Trong thời kì công nghệ phát triển như hiện nay, số hoá quy trình làm việc là hoạt động không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn tối ưu lợi nhuận. Cùng tìm hiểu các bước để thực hiện số hoá cũng như lợi ích của phương pháp này nhé!
Cách để số hoá quy trình làm việc trong doanh nghiệp
Thay đổi một quy trình làm việc từ truyền thống sang số hoá không phải là công việc có thể làm được trong vài ngày. Nó đòi hỏi cả một quá trình cụ thể và tốn khá nhiều thời gian, công sức. Dưới đây là các bước cần thực hiện để số hoá quy trình làm việc trong doanh nghiệp.
Bước 1: Xác định mục tiêu của việc số hoá
Trước khi tiến hành số hoá quy trình làm việc thì doanh nghiệp cần trả lời được câu hỏi: mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng tới khi thực hiện số hoá là gì? Đó có thể là tái cấu trúc doanh nghiệp, số hoá để áp dụng các tiêu chuẩn mới,… Việc xác định đúng mục tiêu giúp cho doanh nghiệp biết được phạm vi các công việc cần thực hiện, từ đó xây dựng quy trình làm việc hiệu quả hơn. Vì thế, xác định mục tiêu sẽ là bước quan trọng và cần sự thống nhất giữa các ban lãnh đạo trong doanh nghiệp.
Bước 2: Quy trình làm việc có mấy bước?
Hoạt động tiếp theo là phải xác định được quy trình này sẽ có bao nhiêu bước. Bởi số hoá là phải khiến cho quy trình làm việc được nâng cấp và mang lại hiệu quả cao hơn. Thông thường, doanh nghiệp sẽ tránh xây dựng một quy trình làm việc quá nhiều giai đoạn. Họ tối giản quy trình để nâng cao hiệu suất làm việc nhưng vẫn đảm bảo không bỏ sót bất kì nhiệm vụ nào cần phải làm.
Số hóa mọi dữ liệu, thông tin mang lại lợi ích cho công ty bạn
Bước 3: Xác định nội dung quan trọng của quy trình làm việc
Trong một quy trình làm việc sẽ có những giai đoạn rất quan trọng và đòi hỏi cần tập trung nhiều hơn để thực hiện. Vì thế, việc doanh nghiệp cần làm là xác định những giai đoạn nào, nội dung nào thật sự quan trọng trong quy trình làm việc. Ví dụ như: quy trình bao gồm những công đoạn nào, ai sẽ là người giám sát công việc, cần triển khai công việc theo hướng nào,…
Bước 4: Không được bỏ qua bước kiểm tra quy trình làm việc
Doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc số hoá có thể rất hợp lý trên lý thuyết những không có gì đảm bảo nó sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất khi áp dụng. Vì thế, doanh nghiệp nên thực hiện bước kiểm tra kết quả làm việc mà số hoá quy trình đã mang lại. Nếu nhận được kết quả tốt thì doanh nghiệp có thể tiếp tục áp dụng. Tuy nhiên nếu quy trình chưa thật sự mang lại lợi nhuận tối ưu thì công ty cần xem xét sửa đổi.
Bước 5: Áp dụng công nghệ, phần mềm vào việc số hoá
Trong quy trình làm việc sẽ có những giai đoạn cần tới nhiều thời gian để thực hiện. Vì thế, nếu muốn số hoá quy trình thì doanh nghiệp nên tìm hiểu và áp dụng một số phần mềm hỗ trợ quản lý hay thực hiện các công việc. Từ đó tiết kiệm thời gian và công sức để nâng cao hiệu suất làm việc, tối ưu hoá lợi nhuận.
Doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm hỗ trợ quản lý công việc, giao việc tại https://office.dogoo.vn
Bước 6: Xây dựng tài liệu tham khảo cho nhân viên
Để số hoá quy trình thành công, bạn lãnh đạo cần phải làm sao để tất cả mọi người trong doanh nghiệp tiếp nhận được hết những yêu cầu trong quy trình. Và cách tốt nhất là hãy xây dựng tài liệu tham khảo sau đó phổ biến tới nhân viên.
Tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí
Vì sao số hoá quy trình làm việc giúp doanh nghiệp tối ưu lợi nhuận?
Mục đích lớn nhất của hoạt động số hoá vẫn là tối ưu lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vậy, vì sao số hoá quy trình lại làm được điều này?
- Số hoá quy trình công việc áp dụng một số công cụ, phần mềm hỗ trợ nên công việc sẽ được hoàn thành nhanh hơn. Và các nhân viên trong doanh nghiệp cũng có thời gian để làm những công việc khác, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc, nâng cao doanh số.
- Khi xây dựng được quy trình công việc số hoá thì mọi giai đoạn trong quy trình đó đều diễn ra một cách nhất quán và chất lượng. Ví dụ, nếu doanh nghiệp số hoá quá trình chăm sóc khách hàng thì mọi khách hàng của công ty đều nhận được dịch vụ như nhau. Nhờ đó nâng cao trải nghiệm của khách hàng và họ có thể quay lại với doanh nghiệp nhiều lần nữa.
- Số hoá quy trình sẽ giảm bớt các chi phí do công việc được thực hiện nhanh bởi công nghệ. Mà chi phí giảm thì lợi nhuận của doanh nghiệp cũng tăng thêm một phần.
Trên đây là cách số hoá quy trình làm việc trong doanh nghiệp để tối ưu lợi nhuận. Nếu bạn muốn xây dựng và quản lý các công việc hiệu quả hơn, hãy thử trải nghiệm phần mềm tại Dogoo.vn nhé!
>Xem thêm:
Dogoo.vn
