Hệ thống đặt lịch họp trực tuyến là khá phổ biến với các công ty, tập đoàn lớn. Còn với các công vừa và nhỏ, một hệ thống đặt lịch tự động cũng rất cần thiết, giúp bạn nâng cao năng suất công việc.
> Xem thêm:
- Tại sao bạn nên sử dụng lưu trữ đám mây cho dự án của mình
- Quy trình làm việc: Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ có cần?
Tại sao cần đặt lịch họp
Đặt lịch họp là một hoạt động quan trọng trong việc quản lý thời gian và tăng cường hiệu quả làm việc trong công ty. Dưới đây là một số lý do vì sao cần đặt lịch họp trong công ty:
- Tăng cường tính chuyên nghiệp: Đặt lịch họp giúp cho các cuộc họp trong công ty được tổ chức có kế hoạch và có tính chuyên nghiệp hơn. Nhờ đó, các cuộc họp sẽ được quản lý tốt hơn. Cuộc họp được lên lịch rõ ràng giúp giảm thiểu tình trạng đội ngũ nhân viên phải bỏ công việc hiện tại để tham gia cuộc họp.
- Tiết kiệm thời gian: Khi đặt lịch họp, tất cả nhân viên đều biết trước thời gian, địa điểm và nội dung của cuộc họp. Điều này giúp tránh tình trạng phải tìm kiếm những người tham gia, hoặc đặt lại cuộc họp nếu một số nhân viên không tham gia được. Khi có sự thay đổi về cuộc họp, việc thông báo cũng trở nên dễ dàng và tự động hóa.
- Tăng cường hiệu quả làm việc: Khi biết trước thời gian và địa điểm của cuộc họp, các nhân viên có thể lên kế hoạch và sắp xếp công việc của mình cho phù hợp. Điều này giúp tăng cường hiệu quả làm việc của các nhân viên.
- Đảm bảo đầy đủ nguồn lực: Khi đặt lịch họp, công ty có thể đảm bảo rằng đầy đủ nguồn lực, bao gồm con người, vật tư và thiết bị, được sử dụng để đạt được mục tiêu của cuộc họp. Tránh tình trạng bị trùng thời gian, địa điểm cuộc họp. Các nguồn lực cũng được lên lịch và phân bổ hiệu quả hơn.
- Tăng cường tính đồng nhất: Khi tất cả nhân viên đều tham gia vào một cuộc họp, họ có thể chia sẻ thông tin và đưa ra quyết định cùng nhau. Điều này giúp tăng cường tính đồng nhất và sự hiểu biết của tất cả nhân viên đối với mục tiêu của công ty.
Tiêu chí để lựa chọn phần mềm đặt lịch họp
Khi chọn công cụ đặt lịch họp, bạn có thể cân nhắc các tiêu chí sau:
- Tính năng và tính linh hoạt: Công cụ đặt lịch họp cần có đầy đủ tính năng như gửi thông báo, tạo cuộc họp, xác nhận tham gia, đặt lại thời gian, hủy bỏ, và tích hợp với nhiều loại lịch khác nhau. Đồng thời, công cụ cần linh hoạt để có thể tuỳ chỉnh theo nhu cầu của từng công ty.
- Độ tin cậy và bảo mật: Công cụ đặt lịch họp cần có độ tin cậy cao để đảm bảo rằng các cuộc họp được lên kế hoạch và thực hiện đúng thời gian. Ngoài ra, công cụ cần có các tính năng bảo mật để bảo vệ thông tin nhạy cảm của công ty.
- Độ dễ sử dụng: Công cụ đặt lịch họp cần đơn giản và dễ sử dụng, giúp cho người dùng tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc.
- Tính tương thích: Công cụ cần tương thích với các thiết bị và phần mềm khác, đảm bảo tính đồng bộ và giúp cho việc đặt lịch họp trở nên thuận tiện hơn.
- Hỗ trợ khách hàng: Công cụ cần có chính sách hỗ trợ khách hàng tốt, giúp cho người dùng giải đáp thắc mắc và có thể giải quyết các vấn đề liên quan đến công cụ.
- Giá thành: Cuối cùng, bạn cần xem xét giá thành của công cụ đặt lịch họp để đảm bảo rằng nó phù hợp với ngân sách của công ty.
Quản lý lịch họp, lưu trữ tài liệu họp với doCalendar
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý lịch biểu thông minh, đừng bỏ qua doCalendar nhé! Phần mềm quản lý lịch, đặt lịch doCalendar từ Dogoo sẽ giúp bạn quản lý lịch biểu tiện lợi. Ngoài ra, tính năng đặt phòng họp, mời họp cũng sẽ hỗ trợ đắc lực cho bạn đấy! Phần mềm lịch biểu này đảm bảo cũng cấp mọi tính năng trên và hơn thế nữa. Đặc biệt, hiện tại phần mềm vẫn đang cho phép dùng miễn phí. Hãy khám phá ngay nhé!
