Khi làm việc trong lĩnh vực quản lý dự án, bạn có thể cần lãnh đạo một nhóm chuyên gia trong nhiều nhiệm vụ khác nhau và đôi khi có thể thuê các thành viên trong nhóm của riêng bạn. Một cách để bạn có thể theo dõi nhóm của mình và gắn với các mục tiêu khác nhau chính là tạo một kế hoạch nguồn nhân lực cho dự án. Hiểu kế hoạch nguồn nhân lực chính là một trong những chìa khóa dẫn đến thành công.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận kế hoạch nguồn nhân lực cho quản lý dự án là gì, các bước bạn có thể thực hiện để tạo một kế hoạch và một số biểu đồ hoặc danh sách mà bạn có thể đưa vào kế hoạch của mình.
Xem thêm:
- Quản lý dự án, công việc bằng phần mềm: Những ưu điểm là gì?
- Phần mềm quản lý dự án cũng cần quản lý thu chi
Kế hoạch nguồn nhân lực trong quản lý dự án là gì?
Kế hoạch nguồn nhân lực là tất cả các khía cạnh của kế hoạch quản lý dự án mà có liên quan đến từng thành viên trong nhóm của dự án. Điều này có thể bao gồm việc xác định các thành viên nhóm cần thiết, phân công vai trò và theo dõi các mối quan hệ nghề nghiệp giữa các nhân viên. Một số kế hoạch nhân lực chứa các tài liệu và biểu đồ chính thức trong khi những kế hoạch khác sử dụng các phương pháp ít chính thức hơn.
Với cách định nghĩa này, kế hoạch nguồn nhân lực trong quản lý dự án bao trùm khá rộng. Thậm chí nó có thể bao gồm phần lớn nội dung công việc trong quản lý dự án.
Tại sao nên sử dụng kế hoạch nhân lực trong quản lý dự án?
Kế hoạch nhân lực có thể cho phép bạn hiểu rõ hơn về các vai trò bạn cần trong một dự án cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn tuyển được những ứng viên phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Nó cũng cho bạn cái nhìn về những việc bạn cần thực hiện hoặc những quy tắc và quy định nào bạn có thể phải tuân theo. Cuối cùng, một kế hoạch nguồn nhân lực có thể giúp bạn theo dõi tiến trình của một thành viên trong nhóm khi bạn bắt đầu thực hiện một dự án.
Kế hoạch nhân sự là quan trọng trong quản lý dự án
Cách xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực cho dự án của bạn
Đây là một số bước có thể giúp bạn phát triển kế hoạch nguồn nhân lực cho vị trí quản lý dự án của mình:
1. Xác định vai trò và trách nhiệm
Trước khi bắt đầu bất kỳ dự án nào, bạn có thể muốn xác định vai trò và trách nhiệm mà bạn có thể cần để hoàn thành dự án của mình. Ví dụ: nếu bạn đang giám sát một dự án tiếp thị, bạn có thể cần một số chuyên gia tiếp thị tiến hành nghiên cứu, tạo nội dung, xuất bản nội dung đó và xem xét dữ liệu phân tích của bạn.
Bạn hãy cố gắng cân nhắc về tất cả các việc mà bạn cần ai đó thực hiện trong dự án của mình và sắp xếp các trách nhiệm đó thành các vai trò. Bạn có thể sử dụng những vai trò này để xác định những người bạn cần trong nhóm của mình.
Việc phân loại này cũng giúp bạn dễ dàng quản ly nhân sự và phân quyền trong dự án. Trong trường hợp có vấn đề, việc quy trách nhiệm là cần thiết để nhân lực có trách nhiệm hơn với công việc được giao.
2. Tham khảo sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức là một đại diện trực quan của những người đã làm việc tại một công ty. Các biểu đồ này cũng có thể liệt kê các nhiệm vụ chung của cấp nhân sự hoặc ai giám sát bộ phận nào. Nhìn vào sơ đồ tổ chức có thể giúp bạn hiểu bạn cần cộng tác với ai khi tìm kiếm nhân tài cho dự án của mình. Nó cũng có thể giúp bạn tìm những người hiện có cho nhóm của bạn tại công ty. Ai sẽ phụ trách đơn vị nào? Do đó bạn sẽ dễ dàng tìm và kêu gọi hỗ trợ nếu cần thiết.
3. Tạo chiến lược nhân sự
Sau khi sử dụng sơ đồ tổ chức để xác định vai trò hiện tại nào bạn có thể tìm thấy trong công ty và vai trò nào bạn có thể cần thuê, bạn có thể viết chiến lược nhân sự. Chiến lược nhân sự giúp bạn theo dõi những vai trò bạn cần thuê và các yêu cầu đối với những vị trí này. Bạn cũng có thể bao gồm một lịch trình để đảm bảo rằng bạn có tất cả các vị trí trước khi bắt đầu một dự án.
4. Xem xét đào tạo và phát triển
Khi bắt đầu một dự án, một số thành viên trong nhóm của bạn có thể cần học các kỹ thuật, kỹ nâng mới. Và các công cụ mà bạn có thể sử dụng cho dự án hoặc các chính sách của công ty. Nếu có thông tin bạn cần cung cấp cho các thành viên trong nhóm của mình, bạn có thể cân nhắc thực hiện một chương trình đào tạo hoặc phát triển nghề nghiệp. Trong kế hoạch nguồn nhân lực của bạn, hãy cố gắng cân nhắc đến các khóa đào tạo nếu bạn nghĩ nó có thể hữu ích với dự án của mình.
Việc lên dự kiến đào tạo và hướng phát triển từ đầu cũng giúp bạn dự trù những khoản chi phí đào tạo có thể phát sinh. Điều này giúp dự trù ngân sách cho dự án được sát với thực tế hơn.
5. Đừng quên các phần thưởng tiềm năng
Nhiều người quản lý dự án sử dụng phần thưởng hoặc sự công nhận để giúp thúc đẩy nhóm của họ và giúp hoàn thành dự án đúng hạn. Sự khuyến khích kịp thời có thể hữu ích khi thúc đẩy nhóm làm việc của bạn.
Hãy suy nghĩ về những phần thưởng hoặc hình thức công nhận mà bạn có thể dành cho các thành viên trong nhóm của mình vì công việc chất lượng cao và ghi chúng vào kế hoạch nguồn nhân lực của bạn.
Tuy nhiên, để làm được điều này, bạn cần có một công cụ đo lường hiệu suất hiệu quả. Đó có thể là phần mềm giám sát tiến độ công việc dự án. Việc sử dụng phần mềm trong quản lý dự án giúp bạn hiểu hơn về đội nhóm của mình. Đưa ra các quyết định khen thưởng, phê bình kịp thời.
Cần hợp tác suôn sẻ giữa các thành viên trong dự án
6. Liệt kê tài nguyên vật chất
Mặc dù kế hoạch nguồn nhân lực chủ yếu tập trung vào các thành viên trong nhóm của bạn, nhưng bạn cũng có thể cần xem xét nguồn lực vật chất nào có thể giúp bạn hoàn thành dự án. Một số tài nguyên bạn có thể cần bao gồm máy tính, công cụ phần mềm máy tính, máy photocopy, vật tư văn phòng hoặc không gian văn phòng thực tế. Cố gắng liệt kê tất cả các tài liệu bạn có thể cần cho dự án của mình và đưa nó vào như một phần trong kế hoạch của bạn.
Nếu có thể, hãy sử dụng các công cụ thống kê tài nguyên, dụng cụ dùng mà từng nhân sự sử dụng. Bạn sẽ đánh giá được hiệu quả nhân sự tốt hơn.
7. Đảm bảo tuân thủ và an toàn
Khi làm việc trong một dự án cụ thể, bạn có thể cần tuân thủ một số chính sách của công ty, quy định của địa phương hoặc quy tắc an toàn. Cố gắng nghiên cứu bất kỳ thông tin tuân thủ và an toàn nào có thể liên quan đến dự án của bạn và ghi chúng vào kế hoạch nguồn nhân lực của bạn. Sau đó, bạn có thể xem lại kế hoạch của mình để đảm bảo rằng nó tuân theo tất cả các quy định và hướng dẫn an toàn.
Công cụ áp dụng để quản lý nhân sự dự án
Ngoài ra, khi lập kế hoạch nhân sự, bạn có thể tham khảo và tạo các loại biểu đồ khác nhau hoặc các kỹ thuật tổ chức khác để giúp bạn theo dõi vai trò, trách nhiệm, yêu cầu nhân sự và những hoạt động bạn cần thực hiện. Dưới đây là một vài ví dụ về biểu đồ và danh sách bạn có thể sử dụng:
Sơ đồ tổ chức
Chuẩn bị một sơ đồ tổ chức rất quan trọng khi viết kế hoạch nguồn nhân lực vì nó cho phép bạn thấy cấp bậc và trách nhiệm của mọi người trong tổ chức và nhóm của bạn. Sơ đồ tổ chức còn gắn liền với quy trình làm việc.
Sơ đồ này có thể giúp bạn đưa ra quyết định tuyển dụng, biết nên nói chuyện với ai khi đối mặt với những thách thức cụ thể và xác định xem có bất kỳ vị trí trống nào trong dự án mà bạn có thể cần lấp đầy hay không. Bạn có thể hỏi xem công ty của bạn có sẵn sơ đồ tổ chức hay không hoặc tạo sơ đồ của riêng bạn.
ma trận RACI
Ma trận RACI là một kỹ thuật quản lý dự án giúp bạn hiểu trách nhiệm cụ thể của từng người trong nhóm của bạn. Nó là viết tắt của trách nhiệm (RESPONSIBLE), chịu trách nhiệm (ACCOUNTABLE), được tư vấn (CONSULTED) và được thông báo (INFORMED).
Ma trận này giúp bạn biết ai thực hiện nhiệm vụ, ai giám sát người thực hiện nhiệm vụ đó, ai được tham khảo ý kiến và thành viên nào được nắm thông tin về công việc, dự án cụ thể . Sử dụng ma trận RACI có thể giúp đảm bảo nhóm của bạn hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và cho phép bạn hiểu trách nhiệm của mọi người trong nhóm của bạn.
Biểu đồ trách nhiệm
Hiểu một cách đơn giản, đây chính là bảng mô tả công việc. Biểu đồ trách nhiệm theo định hướng văn bản là biểu đồ giúp bạn mô tả trách nhiệm cụ thể nào thuộc về từng vai trò trong nhóm dự án. Họ có thể giúp bạn xác định những gì cần tìm khi tuyển dụng thành viên cho nhóm của bạn. Bạn cũng có thể viết tên của các thành viên trong nhóm sau khi họ tham gia dự án của bạn để bạn có thể nhớ vai trò và trách nhiệm cá nhân của họ.
Lịch dự án, đội nhóm
Lịch đội nhóm (đôi khi là phòng ban) giúp bạn ghi lại và theo dõi mọi sự kiện quan trọng cho nhóm của mình. Điều này có thể bao gồm các cuộc phỏng vấn, các hoạt động giới thiệu thành viên nhóm, các buổi đào tạo hoặc các buổi nói chuyện phát triển chuyên môn. Rất cần thiết khi chúng ta có một nơi lưu trữ được cả lịch chung dự án, phòng ban và cả lịch cá nhân. Nếu bạn đang mong chờ một công cụ như thế, hãy tham khảo doCalendar.
Phần mềm quản lý lịch biểu này giúp bạn dễ dàng lưu trữ và chia sẻ các loại lịch biểu cá nhân/ công việc với đội nhóm của mình. Và đặc biệt hơn, nó được tích hợp với bộ phần mềm quản lý công việc, dự án, tài liệu của Dogoo Office. Hãy đăng ký dùng thử miễn phí ngay: https://office.dogoo.vn/dang-ky/
