sở sắp xếp thời gian hợp lý.
- Đây là bước quan trọng nhất: ước tính thời gian cho từng công việc cụ thể. Sau đó xác định thời gian tổng cho dự án và xem nó có phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư hay không.
- Từ các yếu tố đã được xác định, nhà quản trị tiến hành lập lên bản kế hoạch quản lý thời gian dự án. Sau đó cần kiểm tra, giám sát chặt chẽ để đảm bảo công việc hoàn thành đúng thời hạn.
Thời gian là 1 trong 5 yếu tố bạn cần quản lý
Quản lý công việc
Quản lý dự án cũng bao gồm quản lý công việc. Nhà quản trị cần phải nắm được mọi khía cạnh của công việc để có thể hoàn thành dự án một cách hiệu quả trong thời gian cho phép. Vậy, quy trình quản lý công việc trong dự án như thế nào?
- Xác định các nhiệm vụ và công việc cần làm trong dự án. Rồi phân tích chi tiết công việc cần làm, bao gồm: thời gian hoàn thành, các yếu tố phụ thuộc, trạng thái thực hiện công việc,…
- Nhà quản trị sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên.
- Giám sát và theo dõi liên tục quá trình thực hiện công việc.
- Đừng quên lập bảng báo cáo kết quả làm việc.
Phần mềm sẽ hỗ trợ bạn quản lý hiệu quả công việc
Quản lý tài liệu
Quản lý tài liệu cũng là điều mà nhà quản trị cần quan tâm. Bởi khi tài liệu được quản lý một cách hiệu quả thì sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian tìm kiếm, từ đó nhân lực trong dự án có thêm thời gian để hoàn thành các công việc khác. Bên cạnh đó, quản lý tài liệu cũng là kho lưu trữ, cất giữ và bảo vệ những tài liệu, thông tin quan trọng về dự án.
Trên đây là 05 điều cần quản lý để dự án thành công tốt nhất. Tuy nhiên, vì số lượng công việc cần quản lý rất nhiều nên đôi khi sẽ xảy ra một vài thiếu sót. Để giải quyết tình trạng này, doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm quản lý dự án. Nếu bạn chưa tìm được phần mềm phù hợp, hãy thử trải nghiệm giải pháp quản lý công việc, nhân lực, ngân sách, tài liệu và thời gian hoàn toàn miễn phí tại https://office.dogoo.vn nhé!
>Xem thêm:
Dogoo.vn
