Phần mềm quản lý dự án là một ứng dụng cộng tác trực tuyến được các doanh nghiệp sử dụng để lập kế hoạch dự án, phân tích nguồn lực và lập kế hoạch. Trong một dự án, bạn có thể đăng nhập và nhận thông báo về những gì đã được thực hiện, những gì bạn nên làm và khi nào.
Tại sao bạn cần phần mềm dự án?
Nội dung tóm tắt
hide
Lợi ích quan trọng nhất của phần mềm Quản lý dự án là nó giúp các tổ chức không lãng phí thời gian vào việc cập nhật bảng thông tin phân công, tiến độ. Nó cũng tiết kiệm thời gian tham gia các cuộc họp cập nhật báo cáo hàng tuần.
Trước đây, tổ chức chỉ cần có bảng trắng, bút viết và ý tưởng của người quản lý là có thể thực hiện dự án. Với những đổi mới trong công nghệ, cách quản lý dự án đã phát triển. Các tổ chức hiện nay muốn làm ít thao tác thủ công hơn nhưng đạt được nhiều lợi ích hơn. Họ muốn các công cụ tự động hóa hiệu quả và giá cả phải chăng.
Tại sao bạn cần phần mềm quản lý dự án?
Phần mềm quản lý dự án (gọi tắt là PMS) cũng có thể được tích hợp với các hệ thống quản lý hiệp hội. Dogoo Office cung cấp cho các tổ chức một nền tảng tuyệt vời để quản lý dữ liệu. Bằng cách này, tổ chức không cần phải chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác để hoàn thành công việc.
Với các tính năng quản lý dự án chuyên nghiệp, các tổ chức có thể liên tục theo dõi tiến độ của dự án và theo dõi ngân sách. Kết quả là, các dự án có thể được hoàn thành một cách hiệu quả đồng thời tạo ra kết quả có chất lượng.
Trong bài viết này, bạn sẽ hiểu lý do tại sao các tổ chức cần phần mềm Quản lý dự án. Sau đây là những lợi ích của Quản lý dự án:
Phần mềm dự án: Giao tiếp khách hàng hiệu quả
Duy trì trải nghiệm và giao tiếp với khách hàng thường xuyên và hiệu quả trong suốt vòng đời dự án là điều quan trọng. Luôn có khả năng xảy ra xích mích trong các dự án. Điều này chủ yếu xảy ra nếu nhiều nhóm làm việc từ xa từ các địa điểm khác nhau. Khó khăn này có thể khiến mọi người băn khoăn liệu cuộc họp có cần thiết ngay từ đầu hay không. Đó là lúc phần mềm Quản lý dự án xuất hiện.
Lập lịch trình dễ dàng với công cụ tạo lịch biểu
Dogoo Work đảm bảo rằng việc cộng tác với khách hàng được sắp xếp hợp lý thông qua liên lạc kịp thời. Nền tảng dự án này cũng giúp đảm bảo phê duyệt nhanh hơn và theo dõi dự án minh bạch. Dogoo Work cho phép truy cập vào bảng điều khiển dự án, giúp khách hàng theo dõi tiến độ. Các cấp quản lý có thể đưa ra quyết định và phê duyệt từ xa nhanh chóng.
Quản lý rủi ro nhờ phần mềm quản lý dự án
Xác định những rủi ro tiềm ẩn trong giai đoạn lập kế hoạch dự án sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ chúng. Tuy nhiên, đôi khi người ta quên mất điều này cho đến khi quá muộn. Phần mềm Quản lý dự án, mặc dù không phải là sự thay thế cho một người quản lý dự án giỏi, nhưng sẽ giúp giải quyết vấn đề đó. Công nghệ giúp bạn lập kế hoạch và theo dõi rủi ro dự án trong thời gian thích hợp.
Ngoài nhiệm vụ theo dõi, phần mềm dự án còn cung cấp cái nhìn tổng quan đầy đủ về dự án. Kết quả là bạn có thể xác định được những trở ngại và rủi ro tiềm ẩn. Bằng cách đó, các nhà quản trị có thể lường trước rủi ro và phòng tránh.
Lập kế hoạch tốt hơn cho dự án
Việc theo dõi các mốc quan trọng trong một dự án có thể gặp rất nhiều vấn đề. Đó là bởi vì mọi thành viên trong nhóm đều muốn biết những gì cần phải hoàn thành và khi nào cần hoàn thành. Phần mềm Quản lý dự án hiện đại như Dogoo Work sử dụng biểu đồ Gantt rõ ràng, tự ddoognj và dễ theo dõi về các mốc thời gian. Phần mềm còn cho phép người quản lý dự án cập nhật biểu đồ Gantt. Điều này rất quan trọng trong những tình huống mà mọi thứ thay đổi chóng mặt.
Đừng bỏ qua kế hoạch dự phòng cho dự án của bạn
Phần mềm cộng tác cho phép người quản lý ảo đưa ra hướng dẫn theo cách dễ tiếp cận. Họ có thể hiển thị các nhiệm vụ riêng lẻ và cho mọi người biết vị trí của họ. Kết quả là, một tổ chức yếu kém không bao giờ có thể là cái cớ cho việc trễ thời hạn.
Chia sẻ và truy cập tài liệu trong dự án
Kiểm soát tài liệu dễ dàng là một trong những lợi ích tốt nhất của công cụ Quản lý dự án. Phần mềm quản lý dự án cho phép bạn theo dõi các sửa đổi hoặc đệ trình. Điều này ngoại trừ thực tế là tài liệu không thể bị thất lạc hoặc thất lạc.
Phần mềm lưu trữ thông tin tập trung giúp nâng cao trách nhiệm giải trình và minh bạch hơn. Bạn có thể biết ai đã thay đổi nội dung gì trong một tài liệu nhất định. Phần mềm Dogoo Work cũng thực tế. Đó là vì nhân viên có thể tìm thấy tài liệu liên quan đến dự án tại một nơi. Nó cũng mang lại sự tiện lợi khi người dùng đang chờ đợi phiên bản tập tin cập nhật.
Dữ liệu về dự án được tập trung tại một nơi
Ngoài ra, Dogoo Work cũng cho phép bạn tạo tệp tin văn bản trực tuyến như hệ thống MS Office (Word, Excel). Điều này giúp khả năng xử lý thông tin dự án được tập trung và nhanh chóng hơn.
Phần mềm dự án giúp quản lý tài nguyên
Quản lý tài nguyên có vai trò quan trọng đối với mọi nhóm dự án. Việc bạn là thành viên của một đại lý hay bạn là nhà thầu tự do không quan trọng. Cho dù bạn đang làm trong lĩnh vực tiếp thị sáng tạo hay bạn cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp. Dù bạn làm gì, bạn sẽ phải theo dõi và phân bổ các nguồn lực như lao động có tay nghề và lao động phổ thông. Ngoài ra còn có ngân sách cơ sở vật chất, thời gian theo giờ có thể lập hóa đơn và không thể lập hóa đơn, v.v.
Quản trị dự án toàn diện nhờ Dogoo Work
Thời gian, năng lực và lịch trình của thành viên trong nhóm của bạn là một số nguồn lực quan trọng nhất. PMS giúp quản lý thời gian bằng cách sử dụng các tính năng xây dựng lịch làm việc. Một số tính năng giúp theo dõi thời gian dành cho nhiệm vụ. Tính năng thu chi dự án giúp doanh nghiệp quản lý lãi/lỗ, doanh thu lợi nhuận hiệu quả hơn. Những tính năng này cũng có thể phân tích nguồn lực đang được phân bổ như thế nào.
Nền tảng quản lý dự án: Hợp tác dễ dàng
Các thành viên trong nhóm thường được giao các vai trò cá nhân là một phần của dự án. Đôi khi rất khó để theo dõi trạng thái của dự án để có thể cộng tác với đồng nghiệp.
Với việc sử dụng PMS, các nhóm và người quản lý có thể cộng tác thực hiện các nhiệm vụ trong thời gian thực mà không tốn nhiều công sức. Điều đó được thực hiện dễ dàng bằng cách thảo luận về các nhiệm vụ, mốc thời gian, sự phụ thuộc và các nhiệm vụ còn tồn đọng. Phần mềm quản lý dự án cho phép người quản lý gắn kết mọi người lại với nhau.
Biểu đổ tiến độ, trạng thái dự án được cập nhật theo thời gian thực
Bằng cách này, phần mềm giúp chắc chắn rằng mỗi thành viên đều biết phải làm gì. Dogoo Work cho phép họ tạo danh sách nhiệm vụ với mức độ ưu tiên. Ngoài việc cộng tác tốt hơn, công cụ này còn làm giảm việc phải làm lại. Các thành viên trong nhóm có thể tập trung vào việc cung cấp dịch vụ liên tục và nhanh chóng.
Cải thiện tiêu chuẩn hóa quy trình
Quy trình hoạt động kinh doanh trở nên phức tạp hơn khi nhóm phát triển. Điều đó có nghĩa là những nhân viên mới có thể khó khăn trong việc bắt kịp. Với việc áp dụng PMS, rào cản ra nhập này sẽ được gỡ bỏ. Đó là cách bạn chuẩn hóa đội nhóm của doanh nghiệp.
Quy trình làm việc và chế độ xem có thể được tùy chỉnh. Tuy nhiên, quy ước đặt tên, điền biểu mẫu và mọi thứ khác đều trở thành tiêu chuẩn hóa. Bằng cách này, các quy trình có thể được giảng dạy, đào tạo bất cứ khi nào có người mới tham gia.
Phần mềm này cung cấp nhiều loại tài liệu và hệ thống quản lý tập tin. Điều này có nghĩa là bạn có thể xây dựng, lưu trữ và tìm kiếm cơ sở dữ liệu về các tiêu chuẩn quy trình làm việc.
Phê duyệt quy trình trong dự án hiệu quả
Phần mềm cấp cao bao gồm các tính năng như biểu mẫu yêu cầu dự án có thể tùy chỉnh. Các tính năng đảm bảo rằng bạn thực hiện đúng bước. Điều đó có thể có nghĩa là cập nhật thời hạn nhiệm vụ phụ thuộc hoặc yêu cầu thêm thông tin về nhiệm vụ.
Hơn nữa, hồ sơ lịch sử đều được lưu lại trong dự án, các thành viên có thể dễ dàng bắt kịp và nắm được tình hình công việc.
Phần mềm quản lý dự án của Dogoo Work
Việc không có phần mềm Quản lý dự án phù hợp sẽ khiến tổ chức rơi vào tình huống hỗn loạn. Các nhóm có thể gặp khó khăn với các mục tiêu không rõ ràng, các dự án vượt quá ngân sách và thời hạn. Nhưng tất cả những điều này đang thay đổi đáng kể với sự tham gia của hệ thống Quản lý Dự án hiện tại. Vì vậy hãy lựa chọn một cách khôn ngoan. Bởi vì quản lý dự án thành công phụ thuộc vào hệ thống Quản lý dự án tốt nhất sẽ giúp công ty của bạn đạt được mọi mục tiêu một cách dễ dàng!
Phần mềm quản lý dự án All-in-One Dogoo Office có dùng thử
Quản lý dự án Dogoo Work là một ứng dụng cấp doanh nghiệp giúp bạn hợp lý hóa các dự án, quản lý mọi người và tập hợp nhóm, dự án, hoạt động bán hàng và báo cáo của bạn ở một nơi.
Công cụ quản lý dự án mạnh mẽ và giàu tính năng này được trang bị chức năng quản lý tác vụ chất lượng cao, khả năng cộng tác theo thời gian thực và quản lý tài liệu doanh nghiệp cũng như các báo cáo nâng cao, tự động. Đừng bỏ qua cơ hội dùng thử 15 ngày với đầy đủ công cụ hỗ trợ bạn nhé!
>> Xem thêm:
- Tự động hóa quản lý dự án: 05 mốc quan trọng bạn cần nhớ
- Cách tạo lịch trình dự án hiệu quả trong 6 bước đơn giản
Dogoo.vn
