Tài chính là một khía cạnh đau đầu và quan trọng hàng đầu của mỗi dự án. Nhà quản trị luôn muốn quản lý ngân sách tối ưu cho dự án của mình. Một phần mềm quản lý dự án tích hợp thu chi sẽ giúp ích trong trường hợp này.
> Xem thêm:
- Nhóm dự án là gì? Vì sao cần quản lý nhóm dự án hiệu quả?
- Quy trình làm việc: Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ có cần?
Đúng vậy! Quản lý dự án là một quá trình phức tạp, đòi hỏi bạn phải quản lý và tổ chức tốt của các nguồn lực để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng và chi phí. Vì vậy, quản lý thu chi ngân sách là một phần quan trọng của quản lý dự án. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về quản lý thu chi ngân sách trong quản lý dự án.
Quản lý ngân sách là gì?
Quản lý ngân sách là quá trình lên kế hoạch, giám sát và điều chỉnh các chi phí của dự án. Việc quản lý ngân sách bao gồm đánh giá các yêu cầu tài chính của dự án, lên kế hoạch chi tiêu và phân bổ nguồn lực để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng và chi phí.
Tại sao quản lý ngân sách là quan trọng trong quản lý dự án?
Việc quản lý ngân sách đóng vai trò rất quan trọng trong quản lý dự án vì nó giúp đảm bảo sự thành công của dự án. Nếu dự án vượt quá ngân sách đã được dự trù, thì sẽ có rủi ro rằng dự án sẽ bị gián đoạn hoặc không hoàn thành. Mặt khác, nếu dự án hoàn thành dưới ngân sách đã được dự trù, sẽ có tiềm năng cho các khoản chi phí không cần thiết hoặc không sử dụng hết các nguồn lực được cấp phát.
Quản lý ngân sách trong dự án là vô cùng quan trọng
Quản lý chi tiết dự án, nhà quản trị có thể phân bổ ngân sách cụ thể cho từng giai đoạn. Điều này giúp chúng ta đánh giá chi tiết kịp thời hơn. Nếu một giai đoạn có dấu hiện thâm hụt, vượt ngân sách, nhà quản trị cần có hành động phù hợp để điều chỉnh ngay tức thì. Nhờ đó sẽ hạn chế được tác động tiêu cực đến toàn bộ dự án.
Cách quản lý ngân sách trong quản lý dự án?
Để quản lý ngân sách trong quản lý dự án, cần thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Xác định các yêu cầu tài chính của dự án
Trước khi khởi tạo một dự án, chắc chắn bạn đã phải lên dự trù kinh phí. Câu hỏi đặt ra là liệu với dự trù đó, chúng ta có thể đạt được mục tiêu?
Các yêu cầu tài chính của dự án bao gồm các chi phí như tiền lương, vật liệu, thiết bị, phần mềm, thuê mặt bằng, các chi phí marketing và quảng cáo, và các chi phí khác liên quan đến dự án. Các yêu cầu tài chính cần được xác định rõ ràng để đảm bảo rằng ngân sách dự án được dự trù đúng và đầy đủ.
Bước 2: Đánh giá các khoản chi phí liên quan đến dự án
Ngoài ra, người chủ dự án cũng cần cân nhắc các chi phí phát sinh xung quanh dự án. Việc lên dự trù đánh giá các khoản chi phí này giúp bạn chủ động hơn. Bạn cũng sẽ tự tin hơn để chinh phục mục tiêu với các dự án đã dự trù ngân sách đầy đủ.
Bước 3: Xác định ngân sách dự án và phân bổ nguồn lực cho mỗi hoạt động của dự án
Sau khi đã lên được dự trù ngân sách. Bạn cần tính toán ước lượng được tỷ lệ phân bổ nguồn lực cho mỗi hoạt động. Điều này rất quan trọng, vì nguồn lực có được phân bổ đúng nơi và đúng đủ thì mới mang lại hiệu quả thực sự. Chắc chắn bạn không muốn công việc của dự án bị gián đoạn chỉ vì thiếu kinh phí hoặc một hoạt động kém hiệu quả vì ngân sách dư thừa không phân bổ hiệu quả. Do đó hãy dành thời gian theo dõi và điều chỉnh nguồn lực kịp thời.
Dựa trên các yêu cầu tài chính và đánh giá chi phí, cần xác định ngân sách dự án và phân bổ nguồn lực cho từng hoạt động của dự án. Phân bổ nguồn lực bao gồm xác định số lượng và chi phí của nhân công, vật liệu, thiết bị và các nguồn lực khác cần thiết để thực hiện từng hoạt động.
Bước 4: Giám sát việc chi tiêu trong dự án
Việc giám sát là để đảm bảo rằng chi phí được kiểm soát và giữ trong ngân sách: Sau khi được phân bổ nguồn lực hợp lý, việc giám sát chi tiêu hiệu quả cũng quan trọng không kém. Một dự án chắc chắn sẽ không hiệu quả nếu thiếu đi công cụ giám sát. Đây là điều mà nhà quản trị được học đầu tiên.
Sau khi xác định ngân sách dự án, cần giám sát việc chi tiêu trong dự án để đảm bảo rằng chi phí được kiểm soát và giữ trong ngân sách. Điều này bao gồm giám sát các khoản chi phí thực tế, so sánh với ngân sách dự kiến và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để giữ cho chi phí trong ngân sách.
Công nghệ hỗ trợ bạn quản lý toàn diện dự án
Vấn đề là làm thế nào để giám sát? Một nhà quản trị tài ba chắc chắn sẽ có 2-3 hoặc thậm chí hàng chục dự án vận hành. Nhiều dự án ở xa, gặp trở ngại về vật lý. Bạn không thể giám sát dự án của mình 24/7 tại chỗ. Vậy giải pháp là gì? Đó là tìm một vài nhân lực trợ lý tin tưởng hoặc công cụ giám sát hiệu quả. Bạn có thể cân nhắc sự dụng các công cụ giám sát từ xa như phần mềm, camera giám sát,…
Nếu vẫn chưa có giải pháp, bạn có thể cân nhắc bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp, dự án từ xa của Dogoo. Bạn có thể dễ dàng phân bổ nguồn lực, chi phí và điều chỉnh kịp thời nếu phát hiện chưa phù hợp.
Bước 5: Điều chỉnh ngân sách khi cần thiết
Điều này để đáp ứng các yêu cầu tài chính mới hoặc để đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng mục tiêu tiến độ đề ra. Có mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ giữa ngân sách, thu chi và tiến độ đạt được. Do đó, nếu 2 yếu tố tiến độ và tài chính được đo lường, bạn có thể thực hiện điều chỉnh kịp thời.
Bước 6: Lập báo cáo tài chính cho dự án
Lập báo cáo tài chính cho dự án giúp cho việc quản lý ngân sách trở nên rõ ràng hơn. Báo cáo tài chính cung cấp thông tin chi tiết về các khoản chi phí, ngân sách dự kiến và chi phí thực tế. Điều này giúp cho các quyết định về ngân sách được đưa ra dựa trên thông tin chính xác và đầy đủ.
Bạn cần một nơi lưu trữ mọi thông tin thu chi của dự án ở cấp tổ đội, công việc, giai đoạn và toàn dự án. Đây chính là báo cáo cách các nguồn lực, tài nguyên được phân bổ như nào.
Bước 7: Đưa ra các quyết định về chi tiêu và phân bổ ngân sách
Quản lý ngân sách trong dự án cần phải đưa ra các quyết định về chi tiêu và phân bổ ngân sách để đảm bảo rằng các hoạt động của dự án được hoàn thành một cách hiệu quả và trong phạm vi ngân sách dự kiến. Quyết định này bao gồm việc lựa chọn nhà cung cấp, các giải pháp tiết kiệm chi phí và phân bổ nguồn lực theo đúng ưu tiên và thời gian.
Bước 8: Tối ưu hóa quản lý ngân sách và cải thiện hiệu quả dự án
Việc quản lý ngân sách trong dự án cần được tối ưu hóa để đảm bảo sự hiệu quả và đạt được các mục tiêu của dự án. Cần liên tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của quản lý ngân sách để đưa ra các cải tiến và điều chỉnh cần thiết. Điều này giúp cho dự án được hoàn thành một cách thành công và đáp ứng được các yêu cầu của các bên liên quan.
Tóm lại, quản lý ngân sách trong quản lý dự án là một công việc quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án. Việc xác định các yêu cầu tài chính của dự án, đánh giá các khoản chi phí, phân bổ nguồn lực, giám sát chi tiêu và đưa ra quyết định về chi tiêu và phân bổ ngân sách là những bước cơ bản để quản lý ngân sách trong dự án. Việc tối ưu hóa quản lý ngân sách và đưa ra các cải tiến là điều cần thiết để đảm bảo hiệu quả dự án và đáp ứng các yêu cầu của các bên liên quan.
Để tối ưu quản lý dự án, ngân sách, công việc và tiến độ, đừng quên tận dụng công cụ miễn phí doWork – Quản lý dự án bạn nhé!
Dogoo.vn
