Việc lựa chọn phần mềm quản lý công việc là rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp; bất kể ở quy mô nào. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết cách chọn phần mềm hiệu quả.
> Xem thêm:
- Hệ thống đặt lịch hẹn tự động là cần thiết với công ty, tổ chức
- Kế hoạch nhân lực trong dự án có cần được ưu tiên?
Tóm tắt quy trình
Khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc, bạn có thể làm theo các bước sau đây:
Bước 1: Xác định nhu cầu của bạn. Trước khi chọn phần mềm, bạn cần xác định nhu cầu của mình về quản lý công việc. Hãy đưa ra câu hỏi về các tính năng và chức năng mà bạn cần, bao gồm cả số lượng công việc cần quản lý, số lượng người dùng, tính năng phân quyền, tương tác với các công cụ khác,…
Bước 2: Tìm kiếm và đánh giá các phần mềm quản lý công việc. Có nhiều phần mềm quản lý công việc trên thị trường. Hãy tìm kiếm các phần mềm phù hợp với nhu cầu của bạn. Có thể tham khảo từ các trang web đánh giá phần mềm, xem các đánh giá của người dùng, hoặc tham khảo với những người quen biết đã từng sử dụng.
Bước 3: Kiểm tra tính năng của phần mềm. Phần mềm quản lý công việc có nhiều tính năng khác nhau, bao gồm quản lý dự án, quản lý thời gian, ghi chú, phân tích dữ liệu và báo cáo. Hãy xác định các tính năng mà bạn cần và tìm kiếm các phần mềm có thể cung cấp chúng.
Bước 4. Xác định độ bảo mật. Vì bạn sẽ sử dụng phần mềm quản lý công việc để lưu trữ thông tin quan trọng, đảm bảo rằng phần mềm đó có độ bảo mật cao và tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu.
Bước 5. Hỗ trợ kỹ thuật. Đảm bảo rằng phần mềm quản lý công việc bạn chọn có hỗ trợ kỹ thuật tốt để giúp bạn giải quyết các vấn đề nếu cần.
Bước 6. Đánh giá. Tìm kiếm các đánh giá và đánh giá của các khách hàng khác để biết về trải nghiệm của họ với phần mềm quản lý công việc. Điều này sẽ giúp bạn quyết định liệu phần mềm có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không.
Quy trình công việc nào bạn muốn số hóa?
Tại sao bạn cần phần mềm?
Điều quan trọng là bạn phải hiểu nhiệm vụ nào cần được tự động hóa. Có nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại trong quy trình làm việc của Công ty. Đối với chủ doanh nghiệp, việc xem những nhiệm vụ nào cần được tự động hóa. Khi bạn xác định được nhu cầu, sẽ dễ dàng tìm ra các giải pháp hơn.
Ngày nay, phần mềm quản lý công việc, dự án có phân loại rất nhiều kiểu công việc cho bạn. Công việc thường, công việc thuộc dự án, công việc duyệt theo quy trình, công việc lặp,… Việc tận dụng các công cụ này sẽ mang lại hiệu quả đáng kể cho bạn.
Cần cân nhắc đánh giá phần mềm cụ thể
Bạn cũng cần xác định nhu cầu đối với phần mềm công việc. Số lượng người dùng phần mềm? Việc xác định ước lượng số người dùng sẽ giúp bạn lên được kế hoạch ngân sách cho phần mềm chính xác hơn.
Tìm kiếm phần mềm quản lý công việc phù hợp
Công cụ tự động hóa quy trình làm việc mà bạn chọn sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, hiểu được đặc điểm, lợi ích và cách sử dụng phần mềm là điều cần thiết.
Ví dụ: nếu bạn muốn đẩy mạnh chiến dịch tiếp thị của mình thì hãy đảm bảo rằng công cụ tự động hóa quy trình làm việc mà bạn chọn có khả năng tăng số lượng khách hàng tiềm năng hoặc giúp bạn xây dựng chiến lược tiếp thị hiệu quả. Có một số điều mà công cụ này có thể không làm được. Bạn cần xem xét tất cả các điểm và sau đó quyết định bạn kết hợp công cụ nào.
Chi phí phần mềm: Phần mềm tự động hóa quy trình công việc bạn chọn không được vượt quá ngân sách của bạn. Do đó, ngoài cân nhắc tính năng, bạn cần phải cân đối chi phí phần mềm hợp lý. Với mức chi phí như vậy, lợi ích mang về có xứng đáng?
Bạn cũng có thể tham kháo các kênh giới thiệu để có thể tìm kiếm được phần mềm phù hợp. Bạn cần lên thông số, tính năng của các phần mềm và so sánh.
Trải nghiệm tính năng phần mềm
Hầu hết các phần mềm đều có bản dùng thử. Hãy tận dụng bản dùng thử này để đánh giá sâu hơn về phần mềm. Mức độ phù hợp của phần mềm với tình hình công ty bạn? Mỗi công ty có một phương thức vận hành khác nhau, hướng tới mục tiêu khác nhau và văn hóa khác nhau. Do đó phần mềm phù hợp với công ty A chưa chắc đã phù hợp với công ty B.
Phần mềm quản lý công việc với bản dùng thử chắc chắn là rất cần thiết đối với người dùng. Đừng lựa chọn một phần mềm nếu bạn chưa được tận tay trải nghiệm nó.
Tận dụng thời gian dùng thử phần mềm để quyết định
Với Dogoo Office, bạn có thể trải nghiệm bộ công cụ quản lý văn phòng số tại: https://office.dogoo.vn
Độ bảo mật của phần mềm
Ở quy mô càng lớn, bạn càng mong muốn bảo mật dữ liệu của mình. Độ bảo mật sẽ giúp bạn yên tâm khi sử dụng phần mềm. Với những dịch vụ phần mềm lâu dài, trước khi ký hợp đồng và thanh toán, hãy yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ xuất trình cam kết bảo mật.
Hỗ trợ kỹ thuật
Sẽ là vô nghĩa nếu bạn lựa chọn được một phần mềm hay, bảo mật tốt nhưng không biết liên hệ ai khi xảy ra sự cố. Một cam kết hỗ trợ kỹ thuật là rất cần thiết. Những nâng cấp phần mềm có thể có những vấn đề, lỗi lầm. Bạn cần được hỗ trợ trong những trường hợp đó. Hãy tìm kiếm một phần mềm có kênh hỗ trợ trực quan, nhanh chóng.
Đánh giá phần mềm quản lý công việc
Tới đây, chắc bạn đã có tổng hợp về các ưu, nhược điểm các phần mềm tiềm năng. Bạn có thể ngồi lại một chút. Đối chiếu nhu cầu của Công ty và cân nhắc phần mềm quản lý công việc phù hợp.
Nếu bạn đang băn khoăn lựa chọn phần mềm cho doanh nghiệp của mình, hãy thử trải nghiệm Dogoo Office miễn phí không giới hạn thời gian ngay nhé.
Dogoo.vn
