Quản lý tài liệu tập trung là phương án tốt nhất giúp doanh nghiệp bảo quản các tài liệu. Vậy, lưu trữ và quản lý tài liệu tập trung mang lại lợi ích gì cho công ty, doanh nghiệp?
>>Xem thêm:
- Hướng dẫn lựa chọn phần mềm quản lý công việc hiệu quả
-
Quản lý dự án, công việc bằng phần mềm: Những ưu điểm là gì?
Quản lý tài liệu tập trung là gì?
Hiểu một cách đơn giản, quản lý tài liệu tập trung là việc sắp xếp tất cả tài liệu của doanh nghiệp vào đám mây lưu trữ. Đám mây này giống như tủ hồ sơ trực tuyến có dung lượng khổng lồ và bạn có thể sắp xếp các tài liệu theo mục để dễ dàng tìm kiếm hơn. Chỉ với một vài giây, tài liệu bạn muốn tìm đã xuất hiện ngay vì thế việc quản lý tài liệu này mang lại rất nhiều tiện ích cho mỗi công ty.
Trong thời kì 4.0 như hiện nay, nếu không biết cách sắp xếp và lưu trữ dữ liệu tập trung thì sẽ là thiếu sót lớn của doanh nghiệp. Bởi vì xã hội càng hiện đại thì mọi hoạt động trong công ty cũng cần hiện đại hoá để tiết kiệm thời gian, chi phí.
Lợi ích của quản lý tài liệu tập trung đối với doanh nghiệp
Thu nhỏ không gian lưu trữ
Bạn hãy thử tưởng tượng, nếu lưu trữ tài liệu tại văn phòng thì tủ chứa, các ngăn kệ sẽ chiếm rất nhiều diện tích. Điều này khiến cho không gian trong văn phòng công ty bị thu hẹp lại. Trong khi đó, quản lý tài liệu tập trung bằng phần mềm thì sẽ tận dụng được tối đa 100% diện tích văn phòng cho các hoạt động khác. Bạn cũng không cần phải thường xuyên sắp xếp lại các kệ để tài liệu hay tốn thời gian trong việc tìm kiếm nữa.
Bảo vệ tài liệu trước những rủi ro
Tài liệu là một phần rất quan trọng của doanh nghiệp, nó có thể chứa các thông tin liên quan tới hoạt động kinh doanh nên không thể để mất đi. Nếu như lưu trữ tại văn phòng đôi khi sẽ gặp tình trạng thất lạc một số tài liệu quan trọng. Hoặc doanh nghiệp nằm trong khu vực thiên tai, bão lũ thì số tài liệu lưu trữ theo phương pháp vật lý sẽ không thể nào tìm lại được. Bởi vậy, quản lý tài liệu tập trung bằng phần mềm sẽ bảo vệ các dữ liệu của doanh nghiệp tránh xa tất cả những rủi ro bên ngoài.
Hiệu quả làm việc tốt hơn
Phần mềm quản lý tài liệu tập trung giúp nhân viên trong doanh nghiệp tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đơn giản hơn. Chỉ cần vài cú click chuột là đã tìm được tài liệu mình mong muốn, từ đó tiết kiệm thời gian để hoàn thành công việc hiệu quả.
Các hoạt động trong doanh nghiệp luôn được thay đổi và cập nhật liên tục để đưa ra phương án kinh doanh tốt nhất. Vì thế, tài liệu của doanh nghiệp cũng sẽ thay đổi theo các phương án này. Phần mềm quản lý dữ liệu chung cho phép cập nhật tài liệu mới trong thời gian nhanh nhất. Bởi vậy hạn chế xảy ra sai sót, nhầm lẫn khi thực hiện dự án và nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên trong doanh nghiệp.
Cho phép nhiều người truy cập tài liệu cùng lúc
Nếu như doanh nghiệp quản lý tài liệu theo cách truyền thống, thì sẽ không đảm bảo cho nhiều người tra cứu cùng một lúc. Ngoài ra, việc nhân viên cứ phải di chuyển qua lại tới tủ để hồ sơ cũng gây bất tiện khá lớn và không mang lại hiệu quả hoạt động tốt cho doanh nghiệp. Bởi vậy, phần mềm quản lý tài liệu là giải pháp tối ưu nhất để nhiều người trong cùng công ty du khác phòng ban vẫn tra cứu được tài liệu cùng lúc qua các thiết bị di động hoặc máy tính.
Tăng tính bảo mật cho tài liệu nhờ phần mềm
Tài liệu của doanh nghiệp chứa các thông tin quan trọng như bí mật kinh doanh, số thẻ tín dụng,… vì thế không được để lộ ra bên ngoài. Thay vì lưu trữ tài liệu trong tủ, kệ rất dễ bị đánh cắp thì doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu. Phần mềm này có tính bảo mật thông tin khá tốt và phải cần có mật khẩu thì mới đăng nhập được vào. Ngoài ra, phần mềm cũng có chế độ phân quyền, cấp quyền cho một số người mới được phép mở cũng như sửa đổi tài liệu quan trọng.
Phần mềm quản lý tài liệu tiết kiệm chi phí
Một lợi ích nữa mà quản lý tài liệu tập trung mang lại cho doanh nghiệp là tiết kiệm chi phí. Có thể thấy, nếu quản lý bằng phần mềm thì công ty sẽ không cần tới diện tích để tủ, kệ đựng hồ sơ nữa nên diện tích văn phòng được thu nhỏ lại. Từ đó tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng. Không những thế, quản lý tài liệu bằng phần mềm còn tiết kiệm được một khoản tiền cho việc đầu tư kệ, tủ, chi phí in ấn,…
Nhìn chung, quản lý tài liệu tập trung mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm phần mềm uy tín cho công ty của mình, hãy tham khảo ngay tại https://office.dogoo.vn nhé!
> Xem thêm:
- Hướng dẫn lựa chọn phần mềm quản lý công việc hiệu quả
- Hệ thống đặt lịch hẹn tự động là cần thiết với công ty, tổ chức
Dogoo.vn
