05 cách bạn có thể tăng năng suất của nhân viên nhờ tự động hóa

Hướng dẫn này tập trung vào việc khám phá một số cách thú vị và cần thiết mà bạn có thể sử dụng tự động hóa để tăng năng suất trong doanh nghiệp của mình, đặc biệt là theo một số cách mà bạn có thể chưa nghĩ đến.

Mặc dù đúng là mọi người đều phạm sai lầm và những điều tồi tệ có thể xảy ra, nhưng một trong những cân nhắc quan trọng nhất mà hầu hết các doanh nghiệp hiện đại có là đảm bảo họ tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Điều này có thể khó theo kịp vì có quá nhiều thứ cần nhớ và điều này có thể khiến nhân viên trở nên rất kém năng suất khi cố gắng theo kịp tất cả.

Điều này đặc biệt quan trọng khi nói đến các ngành được quản lý chặt chẽ như tài chính và chăm sóc sức khỏe, nơi mọi người phải luôn ở vị trí hàng đầu vì ngay cả những sai lầm nhỏ cũng có thể gây ra hậu quả lớn.

Đó là lúc bạn cần tự động hóa.

Trong khi trí thông minh của con người vẫn chiếm ưu thế trong việc ra quyết định phức tạp, thì các công nghệ tự động hóa tiên tiến, chẳng hạn như Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) lại hiệu quả hơn trong việc thực hiện các hoạt động đơn điệu, lặp đi lặp lại cũng như tạo và thu thập dữ liệu chính xác.

Nhân viên có thể cảm thấy chắc chắn rằng dữ liệu phù hợp đang được tạo và thu thập vào đúng thời điểm bằng cách sử dụng các giải pháp tự động hóa quy trình làm việc, sau đó họ có thể sử dụng những dữ liệu này để cải thiện quá trình ra quyết định chiến lược.

Làm thế nào để doanh nghiệp của bạn và nhóm của bạn vượt qua các nhiệm vụ quản trị lặp đi lặp lại và tẻ nhạt mà doanh nghiệp của bạn phải làm để đảm bảo bạn đang làm việc trôi chảy? Các nhiệm vụ hành chính là nguyên nhân của hầu hết các doanh nghiệp vì chúng cản trở việc thực hiện các công việc sáng tạo hoặc thiết yếu thực sự giúp doanh nghiệp của bạn phát triển.

Hãy xem xét các thủ tục giấy tờ, thu thập dữ liệu, các cuộc gọi điện thoại, giao tiếp với khách hàng và khách hàng, và thao tác nộp hồ sơ. Hãy tưởng tượng bạn có thể cắt bỏ những nhiệm vụ này, hoặc ít nhất là làm cho chúng dễ dàng nhất có thể, để nhân viên của bạn có thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng hơn của doanh nghiệp? Bạn có thể.

Không có gì cản trở năng suất và làm giảm tinh thần của nhân viên bằng sự lặp đi lặp lại tẻ nhạt và các nhiệm vụ nặng nhọc. Thật may, đây cũng là phần việc mà phần mềm tự động hóa có thể dễ dàng xử lý.

Điều này không chỉ giúp bạn tăng năng suất mà còn khiến nhân viên của bạn hạnh phúc hơn.

Và còn những mối đe dọa an ninh mạng và vi phạm dữ liệu khi công ty quản lý theo cách truyền thống. Để giảm thiểu những rủi ro này, bạn nên thực hiện các chính sách bảo mật nghiêm ngặt tại nơi làm việc và đầu tư vào việc giáo dục nhân viên về việc bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp, khách hàng và nhân viên.

Tuy nhiên, chỉ có một chính sách, tổ chức và đào tạo nhân sự tốt thôi thì không đủ để giảm các khoản nợ dài hạn và rủi ro. Bạn cần các giải pháp chủ động giúp thực hiện theo các phương pháp thiết yếu này một cách dễ dàng nhất có thể, đến mức nhân viên thậm chí không cần phải suy nghĩ xem đã thao tác đúng chưa.

Tự động hóa các quy trình bảo mật nhất định là một phương pháp tuyệt vời để loại bỏ yếu tố rủi ro con người khỏi chặng đường kinh doanh.

Trong sản xuất, điều này có thể có nghĩa là đầu tư vào phần mềm tự động hóa để đảm nhận các công việc nguy hiểm tại xưởng, trong khi ở cơ quan. Công cụ này cũng đảm bảo an toàn và bảo mật trực tuyến bằng tường lửa dựa trên đám mây. Bạn có thể sử dụng tự động hóa để bảo mật cho nhân viên, khách hàng và dữ liệu kinh doanh nhạy cảm của mình cho dù bạn hoạt động trong ngành nào.

Khi nói đến việc quản lý nhân viên mới và dày dạn kinh nghiệm, bạn không thể mong đợi điều hành một doanh nghiệp thành công chỉ thông qua liên lạc qua email, bạn cũng không thể lập kế hoạch mọi thứ bằng Lịch Google của mình.

Nếu bạn cố gắng quản lý nhân viên của mình một cách thủ công trong những thời điểm khó khăn này, bạn sẽ nhanh chóng phát hiện ra rằng mình đang lãng phí các nguồn lực quý giá và năng suất của công ty đang giảm sút.

Đây là lý do tại sao bạn nên sử dụng phần mềm cộng tác doanh nghiệp để kiến tạo văn phòng số và có được bức tranh toàn cảnh về nguồn lực và quy trình làm việc của nhân viên. Phần mềm này sẽ cho phép bạn nhanh chóng tạo lịch làm việc, sử dụng lập kế hoạch vi mô để tinh chỉnh các quy trình của bạn và sử dụng các mẫu quy trình để tự động hóa quy trình quản lý nhân viên.

Phần mềm lập kế hoạch và tự động hóa không chỉ giúp bạn điều hành hoạt động tổng thể hiệu quả hơn mà còn giúp bạn giảm thiểu rủi ro, lãng phí và thay thế nhân viên.

Với sự gia tăng của các phương pháp báo cáo tự động, trò chơi đang thay đổi khi nói đến tính minh bạch tại nơi làm việc. Tính minh bạch trong kinh doanh đạt được khi mọi người trong doanh nghiệp biết chính xác họ đang ở đâu và họ đang làm gì.

Ví dụ, trong quá khứ, bạn có thể đang thực hiện một dự án với ngân sách eo hẹp. Bạn có thể ra ngoài và mua thứ gì đó mà không biết rằng có người khác trong nhóm của bạn đang đầu tư vào thứ khác. Điều này có nghĩa là các dây bị cắt ngang và ngân sách bạn đã chi tiêu nhiều hơn dự định. Tuy nhiên, với tính năng báo cáo tự động, các tài khoản tài chính được cập nhật tự động và theo thời gian thực, vì vậy điều này không bao giờ phải là vấn đề.

Điều này áp dụng cho tất cả các lĩnh vực kinh doanh, với các thành viên trong nhóm được cập nhật trạng thái về các dự án khi công việc được giao hoặc nộp, khi các mục tiêu được đáp ứng và khi thời hạn sắp đến. Tóm lại, tự động hóa giúp mọi người thống nhất quan điểm và làm việc cùng nhau, bất kể họ ở đâu trên thế giới.